Co je ruční účtování? | Definice, použití vs

Před příchodem digitální revoluce se většina činností souvisejících s podnikáním, zejména finanční účetnictví, prováděla ručně pomocí pera, tužky a papíru.

I dnes převládá mezi podnikatelskými subjekty a firmami tato tradiční metodika ručního účetnictví.

Tento účetní systém zahrnuje vedení záznamů o transakcích v účetních knihách a denících ručně převedených na finanční zprávy.

Je důležité poznamenat, že neexistuje žádný rozdíl mezi myšlenkami za počítačovým účetnictvím a manuální účetnictví. Jediným rozdílem je médium používané pro záznam a účetní transakce.

Key Takeaways

1. Manuální účetnictví je metoda vedení účetnictví, která zaznamenává finanční transakce ručně pomocí pera a papíru nebo účetních knih.
2. Je to tradiční metoda, kterou používají malé podniky a jednotlivci, a je levná a přímočará.
3. Manuální účetnictví vyžaduje vysokou přesnost a pozornost k detailu, což je časově náročné ve srovnání s počítačovým účetnictvím.

Kdo používá manuální účetní systémy?

Jakýkoli podnik nebo organizace vyžaduje účinný účetní systém pro shromažďování, ukládání a udržování finančních informací.

V dnešním digitálním světě mohou společnosti používat buď manuální, počítačové nebo oba účetní systémy.

Manuální účetní systém je však upřednostňován spíše u malých nebo nových společností. To je Protože:

1. Každodenní transakce malých a nových společností nejsou tak rozsáhlé.
2. Manuální účetní systém se používá mnohem snadněji než složitý účetní software.

Jak funguje ruční účtování?

Manuální účetnictví primárně zahrnuje použití následujících fyzických nástrojů k zaznamenávání a udržování nejjemnějších podrobností o finančních informacích podniku.

Papírové bloky a knihy

 Při absenci počítačových tabulek a softwaru jako hlavního způsobu vedení finančních záznamů účetní používají papírové bloky a knihy s řádky a sloupci.

Obecně existují čtyři nebo více vytištěných sloupců, z nichž každý je oddělen dvěma po sobě jdoucími řádky probíhajícími po listu.

První sloupec papíru vlevo je určen pro zápis dat. Proto je množství místa, které zbývá pro tento sloupec, úzké.

Naproti tomu druhý sloupec se používá pro zapisování popisů. V souladu s tím účetní poskytuje tomuto sloupci nejširší prostor.

Částky transakcí a další související podrobnosti, jako jsou tržby a zásoby, jsou zaznamenány ve zbývajících sloupcích.

Papírové bloky jsou vytištěny v bílé nebo světle zelené barvě s prostorem pro zapsání každé číslice, takže nevznikají žádné problémy s rukopisem.

Časopisy a knihy

Ty slouží k zapisování funkčních a konečných finančních dokumentů.

Deníky a účetní knihy podporují proces ručního účtování tím, že pomáhají účetnímu vést samostatné záznamy pro různé typy transakcí.

Například jedna sada deníků může být přiřazena pro účetní hotovostní prodeje. Naproti tomu jiná skupina může evidovat mzdy.

Jakmile jsou transakce těchto samostatných účtů vypočítány, výsledky jsou sloučeny do jednoho deníkového záznamu v hlavní knize obchodního subjektu.

Výhody ručního účetnictví 

Přestože se jedná o starý účetní systém, jeho význam v současném světě se nestal zcela nadbytečným.

1. Levnější: Je to mnohem ekonomičtější než instalace počítačových systémů a softwaru.
2. Menší výdaje na zaměstnance: Protože manuální účetní systém nevyžaduje personál se specializovanými znalostmi v oblasti počítačů a softwaru, společnosti musí utrácet méně za účetní.
3. Méně komplikované: Ne všichni lidé jsou spokojeni s počítači nebo softwarem. Místo toho je tužka a papír zefektivňují v účetnictví.
4. Není závislý na elektřině: Na rozdíl od počítačového účtování, Ruční účtování lze provádět i bez elektřiny.
5. Žádná duplikace nebo poškození dat: Na rozdíl od v Počítačové účetnictví, nehrozí duplicita dat ani riziko korupce.
6. Detekce možných chyb: Manuální účetní systém zahrnuje podvojné účetnictví, zadávání dobropisů a debet na dvou různých účtech. Tato metoda poskytuje přirozený způsob odhalování chyb, protože zadané debety a kredity jsou porovnávány ve zkušebním zůstatku. Pokud se debety neshodují s kredity, je během zkušebního zůstatku zjištěna chyba.

Nevýhody ručního účetnictví

Přes své různé výhody nelze popřít, že ruční účtování má některá významná omezení.

1. Náročné na práci:  Ruční účtování je náročný úkol trpělivost, čas a odpovídající účetní znalosti. Proto je pro tuto účetní metodu nezbytný nábor finančních účetních.
2. Časově náročné:  Na rozdíl od počítačového účetnictví je manuální účetnictví pomalý a časově náročný proces.
3. Potenciál lidské chyby: Nelze vyloučit možnost možné lidské chyby při zadávání dat týkajících se ručního účtování.
4. Ztráta tištěných kopií: Katastrofy nedávají varování před příchodem. Fyzické dokumenty, jako jsou účetní knihy a deníky, jsou náchylné ke krádeži, ztrátě, požáru, vodě atd. Vytváření a ukládání duplikátů je skutečně únavná práce. 

Reference

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Poslední aktualizace: 11. června 2023