Ο κόσμος των επιχειρήσεων και της διοίκησης προσφέρει πολλές ευκαιρίες όσον αφορά τις θέσεις εργασίας. Εξασφαλίζει μια γόνιμη καριέρα μακροπρόθεσμα.
Συχνά οι άνθρωποι υποθέτουν ότι ορισμένες θέσεις εργασίας επιδιώκουν τα ίδια καθήκοντα/ευθύνες, αλλά στην πραγματικότητα, εκτελούν το σύνολο των καθηκόντων τους που είναι αρκετά διαφορετικά μεταξύ τους.
Για παράδειγμα, ένα Διοικητική Βοηθός και ο Συντονιστής μπορεί να φαίνονται εντυπωσιακά παρόμοια για έναν ερασιτέχνη αλλά δεν είναι το ίδιο. Η γνώση των διαφορών μεταξύ τους θα βοηθήσει κατά την υποβολή αίτησης για αυτές τις θέσεις.
Βασικές τακτικές
- Οι διοικητικοί βοηθοί επικεντρώνονται κυρίως σε γραφεία και οργανωτικά καθήκοντα, ενώ οι συντονιστές διαχειρίζονται έργα, εκδηλώσεις ή προγράμματα.
- Οι συντονιστές απαιτούν περισσότερες εξειδικευμένες γνώσεις ή εμπειρογνωμοσύνη σε έναν συγκεκριμένο τομέα από τους διοικητικούς βοηθούς.
- Ένας συντονιστής περιλαμβάνει ευθύνες λήψης αποφάσεων και συνεργασία με διάφορες ομάδες, ενώ ένας διοικητικός βοηθός υποστηρίζει πολλαπλά τμήματα ή άτομα.
Διοικητικός Βοηθός εναντίον Συντονιστή
Η διαφορά μεταξύ ενός Διοικητική Βοηθός και Συντονιστής είναι ότι ένας Διοικητικός Βοηθός εκτελεί καθήκοντα όπως η οργάνωση ή η οργάνωση συναντήσεων και διασκέψεων χωρίς σύγκρουση/σύγκρουση, εκτελεί επίσης τη διαδικασία ταξιδιωτικών κρατήσεων συμπεριλαμβανομένων κρατήσεων και είναι παρόμοιος με γραμματέας, ενώ ο συντονιστής εκτελεί καθήκοντα καθοδήγησης μιας ομάδας για την εκπλήρωση μιας δεδομένης αποστολής, με άλλους όρους, ο Συντονιστής μπορεί επίσης να αναφέρεται ως Επικεφαλής της Ομάδας.
Ένας διοικητικός βοηθός χρησιμεύει ως βοηθός στη διαχείριση και τον προγραμματισμό όλων των ζωτικών γεγονότων στο γραφείο. Υπάρχουν επίσης ορισμένες ειδικότητες σε αυτή τη δουλειά καθώς μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με τον τομέα στον οποίο εργάζονται.
Γενικά, η δουλειά τους περιλαμβάνει βεβαίωση/τεκμηρίωση, τήρηση όλων των σημαντικών αρχείων και αρχείων, λογιστική, έλεγχος κ.λπ.
Από την άλλη πλευρά, ο Συντονιστής είναι περισσότερο δουλειά παρακολούθησης και υλοποίησης.
Συνήθως, πρέπει να παρακολουθούν όλα τα σημαντικά γεγονότα και έργα, επίσης, πρέπει να αναφέρουν τον προϋπολογισμό κάθε έργου, να δημοσιεύουν/καθορίζουν τα πρωτόκολλα και τις κατευθυντήριες γραμμές που σχετίζονται με το ίδιο το έργο.
Αρχίζουν το καθήκον της διοργάνωσης εκπαιδευτικών σεμιναρίων ειδικά για τους ασκούμενους και τους εργαζόμενους. Το διακριτικό καθήκον ενός Συντονιστή είναι η επίβλεψη και η επιτήρηση.
