วาระเทียบกับรายงานการประชุม: ความแตกต่างและการเปรียบเทียบ

การประชุมเป็นกระบวนการสื่อสารกลุ่มที่บุคคลหลายคนมารวมตัวกันและหารือเกี่ยวกับธุรกิจของตนหรือเรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งวาระและรายงานการประชุมเป็นส่วนสำคัญของการประชุม

ประเด็นที่สำคัญ

1. วาระการประชุมคือรายการหัวข้อที่จะอภิปราย ในขณะที่รายงานการประชุมจะบันทึกสิ่งที่อภิปรายและตัดสินใจ
2. มีการจัดเตรียมวาระการประชุมก่อนการประชุมเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงหัวข้อที่จะหารือ ในขณะที่จัดทำรายงานการประชุมหลังการประชุมเพื่อบันทึกการตัดสินใจ
3. วาระการประชุมเป็นแนวทางในการดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามแผน ในขณะที่รายงานการประชุมถือเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของการดำเนินการประชุม

วาระ vs นาที

วาระการประชุมคือรายการที่จะอภิปรายในการประชุม ในขณะที่รายงานการประชุมเป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับสิ่งที่หารือและตัดสินใจในการประชุม วาระการประชุมกำหนดแผนการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม วาระการประชุมจะสรุปหัวข้อและลำดับที่จะอภิปราย รายงานการประชุมประกอบด้วยชื่อผู้เข้าร่วมและสรุปประเด็นหลักที่กล่าวถึง

วาระการประชุมคือรายการที่เตรียมไว้ก่อนการประชุมซึ่งประกอบด้วยหัวข้อสำคัญทั้งหมดที่จะหารือ โดยจะจัดส่งให้สมาชิกทุกท่านและได้รับอนุมัติจากประธานเท่านั้น

รายงานการประชุมเป็นการบันทึกหัวข้อที่หารือทั้งหมดในการประชุม จะถูกจัดเตรียมหลังจากเซสชั่นสิ้นสุดลงโดย เลขานุการ และได้รับการยืนยันจากประธานหลังจากได้รับอนุมัติจากสมาชิกแล้ว เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากมีรายละเอียดทั้งหมดของการประชุม

ตารางเปรียบเทียบ

พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ	ระเบียบวาระการประชุม	นาที
ความหมาย	ระบุหัวข้อทั้งหมดที่ต้องพูดคุย	บันทึกการสนทนาทั้งหมด
การใช้	เป็นประโยชน์ในการอภิปรายสำหรับประธาน	เพื่อเป็นหลักฐานในการตัดสิน
การเตรียมพร้อม	เตรียมพร้อมก่อนการประชุม	จัดทำขึ้นภายหลังการประชุม
การบันทึก	หนังสือนัดประชุม	มันมีเล่มแยกนะ
เขียน (เครียด)	เขียนในอนาคตกาล	เขียนใน อดีตกาล

วาระคืออะไร?

วาระการประชุมคือแผนซึ่งประกอบด้วยหัวข้อและกิจกรรมที่ต้องอภิปรายในระหว่างการประชุม เลขานุการจัดทำวาระการประชุมและแจกจ่ายให้กับสมาชิกก่อนการประชุม

ไม่เคยเขียนในปัจจุบันหรืออดีต แต่จะเขียนในอนาคตเสมอเพราะมีการเตรียมการไว้ล่วงหน้า

สิ่งสำคัญที่วาระควรมี:

1. แผนที่
2. วันที่
3. การกำหนดเวลา
4. กระทู้ 
5. คำอธิบายหัวข้อ
6. แบ่งเวลาให้แต่ละหัวข้อ
7. ชื่อของสมาชิกแต่ละคน

ความสำคัญของวาระการประชุม

1. อธิบายว่า วัตถุประสงค์: วาระการประชุมมีวัตถุประสงค์หลักในการกำหนดเป้าหมายของการประชุมโดยละเอียด มันจะสร้างความโกลาหลหากเป้าหมายของการประชุมไม่ชัดเจนสำหรับทุกคน ฟอรั่ม สมาชิก. ดังนั้นจึงช่วยแก้ปัญหานี้ได้
2. เวลาในการเตรียมตัว: ให้เวลาแก่สมาชิกในการเตรียมตัวและรู้ทุกอย่าง ข้อมูล เกี่ยวกับกิจกรรมที่จะหารือในที่ประชุม ดังนั้นพวกเขาจึงไม่มีข้อแก้ตัวว่าไม่มีเวลาเตรียมตัว
3. รักษาจุดมุ่งเน้น: วาระการประชุมจะช่วยลดการสิ้นเปลืองเวลาและรักษาจุดเน้นของการประชุมไว้ เพื่อให้สามารถพูดคุยทุกอย่างได้อย่างเพียงพอโดยไม่เสียเวลามากนัก

นาทีคืออะไร?

