Mis on arvutipõhine raamatupidamine? | Määratlus, toimimine, eelised vs miinused

 Arvutipõhine raamatupidamine on uue ajastu meetod ettevõtte või organisatsiooni finantsteabe kogumiseks, salvestamiseks ja säilitamiseks. See süsteem sisenes raamatupidamismaailma pärast arvutite tulekut 1980. aastatel.

Selle tulekuga muutus finantsteabe arvutamine ja haldamine organisatsioonide ja ettevõtete jaoks lapsemänguks.

Pole ime, et see on praegu valdav raamatupidamissüsteem enamikus ettevõtetes ja organisatsioonides.

Võtme tagasivõtmine

1. Arvutipõhine raamatupidamine kasutab tarkvara, et automatiseerida finantsarvestuse ja aruandluse protsessi.
2. Arvutipõhine raamatupidamine võimaldab täpsemat ja tõhusamat arvestust pidada, vähendades vigade ja pettuste riski.
3. Arvutipõhine raamatupidamistarkvara suudab koostada finantsandmete aruandeid reaalajas, võimaldades paremaid otsuseid ja finantsplaneerimist.

Arvutiarvestuse komponendid 

Arvutipõhine raamatupidamissüsteem koosneb kolmest järgmisest komponendist:

1. Riistvara: See viitab osadele, mida saab tunda või puudutada, nagu monitorid, printerid, kettaseadmed ja neid ühendavad juhtmega võrgud.
2. tarkvara: See on juhiste ja programmide kogum, mille alusel arvuti reageerib ja töötab.
3. Inimvara viitab inimestele, kes pääsevad juurde riistvarale ja käitavad seda tarkvara. 

Kuidas arvutipõhine raamatupidamine töötab?

Arvutipõhine raamatupidamine hõlmab raamatupidamisprogrammide või -tarkvara kasutamist, mis jälgib, korraldab ja haldab tehinguandmeid ning võimaldab kasutajal juurdepääsu raamatupidamisandmebaasi salvestatud andmetele. 

Igal arvutipõhisel raamatupidamissüsteemil on kaks põhinõuet.

1. Raamatupidamise raamistik: See sisaldab kontode pidamise koodide, põhimõtete ja rühmitusstruktuuri komplekti.
2. Tööprotseduur: See hõlmab täpselt määratletud toimingute meetodit, mis on kooskõlas organisatsiooni töökeskkonnaga tehinguandmete tõhusaks töötlemiseks ja salvestamiseks.

Kuna arvutipõhine raamatupidamine on üks andmebaasile orienteeritud rakendustest, nõuab see organisatsiooni finantsdokumentide säilitamiseks järgmisi lisaseadmeid.

1. Esiotsa liides: Interaktiivne link võimaldab kasutajal suhelda taustaandmebaasiga. Näiteks võib raamatupidamissüsteem käsitleda toodete ostmisega seotud tehingut andmesisestusoperaatori ekraanile ilmuva ostutšeki kaudu. Kui vajalikud andmed on sisestatud, salvestatakse need taustaandmebaasi.
2. Taustaandmebaas: See on koht, kus sisestatud andmed salvestatakse. See jääb kasutajale nähtamatuks ja vastab vastavalt sisestatud käskudele, kuid jääb kasutaja juurdepääsupiirkonda.
3. Andmetöötlus: See on toimingute jada, mis muudab sisestatud andmed otsuste tegemiseks kasulikuks teabeks.
4. Aruandlussüsteem: Aruande moodustab koordineeritud objektide komplekt.

Arvutisüsteemis hallatavaid tehinguandmeid kasutatakse järgmistel eesmärkidel.

1. Igakuiste finantsaruannete koostamine.
2. Maksudeklaratsioonide esitamine.
3. Aastaaruannete koostamine.
4. Muu finantsteabe esitamine, et kontrollida asjaomase organisatsiooni kasumlikkust, tegevust ja tõhusust.