Συγκριτικός πίνακας
| Παράμετροι σύγκρισης | Διοικητική Βοηθός | Συντονιστής |
|---|---|---|
| Απαιτούμενα Προσόντα/ Δεξιότητες | Πτυχίο Γενικής Εκπαίδευσης (GED) ή Business Associative Degree (Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να απαιτείται μεταπτυχιακό) | Πτυχίο Διοίκησης/ Πτυχίο Επιχειρήσεων/ Πτυχίο Ανθρώπινου Δυναμικού/ Απολυτήριο Λυκείου |
| Οι βασικές αρμοδιότητες | Διαχείριση Επικοινωνίας, Προγραμματισμός/Οργάνωση, Έλεγχος, Πιστοποίηση κ.λπ. | Επίβλεψη και Επιτήρηση, Προσφορά Προϋπολογισμών, Διοργάνωση Εκπαιδευτικών Κατασκηνώσεων κ.λπ. |
| Απαιτούνται πρόσθετες δεξιότητες/εξειδίκευση | Γνώσεις Η/Υ (Microsoft Word, Excel, Office κ.λπ.), Επίλυση προβλημάτων, Ιδανικές Επικοινωνιακές Ικανότητες, Εμπειρία ως Υπάλληλος Προτιμάται | Διαχείριση χρόνου, Ικανότητα ιεράρχησης και πολλαπλών εργασιών, άψογες ηγετικές ιδιότητες, φέρνουν αρμονία και ενότητα στην ομάδα κ.λπ. |
| Άλλα μονοπάτια για να ακολουθήσετε | Διοίκηση Γραφείων, Εξειδίκευση σε τομείς όπως Επιχειρήσεις και Υγεία | Συντονιστής Μάρκετινγκ/ Εκδηλώσεων, Συντονιστής Πωλήσεων κ.λπ. |
| Ωφέλιμοι/ Καρποφόροι Τομείς | Επιχειρήσεις, Διοίκηση, Εκπαίδευση κ.λπ. | Ανθρώπινο Δυναμικό, ΜΜΕ/ PR, κ.λπ. |
Τι είναι ο διοικητικός βοηθός;
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένας Βοηθός Διοικητικού Συμβουλίου είναι μια θέση που απαιτεί τεράστιες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας και είναι περισσότερο δουλειά γραμματείας ή βοήθειας.
Αναμένεται να διαχειρίζονται και να οργανώνουν συνέδρια και συναντήσεις χωρίς σύγκρουση ή σύγκρουση.
Τα ζωτικά καθήκοντα ενός Διοικητικού Βοηθού είναι να διατηρεί όλα τα προηγούμενα καθώς και τα παρόντα αρχεία γραφείου, βεβαιώσεις/τεκμηρίωση, τήρηση βιβλίων κ.λπ.
Συνιστάται να αποκτήσουν τεχνογνωσία στο Microsoft Office και στο Excel που θα βοηθήσει στη διατήρηση των αρχείων και των αρχείων. Αναμένεται να γνωρίζουν καλά τον υπολογιστή και το λογισμικό, ώστε να μπορούν να διατυπώνουν πολύ καλά email, σημειώσεις, επιστολές κ.λπ.
Ως βοηθοί, αναμένεται να κανονίσουν/ρυθμίσουν όλες τις κρατήσεις που σχετίζονται με ταξίδια από την κράτηση εισιτηρίων, κρατήσεις ξενοδοχείων κ.λπ., επισήμως τους ζητείται να συνθέσουν υπολογιστικά φύλλα για την καταγραφή των ετήσιων/μηνιαίων δαπανών, προετοιμασία για το προγραμματισμένο συνέδριο/παρουσιάσεις , και ούτω καθεξής.
Η τεκμηρίωση διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στις καθημερινές εργασίες των Βοηθών Διοίκησης, καθώς αναμένεται να διορθώσουν τα αρχεία/έγγραφα, να σημειώσουν τα πρακτικά της συνεδρίασης κ.λπ.