รายงานการประชุมหรือรายงานการประชุมคือบันทึกรายละเอียดของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม เป็นการสรุปการประชุมที่จัดเตรียมหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นโดยเลขานุการหลังจากหารือกับสมาชิกทุกคนแล้ว

ไม่เหมือนกับวาระการประชุมตรงที่จะไม่มีการเขียนรายงานการประชุมในอนาคตหรือปัจจุบันกาล มันมักจะเขียนในรูปของอดีตกาล และเหตุผลเบื้องหลังก็คือมันถูกเตรียมไว้หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง

รายการที่จะรวม:

1. เวลาและวันที่ของการประชุม
2. ชื่อสมาชิก
3. หัวข้อทั้งหมดได้รับการอภิปรายอย่างละเอียด
4. ตัดสินใจแล้ว

รายงานการประชุมมีความสำคัญเนื่องจากเหตุผลดังต่อไปนี้: 

1. การคุ้มครองและพิสูจน์ทางกฎหมาย: บันทึกหัวข้อและกิจกรรมที่กล่าวถึงทั้งหมดที่มีการอภิปราย; ดังนั้นหากจำเป็นต้องมีพิธีการทางกฎหมาย ก็ถือเป็นการคุ้มครองทางกฎหมาย 
2. ให้คำแนะนำ: เป็นแนวทางเนื่องจากมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมและหัวข้อทั้งหมดและการตัดสินใจในการประชุม
3. มีประโยชน์ในขณะที่ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นหลังจากหารือทุกด้าน
4. ช่วยประหยัดเวลาได้มากเนื่องจากทุกคนรู้บทบาทของตนเอง
5. ซึ่งจะมีประโยชน์สำหรับผู้ที่พลาดการประชุมด้วยเหตุผลบางประการ ดังนั้นพวกเขาจึงได้รับความรู้ทั้งหมดผ่านมัน

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างวาระการประชุมและรายงานการประชุม

1. วาระการประชุมคือรายการโดยละเอียดของลำดับเหตุการณ์ของการประชุม เป็นข้อความที่มีหัวข้อที่ต้องอภิปราย ส่วนรายงานการประชุมเป็นบันทึกจุดตัดของทุกประเด็นที่ได้พูดคุยกัน
2. วาระการประชุมจะเป็นประโยชน์ต่อประธานและสมาชิกเนื่องจากทราบหัวข้อการอภิปรายทั้งหมดล่วงหน้า ในทางตรงกันข้าม รายงานการประชุมถือเป็นหลักฐานสำคัญและเป็นข้อพิสูจน์ถึงสิ่งที่ได้มีการหารือกัน
3. เลขานุการจะจัดเตรียมวาระการประชุมก่อนการประชุมและส่งให้สมาชิกหลังจากได้รับอนุมัติจากประธานกรรมการแล้ว ในทางตรงกันข้าม รายงานการประชุมจะจัดทำขึ้นหลังการประชุมโดยเลขานุการ ได้รับการอนุมัติจากสมาชิก และสุดท้ายได้รับการยืนยันจากประธาน
4. วาระไม่มีสมุดบัญชีเป็นของตัวเองจึงบันทึกไว้ในหนังสือนัดประชุม ส่วนรายงานการประชุมเป็นสมุดบันทึกการประชุมที่เรียกว่าสมุดรายงานการประชุม
5. เนื่องจากเป็นการเตรียมการ วาระการประชุมจึงเขียนในรูปแบบกาลอนาคตเสมอ และเมื่อมีการจัดทำรายงานการประชุมในตอนท้าย วาระการประชุมจึงเขียนในรูปแบบกาลอดีตเสมอ

อ้างอิง

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

อัพเดตล่าสุด : 11 มิถุนายน 2023