الاجتماعات هي عملية الاتصال الجماعي حيث يجتمع العديد من الأشخاص لمناقشة أعمالهم أو أشياء أخرى ذات صلة. كل من جدول الأعمال والمحضر جزء حيوي من الاجتماع.
الوجبات السريعة الرئيسية
- الأجندة هي قائمة بالموضوعات التي ستتم مناقشتها ، بينما يسجل المحضر ما تمت مناقشته واتخاذ قرار بشأنه.
- يتم إعداد جداول الأعمال قبل الاجتماع لإبلاغ الحضور بالموضوعات التي سيتم مناقشتها ، بينما يتم إعداد المحاضر بعد الاجتماع لتوثيق القرارات المتخذة.
- جدول الأعمال هو دليل لإبقاء الاجتماع على المسار الصحيح ، في حين أن الدقائق بمثابة سجل رسمي لوقائع الاجتماع.
الأجندة مقابل الدقائق
جدول الأعمال عبارة عن قائمة بالعناصر التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ، بينما المحاضر عبارة عن سجل مكتوب لما تمت مناقشته واتخاذ قرار بشأنه في المؤتمر. يحدد جدول الأعمال خطة الاجتماع ، ويسجل المحضر النتيجة. جدول الأعمال يحدد الموضوعات والترتيب الذي سيتم مناقشتها. تتضمن المحضر أسماء الحاضرين وملخصًا للنقاط الرئيسية التي تم تناولها.
جدول الأعمال هو القائمة التي تم إعدادها قبل الاجتماع ، وتحتوي على جميع الموضوعات الأساسية للمناقشة. يتم إرسالها إلى جميع الأعضاء ويتم اعتمادها من قبل رئيس مجلس الإدارة فقط.
المحضر هو سجل جميع الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع ؛ يتم إعداده بعد انتهاء الجلسة بحلول سكرتير ويصادق عليها رئيس مجلس الإدارة بعد موافقة أعضائها. إنه أمر بالغ الأهمية لأنه يحتوي على جميع تفاصيل الاجتماع.
جدول المقارنة
| معلمة المقارنة | البرنامج | دقيقة |
|---|---|---|
| معنى | ضع قائمة بكل المواضيع التي تحتاج للمناقشة. | سجل جميع المناقشات. |
| الأستعمال | مفيد في المناقشة للرئيس. | بمثابة دليل على القرارات. |
| الإعداد | أعدت قبل الاجتماع | أعدت بعد الاجتماع |
| تسجيل | إشعار الاجتماع | له كتاب منفصل |
| مكتوب (متوترة) | مكتوب بصيغة المستقبل | مكتوب بصيغة الماضي |
ما هي الأجندة؟
الأجندة هي خطة تتكون من مواضيع وأنشطة يجب مناقشتها خلال الاجتماع. يتم وضع جدول الأعمال من قبل السكرتير وتوزيعه على الأعضاء قبل الاجتماع.
لا يتم كتابته أبدًا في المضارع أو الماضي ، ولكنه دائمًا ما يكون في المستقبل لأنه يتم إعداده مسبقًا.
الأشياء المهمة التي يجب أن تتضمنها الأجندة:
- الموقع الجغرافي
- التاريخ
- توقيت
- موضوع
- وصف الموضوع
- الوقت الموزع على كل موضوع
- اسم كل عضو
أهمية جدول الأعمال
- يشرح أهداف: جدول الأعمال يخدم الغرض الأساسي من تحديد أهداف الاجتماع بالتفصيل. يخلق حالة من الفوضى إذا كانت أهداف المؤتمر غير واضحة للجميع منتدى عضو. لذلك فهو يحل هذه المشكلة.
- وقت التحضير: يعطي الوقت لأعضائه لإعداد ومعرفة كل معلومات حول الأنشطة التي سيتم مناقشتها في الاجتماع. لذلك ليس لديهم عذر أنه لم يكن لديهم الوقت للاستعداد.
- الحفاظ على التركيز: يقطع جدول الأعمال كل إهدار الوقت ويحافظ على تركيز الاجتماع حتى تتم مناقشة كل شيء بشكل مناسب دون إضاعة الكثير من الوقت.
ما هي الدقائق؟
Minutes ، أو Minutes of Meeting ، هي ملاحظة مفصلة لكل ما حدث أثناء الاجتماع. وهي ختام الاجتماع الذي يعده السكرتير بعد انتهاء الاجتماع بعد مناقشته مع جميع الأعضاء.