Με τις αυξανόμενες ευκαιρίες, ένας Βοηθός Διοικητικού Συμβουλίου είναι πλέον ανοιχτός σε πολλούς υπο κλάδους, για την ακρίβεια μπορούν εύκολα να επιτύχουν εξειδίκευση σε κάθε τομέα, από Νομικό έως Ιατρικό.
Φυσικά, η επιδίωξη εξειδίκευσης υποδηλώνει ότι πρέπει να έχει επαρκείς γνώσεις στον συγκεκριμένο τομέα, για παράδειγμα, ένας Βοηθός Διοικητικού που ανήκει στον ιατρικό τομέα θα πρέπει να έχει αρκετές γνώσεις σχετικά με τις ιατρικές ορολογίες, αναφορές και πρωτόκολλα, ενώ ένας βοηθός που ασχολείται με τον νομικό τομέα πρέπει να κατανοήσει τη νομική ορολογία και τις διαδικασίες.
Συλλογικά, ένας Βοηθός Διοικητικού αναμένεται να είναι παραγωγικός, αξιόπιστος, αξιόπιστος, γνώστης των υπολογιστών, ιδανικός συνομιλητής, συνεργάσιμος κ.λπ.
Την τελευταία δεκαετία, το ποσοστό απασχόλησης των Διοικητικών Βοηθών έχει αυξηθεί τρομερά, γεγονός που δείχνει ότι η συγκεκριμένη θέση εργασίας είναι αρκετά απαραίτητη για κάθε τομέα/τομέα.
Τι είναι ο Συντονιστής;
Όπως προαναφέρθηκε, ο Συντονιστής είναι ένας τίτλος που δίνεται σε έναν επαγγελματία που επιβλέπει, καθοδηγεί και καθοδηγεί τα μέλη της ομάδας του να συνεργάζονται αρμονικά.
Τα ζωτικά καθήκοντά τους περιλαμβάνουν την αναφορά του προϋπολογισμού του έργου/συμβάντος, τον έλεγχο της προόδου όλων των μελών της ομάδας κ.λπ.
Τα προσόντα μιας θέσης Συντονιστή διαφέρουν από κλάδο σε τομέα, αλλά για να καλύψει τη θέση η βασική προϋπόθεση είναι Πτυχίο Επιχειρήσεων ή Ανθρώπινου Δυναμικού με αξιοπρεπή εμπειρία στον τομέα της Διαχείρισης Εκδηλώσεων.
Οι εταιρείες αναμένουν από τους συντονιστές να αντιμετωπίζουν σημαντικές κλήσεις από επενδυτές, να εκτελούν άψογα τις παρουσιάσεις και τις συναντήσεις, θεωρούνται ως ο σύνδεσμος μεταξύ του διευθύνοντος συμβούλου/εκτελεστικού και των ασκούμενων ή υπαλλήλων.
Είναι αποκλειστικά υπεύθυνοι για την απόδοση των μελών της ομάδας τους. Οι νεοεισερχόμενοι νεοεισερχόμενοι/οι ασκούμενοι βασίζονται στους συντονιστές καθώς είναι υπεύθυνοι για τη διεξαγωγή εκπαιδευτικών συνεδριών για τους ασκούμενους.
Οι συντονιστές είναι υπεύθυνοι για τη δόξα και την τιμή της εταιρείας καθώς εκπαιδεύουν ενεργά τους ερασιτέχνες καθώς και παρακολουθούν και καθοδηγούν το έμπειρο προσωπικό.
Πρέπει να ενημερώνουν συνεχώς τα αρχεία του εργοδότη καθώς και του επενδυτή ή του πελάτη για να αποφευχθεί οποιοδήποτε απότομο πρόβλημα.
Καθώς είναι υπεύθυνοι για την επίβλεψη, πρέπει να βελτιώσουν το παιχνίδι των δεξιοτήτων τους αποκτώντας τεχνογνωσία δεξιότητες όπως οικοδόμηση ομάδας, επίλυση προβλημάτων, διαχείριση χρόνου, ιεράρχηση προτεραιοτήτων, πολλαπλές εργασίες κ.λπ.
