Forretnings- og ledelsesverdenen byder på mange muligheder i form af job. Det sikrer en frugtbar karriere i det lange løb.
Ofte antager folk, at nogle job udfører de samme pligter/ansvar, men i virkeligheden udfører de deres sæt af opgaver, der er ret forskellige fra hinanden.
F.eks administrativ assistent og koordinator kan virke slående ens for en amatør, men de er ikke ens. At kende forskellene mellem dem vil hjælpe, mens du ansøger om disse stillinger.
Nøgleforsøg
- Administrative assistenter fokuserer primært på gejstlige og organisatoriske opgaver, mens koordinatorer administrerer projekter, arrangementer eller programmer.
- Koordinatorer kræver mere specialiseret viden eller ekspertise inden for et bestemt område end administrative assistenter.
- En koordinator involverer beslutningsansvar og samarbejde med forskellige teams, mens en administrativ assistent støtter flere afdelinger eller enkeltpersoner.
Administrativ assistent vs koordinator
Forskellen mellem en administrativ assistent og en koordinator er, at en administrativ assistent udfører opgaver som at arrangere eller organisere møder og konferencer uden sammenstød/konflikter, også udføre proceduren for rejsebestilling inklusive reservationer, og ligner en sekretær, hvorimod en koordinator udfører pligterne til at instruere et team for at løse en given opgave, på andre måder kan koordinator også betegnes som teamlederen.
En administrativ assistent fungerer som assistent i styring og planlægning af alle vitale begivenheder på kontoret. Der er også visse specialiseringer i dette job, da de kan ændres i henhold til den sektor, de arbejder i.
Generelt omfatter deres job attestering/dokumentation, vedligeholdelse af alle væsentlige optegnelser og filer, regnskab, revision osv.
På den anden side er en koordinator mere et overvågnings- og implementeringsjob.
Typisk skal de holde styr på alle vigtige begivenheder og projekter, også skal de angive budgettet for hvert projekt, offentliggøre/etablere protokoller og retningslinjer relateret til selve projektet.
De påbegynder pligten til at organisere træningssessioner specielt for praktikanter og ansatte. Den særlige opgave for en koordinator er supervision og overvågning.
Sammenligningstabel
| Parametre for sammenligning | administrativ assistent | Koordinator |
|---|---|---|
| Kvalifikationer/Kompetencer påkrævet | General Education Degree (GED) eller Business Associative Degree (I nogle tilfælde kan eftereksamen være påkrævet) | Ledelsesgrad/ Bachelorgrad i Business/ Human Resources Degree/ High School Diploma |
| Hovedansvaret | Kommunikationsstyring, planlægning/organisering, revision, attestering osv. | Supervision og overvågning, tilbudsbudgetter, organisering af træningslejre mv. |
| Yderligere færdigheder/ekspertise påkrævet | Computerfærdigheder (Microsoft Word, Excel, Office osv.), Problemløsning, ideelle kommunikationsevner, Erfaring som kontorist foretrækkes | Tidsstyring, Evne til at prioritere og multitaske, Fejlfri Lederegenskaber, Skab harmoni og sammenhold i teamet osv. |
| Andre veje at forfølge | Kontoradministration, Specialisering i sektorer som Business og Health | Marketing/ Eventkoordinator, Salgskoordinator mv. |
| Fordelagtige/ frugtbare sektorer | Forretning, ledelse, uddannelse mv. | Menneskelige ressourcer, medier/PR mv. |
Hvad er en administrativ assistent?
Som nævnt ovenfor er en administrativ assistent en stilling, der kræver enorme verbale og skriftlige kommunikationsevner og er mere et sekretær- eller assisterende job.
De forventes at styre og arrangere konferencer og møder uden sammenstød eller konflikter.
De vitale opgaver for en administrativ assistent er at vedligeholde alle tidligere såvel som nuværende kontorregistre, attestering/dokumentation, bogføring mv.
De rådes til at opnå ekspertise i Microsoft Office og Excel, som vil hjælpe med at vedligeholde filerne og optegnelserne. De forventes at være velbevandrede med computer og software, så de udmærket kan formulere e-mails, notater, breve mv.
Som assistenter forventes de at arrangere/opsætte alle rejserelaterede reservationer lige fra billetbestilling, hotelreservationer osv., officielt bliver de bedt om at sammensætte regneark for at registrere de årlige/månedlige udgifter, forberede sig til den planlagte konference/præsentationer , og så videre.
Dokumentation spiller en væsentlig rolle i de daglige opgaver for administrative assistenter, da de forventes at korrekturlæse optegnelser/dokumenter, notere mødereferater mv.
