Indkøbsrekvisition vs indkøbsordre: forskel og sammenligning

En indkøbsrekvisition er et foreløbigt dokument, der bruges til at anmode om varer eller tjenesteydelser fra en leverandør. En indkøbsordre er et juridisk bindende dokument, der bruges til formelt at anmode om, at bekræfte detaljerne i købet og godkende køb af varer eller tjenester fra en leverandør.

Personer, der foretager indkøbsrekvisitioner er; Lagerholdere, planteingeniører og afdelingschefer. Indkøbsrekvisitioner starter købsprocessen, indeholder også skriftlige detaljer om de materialer, der skal bestilles, og har referencedatoer. Et materialerekvisitionsnotat er et formelt dokument, der bruges til at udstede og anvende materialer til brug.

Umiddelbart efter en rekvisitionsgodkendelse og sortering af den leverandør, som ordren skal gives til, indkøbsordre er forberedt. Det er en formular, som afdelingens embedsmænd bruger til at give leverandøren fuldmagt til at levere materialerne skrevet til aftalte forretnings- og prisvilkår.

Nøgleforsøg

1. Indkøbsrekvisitioner er interne dokumenter, der anmoder om tilladelse til at indkøbe varer eller tjenesteydelser.
2. Indkøbsordrer er juridisk bindende dokumenter udstedt til leverandører med detaljer om de varer, der skal købes, priser og leveringsbetingelser.
3. Indkøbsrekvisitioner går forud for indkøbsordrer i indkøbsprocessen, hvor sidstnævnte fungerer som en formel aftale mellem køber og leverandør.

Sammenligningstabel

Parametre for sammenligning	Indkøbsrekvisition	Indkøbsordre
Betydning	Formelle anmodninger fra afdelingsledere	En formular, der dikterer indkøbsrekvisition
Dokumenttype	Intern	Ekstern
Genereret af	En autoriseret medarbejder, der skal købe varer	Afdeling
Kopier udarbejdet	Tre	Fem
Modtager	Indkøbsafdeling	Vendor

Hvad er indkøbsrekvisition?

Det er en formel skriftlig anmodning fra den afdeling, der skal købe varer. Efter det er godkendt, igangsættes en købsproces. Den indeholder detaljer om de materialer, der skal købes, og referencedatoer. Det dikterer også forretningsbetingelserne og priserne på de varer, der skal købes.

Den udarbejdes kun, når der er behov for indkøb af varer og produkter og forsyninger. Det er initieret af:

• Butiksindehaver- De udarbejder indkøbsrekvisitioner på normale og daglige varer og produkter, der skal i butikken. Dette sker, når varerne er ved at nå deres minimumsniveau eller udskiftning af de letfordærvelige varer.

• Anlægsingeniør- Dette er specialiseret personale, der er nødvendigt for professionel vedligeholdelse af aktiver og sikre, at systemflowet er stabilt og fejlfrit.

• Afdelingsledere- Disse er ledere af bestemte sektorer inden for en virksomhed, de kommer med en indkøbsrekvisition, når de mangler bestemte produkter i deres afdelinger.

Generelt udarbejdes der tre eksemplarer af indkøbsrekvisition, det ene forbliver hos afdelingslederne, det andet gives til leverandøren og det sidste til grossisten.

Et materialerekvisitionsbevis er et officielt dokument, der bruges til at godkende materialer til brug. Det fungerer som en instruktion til grossisten om at udstede materialer. Afdelingen opretter tre eksemplarer til:

• Butiksafdeling
• Kalkulationsafdeling
• Afdeling, der har oprettet notatet

Hvad er indkøbsordre?

Det er en officiel formular, som indkøbsafdelingen anvender til at autorisere en leverandør til at levere varer og produkter til de aftalte forretnings- og prisvilkår. Den angiver tydeligt de nødvendige materialer og til klare priser.

Der står, at leverandøren skal levere varer og sende regningen. Den har også en seriel nummer, derfor hjælper det med at implementere kontrol over udstedelsen af ​​indkøbsordrer og derved sikre, at den rigtige mængde og tilstand af varer leveres.

A indkøbsordre er en legitim kontrakt mellem købet og leverandøren, og den skal derfor udarbejdes med stor omhu. Derfor er de personer, der har tillid til at underskrive indkøbsordren, nogle få udvalgte ansvarlige medarbejdere.

Kopier af den genererede ordre går til:

• Regnskabsafdeling
• Modtagende afdeling
• Økonomiafdeling

En indkøbsordre fungerer som bevis på kontrakt mellem køber og leverandør. Det giver også en leverandør mulighed for at levere specificerede materialer og autoriserer den modtagende afdeling til at modtage de bestilte materialer.

Vigtigste forskelle mellem indkøbsrekvisition og indkøbsordre

1. En indkøbsrekvisition er en formel anmodning til indkøbsafdelingen om at afsætte varer og produkter. Den tilberedes af stormagasiner, når varerne har nået en genbestil niveau, mens en indkøbsordre er en skriftlig anmodning til en leverandør om at levere specificerede materialer, og den bekræfter de leveringsbetingelser, som leverandøren har angivet.
2. Anvendt som et tværafdelingsgodkendelsesdokument til køb af varer og produkter er en indkøbsrekvisition et internt dokument, hvorimod en indkøbsordre er et bindende dokument mellem køber og leverandør, derfor er det et eksternt dokument.
3. En autoriseret person, der er embedsmand i en afdeling, der ønsker at bestille materialer, udarbejder indkøbsrekvisitionen, mens virksomhedens indkøbsafdeling udarbejder en indkøbsordre.
4. Et firma udarbejder fem kopier af indkøbsordren: Den originale kopi går til leverandøren, og duplikaterne sendes til den modtagende afdeling, omkostningsafdelingen og den afdeling, der kræver materialerne. Indkøbsafdelingen beholder det sidste eksemplar, hvorimod der ved indkøbsrekvisition kun udarbejdes tre eksemplarer, et sendes til indkøbsafdelingen, og de to andre beholdes.
5. En indkøbsansvarlig modtager indkøbsrekvisitionen, mens en leverandør modtager indkøbsordren.

Sidst opdateret: 13. februar 2024