Το να είσαι παρορμητικός δεν είναι κατάλληλο για αυτή τη δουλειά, καθώς απαιτεί τεράστια υπομονή για να χειριστείς όλα τα μέλη της ομάδας, διασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχει διαφωνία μεταξύ τους.
Οι συντονιστές έχουν πολλές επιλογές για να διακλαδιστούν από τον τομέα τους, μπορούν να αποκτήσουν εξειδίκευση σε τομείς που κυμαίνονται από Μάρκετινγκ, Πωλήσεις, Γάμος έως Συντονιστής Επικοινωνίας κ.λπ.
Ανάλογα με το πτυχίο Bachelor, οι Συντονιστές μπορούν επίσης να αποκτήσουν τεχνογνωσία σε τομείς όπως τα Νέα και τα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης, το Ανθρώπινο Δυναμικό κ.λπ.
Κύριες διαφορές μεταξύ διοικητικού βοηθού και συντονιστή
- Ένας Βοηθός Διοικητικού είναι μια θέση που είναι περισσότερο βοηθός ενός διαχειριστή που περιλαμβάνει κυρίως εργασίες γραμματείας, ενώ ο συντονιστής είναι κάποιος που επιβλέπει και καθοδηγεί τους συμπαίκτες για την ολοκλήρωση του έργου.
- Ο Βοηθός Διοίκησης αναμένεται να διαχειρίζεται τις ταξιδιωτικές κρατήσεις, να διορθώνει ζωτικής σημασίας έγγραφα, να τα πιστοποιεί κ.λπ., από την άλλη πλευρά, ένας Συντονιστής αναμένεται να αναφέρει τον προϋπολογισμό του έργου, να εκπαιδεύει τους ασκούμενους, να μεταφέρει τα μηνύματα από τον επικεφαλής στους υπαλλήλους κ.λπ.
- Ένας διοικητικός βοηθός αναμένεται να κατέχει δεξιότητες όπως εξαιρετικά καλές δεξιότητες επικοινωνίας, Microsoft Office, Excel, κ.λπ., ενώ ένας συντονιστής αναμένεται να αποκτήσει εξειδίκευση σε δεξιότητες όπως Ηγεσία, Διαχείριση χρόνου κ.λπ.
- Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να δραστηριοποιηθεί σε τομείς όπως ο ιατρικός, ο επιχειρηματικός και ο νομικός, ενώ ένας συντονιστής μπορεί να δραστηριοποιηθεί σε τομείς όπως Ειδήσεις, PR, ΜΜΕ, Ανθρώπινοι πόροι κ.λπ.
- Τα ζωτικά καθήκοντα ενός Βοηθού Διοικητικού είναι να καταγράφει πρακτικά των συναντήσεων, να συνθέτει παρουσιάσεις και να διεξάγει ενεργή έρευνα, αντίθετα, τα ζωτικά καθήκοντα ενός Συντονιστή περιλαμβάνουν το χειρισμό πολλαπλών συμβάσεων γραφείου, την οργάνωση εκδηλώσεων και την ολοκλήρωση έργων, την εκπαίδευση ερασιτεχνών κ.λπ.
αναφορές
Τελευταία ενημέρωση: 13 Ιουλίου, 2023
Έχω καταβάλει τόση προσπάθεια γράφοντας αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου για να σας προσφέρω αξία. Θα είναι πολύ χρήσιμο για μένα, αν σκέφτεστε να το μοιραστείτε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή με τους φίλους/την οικογένειά σας. Η ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΕΙΝΑΙ ♥️
Η Emma Smith είναι κάτοχος μεταπτυχιακού διπλώματος στα αγγλικά από το Irvine Valley College. Είναι Δημοσιογράφος από το 2002, αρθρογραφώντας για την αγγλική γλώσσα, τον αθλητισμό και το δίκαιο. Διαβάστε περισσότερα για μένα σε αυτήν βιο σελίδα.