Med stigende muligheder er en administrativ assistent nu åben for mange undergrene, for at være præcis kan de nemt opnå specialisering i alle sektorer lige fra juridisk til medicinsk.
At forfølge specialisering betyder selvfølgelig, at de skal have tilstrækkelig viden inden for det pågældende område, for eksempel bør en administrativ assistent, der tilhører den medicinske sektor, have tilstrækkelig viden om de medicinske terminologier, rapporter og protokoller, mens en assistent involveret i den juridiske sektor skal forstå den juridiske jargon og procedurer.
Samlet forventes en administrativ assistent at være produktiv, pålidelig, troværdig, velbevandret med computere, ideel samtalepartner, samarbejdsvillig osv.
I løbet af det sidste årti er beskæftigelsesfrekvensen for administrative assistenter steget voldsomt, hvilket indikerer, at netop dette job er helt nødvendigt for alle områder/sektorer.
Hvad er en koordinator?
Ovennævnte er en koordinator en titel givet til en professionel, der superviserer, vejleder og guider sine teammedlemmer til at arbejde sammen i harmoni.
Deres vitale opgaver inkluderer at citere projektet/begivenhedsbudgettet, holde øje med alle teammedlemmets fremskridt osv.
Kvalifikationskravene til en koordinatorstilling er forskellige fra sektor til sektor, men for at opfylde stillingen er det grundlæggende krav en bachelorgrad i Business eller Human Resources med anstændig erfaring inden for Event Management.
Virksomheder forventer, at koordinatorer tackler vigtige opkald fra investorer, udfører præsentationerne og møderne perfekt, de betragtes som bindeleddet mellem den administrerende direktør og praktikanterne eller medarbejderne.
De er eneansvarlige for deres teammedlemmers præstationer. De nytilkomne friske/praktikanter er afhængige af koordinatorerne, da de er ansvarlige for at gennemføre træningsforløb for praktikanterne.
Koordinatorer er ansvarlige for virksomhedens ære og ære, da de aktivt træner amatørerne samt overvåger og vejleder det erfarne personale.
De skal konstant opdatere både arbejdsgiverens og investorens eller kundens optegnelser for at undgå et pludseligt problem.
Da de er ansvarlige for supervision, skal de styrke deres færdighedsspil ved at få ekspertise i bløde værdier som teambuilding, problemløsning, tidsstyring, prioritering, multitasking mv.
At være impulsiv er ikke egnet til dette job, da det kræver enorm tålmodighed at håndtere alle teammedlemmerne, hvilket sikrer, at der ikke er nogen tvist mellem dem.
Koordinatorer har en del muligheder for at forgrene sig fra deres felt, de kan opnå specialisering inden for områder lige fra marketing, salg, bryllup til kommunikationskoordinator osv.
Afhængigt af bachelorgraden kan koordinatorer også opnå ekspertise inden for sektorer som nyheder og medier, menneskelige ressourcer osv.
Vigtigste forskelle mellem administrativ assistent og koordinator
- En administrativ assistent er en stilling, der mere er en assistent for en administrator, der for det meste involverer sekretærjob, mens en koordinator er en person, der superviserer og vejleder holdkammeraterne frem mod færdiggørelsen af projektet.
- Administrativ assistent forventes at administrere rejsereservationer, korrekturlæse vitale dokumenter, attestere dem osv., på den anden side forventes en koordinator at citere projektbudgettet, uddanne praktikanter, formidle beskederne fra chefen til medarbejderne osv.
- En administrativ assistent forventes at beherske færdigheder som usædvanligt gode kommunikationsevner, Microsoft Office, Excel osv., hvorimod en koordinator forventes at opnå ekspertise inden for færdigheder som f.eks. Leadership" (virkelig menneskelig ledelse), tidsstyring mv.
- En administrativ assistent kan forgrene sig i sektorer som medicinsk, business og juridisk, mens en koordinator kan forgrene sig i sektorer som nyheder, PR, medier, menneskelige ressourcer osv.
- En administrativ assistents vitale opgaver er at nedskrive referater fra møderne, komponere præsentationer og udføre aktiv forskning, i modsætning hertil inkluderer en koordinators vitale opgaver Håndtering af flere kontorkontrakter, organisering af arrangementer og færdiggørelse af projekter, uddannelse af amatører osv.
Referencer
Sidst opdateret: 13. juli 2023
Jeg har brugt så meget på at skrive dette blogindlæg for at give dig værdi. Det vil være meget nyttigt for mig, hvis du overvejer at dele det på sociale medier eller med dine venner/familie. DELING ER ♥️
Emma Smith har en MA-grad i engelsk fra Irvine Valley College. Hun har været journalist siden 2002 og har skrevet artikler om engelsk, sport og jura. Læs mere om mig på hende bio side.