Pilvesalvestuse ja -süsteemide tulekuga on finantskontode salvestamine ja otsimine muutunud palju lihtsamaks. Möödas on päevad, mil andmeid tuli salvestada diskettidele, CD-ROM-idele ja kõvaketastele. Organisatsioonid on nüüd vaid mõne hiireklõpsu kaugusel oma pilve salvestatud varukoopiate allalaadimisest.

Arvutipõhise raamatupidamisarvestuse eelised 

Tänapäeval on arvutipõhine raamatupidamine kujunenud valdavaks raamatupidamismeetodiks suurtes organisatsioonides ja rahvusvahelistes korporatsioonides ning see pole kindlasti põhjuseta.

Järgmised on arvutipõhise raamatupidamise peamised eelised:

1. Kiire: Raamatupidamine on üldiselt tüütu töö. Kuid raamatupidamistarkvara tulekuga ei peeta seda enam aeganõudvaks.
2. Täpne ja usaldusväärne: Arvutusvea tõenäosus on arvutipõhises raamatupidamises väiksem kui erinevalt aastal käsitsi raamatupidamine, tuleb järgnevate raamatupidamisega seotud toimingute jaoks sisestada suurem osa andmetest ainult üks kord. 
3. Turvatud: Võrreldes füüsiliste raamatupidamiskoopiatega, nagu pearaamatud ja ajakirjad, on tehingutega seotud teave arvutites turvalisem, kuna selle eeliseks on nende hankimine igal ajal ja igal pool.
4. Skaleeritav: Erinevalt käsitsi raamatupidamisest suudab arvutipõhine raamatupidamine käsitleda suuremahulisi tehinguid. Ainus asi, mida on vaja, on mõned lisaoperaatorid.
5. Võimaldab standardimist: Arvutipõhine raamatupidamine genereerib täpseid, puhtaid ja ühtseid andmeid. See hoiab ära korduvate töökohtade kaose ja monotoonsuse. Kõik need tegurid aitavad kaasa raamatupidamisprotsessi standardiseerimisele.
6. Automatiseerimine: Peamine põhjus, miks arvutipõhine raamatupidamine on muutunud nii populaarseks, on see, et see sisaldab kasutaja määratud raamatupidamisvormingut, mis võimaldab finantsdokumentide automaatset genereerimist vaid mõne hiireklõpsuga.

Arvutipõhise raamatupidamise puudused 

Vaatamata oma erinevatele eelistele ei ole arvutipõhisel raamatupidamisel ka omajagu piiranguid. Sellised piirangud tulenevad aga peamiselt sedalaadi raamatupidamise tegevuskeskkonnast.

Järgnevalt on toodud arvutipõhise raamatupidamisarvestuse mõned olulised puudused.

1. Kõrge hind:  Arvutipõhine raamatupidamine nõuab keerukat riistvara ja raamatupidamistarkvara. Peale selle nõuab see tehnikatundlikku personali. Kõik need tegurid suurendavad oluliselt asjaomase organisatsiooni üldkulusid.
2. Personali vastuseis: Kui kõik on automatiseeritud, peavad organisatsioonid koondatud töötajate kaotamist ettevaatlikuks. Selline mentaliteet tekitab olemasolevates töötajates hirmu ja ängi, kes on sellistele automatiseerimise sammudele vastu.
3. Süsteemitõrge: Tarkvararikkest või riistvararikkest tingitud süsteemikrahhi tõenäosus on arvutipõhise raamatupidamisarvestuse üks silmapaistvamaid piiranguid.
4. Turvarikkumised: Tänapäeva digimaailmas häkkeritest puudust pole. Seetõttu on arvutipõhise raamatupidamisarvestuse olulised piirangud turvarikkumised ja teabelekked.
5. Ebakompetentsus ootamatute vigade kontrollimiseks: Arvutid suudavad ette näha ja parandada ainult neid vigu, mis on kasutaja arvestusvormingus määratletud. See ei suuda tuvastada juhuslikke vigu.

viited

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Viimati värskendatud: 14. oktoober 2023