Co je počítačové účetnictví? | Definice, práce, výhody vs nevýhody

 Počítačové účetnictví je moderní metoda shromažďování, zaznamenávání a udržování finančních informací podniku nebo organizace. Tento systém vstoupil do účetního světa po nástupu počítačů v 1980. letech XNUMX. století.

S jeho příchodem se výpočetní a údržba finančních informací stala pro organizace a podniky dětskou hrou.

Není divu, že je nyní převládajícím účetním systémem ve většině společností a organizací.

Key Takeaways

1. Počítačové účetnictví používá software k automatizaci procesu vedení finančních záznamů a výkaznictví.
2. Počítačové účetnictví umožňuje přesnější a efektivnější vedení záznamů a snižuje riziko chyb a podvodů.
3. Počítačový účetní software může generovat zprávy o finančních datech v reálném čase, což umožňuje lepší rozhodování a finanční plánování.

Složky počítačového účetnictví 

Počítačový účetní systém se skládá z následujících tří částí:

1. hardware: Týká se částí, které lze cítit nebo se jich dotknout, jako jsou monitory, tiskárny, diskové jednotky a kabelové sítě, které je spojují.
2. Vývoj : Je to soubor instrukcí a programů, na základě kterých počítač reaguje a pracuje.
3. Humanware odkazuje na lidi, kteří přistupují a provozují hardware a software. 

Jak funguje počítačové účetnictví?

Počítačové účetnictví znamená použití sady účetních počítačových programů nebo softwaru, který sleduje, organizuje a spravuje transakční data a umožňuje uživateli přístup k datům uloženým v účetní databázi. 

Každý počítačový účetní systém má dva základní požadavky.

1. Účetní rámec: Zahrnuje soubor kódů, zásad a seskupovací struktury pro vedení účtů.
2. Provozní postup: Zahrnuje dobře definovanou metodu operací v souladu s provozním prostředím organizace pro efektivní zpracování a ukládání transakčních dat.

Vzhledem k tomu, že počítačové účetnictví je jednou z databázově orientovaných aplikací, vyžaduje k vedení finančních záznamů organizace následující dodatečné nástroje.

1. Rozhraní front-end: Interaktivní odkaz umožňuje uživateli komunikovat s back-end databází. Účetní systém se může například zabývat transakcí související s nákupem produktů prostřednictvím nákupního dokladu, který se objeví na obrazovce operátora zadávání dat. Po zadání požadovaných dat se tato uloží do back-end databáze.
2. Back-end databáze: Je to místo, kde jsou uložena zadaná data. Zůstává pro uživatele neviditelný a reaguje podle příkazů, které zadal, ale v rámci přístupu uživatele.
3. Zpracování dat: Jedná se o sérii akcí, které převádějí zadaná data na informace užitečné pro rozhodování.
4. Systém hlášení: Sestava tvoří koordinovaná sada objektů.

Údaje o transakcích udržované počítačovým systémem se používají pro následující účely.

1. Generování měsíčních finančních výkazů.
2. Podávání daňových přiznání.
3. Sestavování roční účetní závěrky.
4. Poskytování dalších finančních informací k ověření ziskovosti, provozu a efektivity příslušné organizace.

S příchodem cloudových úložišť a systémů se ukládání a získávání finančních účtů stalo mnohem jednodušší. Pryč jsou dny, kdy bylo potřeba data ukládat na diskety, CD-ROM a pevné disky. Organizace jsou nyní jen pár kliknutí od stažení svých záloh uložených v cloudu.

Výhody počítačového účetnictví 

Počítačové účetnictví se dnes ukázalo jako převládající metoda účetnictví ve velkých organizacích a nadnárodních korporacích, a to rozhodně není bezdůvodně.

Zde jsou některé hlavní výhody počítačového účetnictví:

1. Fast: Účetnictví je obecně nudná práce. S příchodem účetního softwaru se to však již nepovažuje za časově náročné.
2. Přesné a spolehlivé: Pravděpodobnost chyby ve výpočtu je v počítačovém účetnictví nižší, na rozdíl od in manuální účetnictví, velká část údajů musí být zadána pouze jednou pro následné úkony související s účetnictvím. 
3. Zajištěno: Ve srovnání s fyzickými účetními kopiemi, jako jsou účetní knihy a deníky, zůstávají informace související s transakcemi bezpečnější v počítačích s výhodami jejich získávání kdykoli a kdekoli.
4. Škálovatelné: Na rozdíl od manuálního účetnictví dokáže počítačové účetnictví zvládnout rozsáhlé transakce. Jediné, co je potřeba, jsou další operátoři.
5. Umožňuje standardizaci: Počítačové účetnictví generuje přesná, úhledná a jednotná data. Zabraňuje chaosu a monotónnosti opakujících se zaměstnání. Všechny tyto faktory přispívají ke standardizaci účetního procesu.
6. Automatizace: Hlavním důvodem, proč se počítačové účetnictví stalo tak populární, je to, že obsahuje uživatelsky definovaný účetní formát, který umožňuje automatické generování finančních dokladů pouhými několika kliknutími.

Nevýhody počítačového účetnictví 

Přes své různé výhody není počítačové účetnictví bez omezení. Taková omezení však vyplývají především z provozního prostředí tohoto druhu účetnictví.

Následují některé významné nevýhody počítačového účetnictví.

1. Vysoká cena:  Počítačové účetnictví vyžaduje sofistikovaný hardware a účetní software. Kromě toho to vyžaduje technicky zdatný personál. Všechny tyto faktory podstatně zvyšují celkové výdaje dotčené organizace.
2. Personální opozice: Když je vše automatizováno, organizace zvažují odstranění nadbytečných zaměstnanců obezřetně. Tato mentalita vytváří strach a úzkost mezi stávajícími zaměstnanci, kteří jsou proti takovým krokům automatizace.
3. Selhání systému: Pravděpodobnost zhroucení systému v důsledku poškození softwaru nebo selhání hardwaru je jedním z nejvýznamnějších omezení počítačového účetnictví.
4. Narušení bezpečnosti: V dnešním digitálním světě není nouze o hackery. Narušení bezpečnosti a úniky informací jsou proto zásadními omezeními počítačového účetnictví.
5. Neschopnost kontrolovat neočekávané chyby: Počítače mohou předvídat a opravovat pouze ty chyby, které definuje formát účtování uživatele. Neumí odhalit náhodné chyby.

Reference

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Poslední aktualizace: 14. října 2023