على عكس جدول الأعمال ، فإن محضر الاجتماع لا يُكتب أبدًا في المستقبل أو المضارع. هو دائما يكتب بصيغة الماضي ، والسبب وراء ذلك أنه يتم إعداده بعد انتهاء الاجتماع.
العناصر المراد تضمينها:
- وقت وتاريخ الاجتماعات
- اسم الأعضاء
- تمت مناقشة جميع المواضيع بالتفصيل.
- القرارات المتخذة
محضر الاجتماع ضروري للأسباب التالية:
- الحماية القانونية والإثبات: يسجل جميع الموضوعات والأنشطة التي تمت مناقشتها ؛ لذلك ، إذا كانت هناك أي إجراءات قانونية مطلوبة ، فإنها تعمل كحماية قانونية.
- تقديم الإرشاد: حيث يحتوي على معلومات مفصلة عن جميع الأنشطة والموضوعات والقرارات المتخذة في الاجتماع.
- مفيد أثناء إجراء التغييرات اللازمة المطلوبة بعد مناقشة جميع الجوانب.
- إنه يوفر الكثير من الوقت حيث يعرف الجميع دور كل منهم.
- إنه مفيد لأولئك الذين ، لسبب ما ، فاتهم الاجتماع. لذلك يكتسبون كل المعرفة من خلاله.
الاختلافات الرئيسية بين جدول الأعمال والمحضر
- جدول الأعمال هو قائمة مفصلة لتسلسل أحداث الاجتماع ؛ إنه بيان يحتوي على الموضوعات التي يجب مناقشتها ، بينما المحضر هو سجل تقاطع كل ما تمت مناقشته.
- جدول الأعمال مفيد للرئيس والأعضاء لأنهم يعرفون جميع مواضيع المناقشة مسبقًا. في المقابل ، تعد محاضر الاجتماعات دليلاً جوهريًا وإثباتًا على كل ما تمت مناقشته.
- يتم إعداد جدول الأعمال قبل الاجتماع من قبل السكرتير وإرساله إلى العضو بعد اعتماده من قبل الرئيس. في المقابل ، فإن محضر الاجتماع جاهز بعد الاجتماع من قبل السكرتير ، ويوافق عليه الأعضاء ، ويؤكده الرئيس بشكل نهائي.
- لا يحتوي جدول الأعمال على أي كتاب خاص به ، وبالتالي يتم تسجيله في إشعار الاجتماع ، في حين أن الدقائق عبارة عن كتاب تسجيل يُعرف باسم كتاب المحاضر.
- نظرًا لإعداده ، يتم دائمًا كتابة جدول الأعمال بصيغة المستقبل ، وحيث يتم إعداد الدقائق في النهاية ، يتم كتابته دائمًا بصيغة الماضي.
آخر تحديث: 11 يونيو 2023
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
شارا ياداف حاصلة على ماجستير في إدارة الأعمال في المالية. هدفها هو تبسيط الموضوعات المتعلقة بالتمويل. عملت في مجال التمويل لمدة 25 عامًا تقريبًا. وقد عقدت العديد من الفصول المالية والمصرفية لكليات الأعمال والمجتمعات. اقرأ المزيد عندها صفحة بيو.
غنية بالمعلومات وواضحة. إنني أقدر التفاصيل الدقيقة المقدمة بشأن ماهية جدول الأعمال والأهمية التي يحملها.
إن الاستخدامات العملية والشرح التفصيلي لجدول الأعمال والمحضر جدير بالثناء تمامًا. تعد هذه المقالة مصدرًا رائعًا لفهم أدوارهم.
بالتأكيد، وخاصة الجزء المتعلق بأهمية الحفاظ على التركيز أثناء الاجتماع.
يبدو أن هذه المقالة قد غطت كل ما يمكن معرفته حول جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
بالتأكيد، كان جدول المقارنة ثاقبًا بشكل خاص. كان الجدل حول زمن الكتابة الذي كتبت به رائعًا للغاية.
على الرغم من أنني أعتقد أن المقالة مكتوبة بشكل جيد، إلا أنني لا أعتقد أنه تم التأكيد على أهمية جدول الأعمال والمحضر بما فيه الكفاية.
أنا لا أتفق مع هذا بكل احترام. أعتقد أن الأهمية تمت تغطيتها بشكل كافٍ.
أوافق على أن الحماية القانونية والتوجيه الذي يوفره المحضر يحتاج إلى تسليط الضوء عليه أكثر.
شرح مفصل ومنظم جيدًا للاختلافات الرئيسية بين جدول الأعمال والمحضر.
متفق. توفر هذه المقالة نظرة ثاقبة حول سبب أهمية كل منهما في إجراء اجتماعات مثمرة.