Qu'est-ce que la comptabilité manuelle ? | Définition, utilisations vs travail

Avant l'avènement de la révolution numérique, la plupart des activités liées aux entreprises, principalement la comptabilité financière, étaient effectuées à la main à l'aide d'un stylo, d'un crayon et de papier.

Aujourd'hui encore, cette méthodologie comptable manuelle traditionnelle est répandue parmi les entités commerciales et les entreprises.

Ce système comptable implique la tenue de registres de transactions dans des livres et des journaux convertis manuellement en rapports financiers.

Il est important de noter qu'il n'y a pas de différence entre les idées derrière la comptabilité informatisée et comptabilité manuelle. La seule différence est le support utilisé pour enregistrer et comptabiliser les transactions.

Faits marquants

1. La comptabilité manuelle est une méthode de comptabilité qui enregistre manuellement les transactions financières à l'aide d'un stylo et de papier ou de livres comptables.
2. Il s'agit d'une méthode traditionnelle utilisée par les petites entreprises et les particuliers, peu coûteuse et simple.
3. La comptabilité manuelle nécessite une grande précision et une grande attention aux détails, ce qui prend du temps par rapport à la comptabilité informatisée.

Qui utilise les systèmes de comptabilité manuelle ?

Toute entreprise ou organisation a besoin d'un système comptable efficace pour collecter, stocker et conserver des informations financières.

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les entreprises peuvent utiliser des systèmes comptables manuels, informatisés ou les deux.

Cependant, le système de comptabilité manuelle est davantage privilégié lorsqu'il s'agit de petites ou de nouvelles entreprises. C'est parce que:

1. Les transactions quotidiennes des petites et nouvelles entreprises ne sont pas si vastes.
2. Le système de comptabilité manuel est beaucoup plus facile à utiliser que les logiciels de comptabilité complexes.

Comment fonctionne la comptabilité manuelle ?

La comptabilité manuelle consiste principalement à utiliser les outils physiques suivants pour enregistrer et conserver les moindres détails des informations financières d'une entreprise.

Blocs de papier et Livres

 En l'absence de tableurs informatiques et de logiciels comme principal mode de tenue des registres financiers, les comptables utilisent des blocs de papier et des livres avec des lignes et des colonnes.

Généralement, il y a quatre colonnes imprimées ou plus, chacune séparée par deux lignes consécutives courant sur la feuille.

La première colonne du papier à gauche est affectée aux dates d'écriture. Par conséquent, la quantité d'espace laissée pour cette colonne est étroite.

En revanche, la deuxième colonne est utilisée pour noter les descriptions. En conséquence, le comptable fournit la plus grande quantité d'espace pour cette colonne.

Les montants des transactions et d'autres détails connexes tels que les ventes et les stocks sont notés dans les colonnes restantes.

Les blocs de papier sont imprimés en blanc ou en vert clair avec un espace pour noter chaque chiffre afin qu'aucun problème lié à l'écriture manuscrite ne se pose.

Journaux et grands livres

Ceux-ci sont utilisés pour noter les documents de fonctionnement et les documents financiers définitifs.

Les journaux et les grands livres prennent en charge le processus de comptabilité manuelle en aidant le comptable à conserver des enregistrements séparés pour différents types de transactions.

Par exemple, un jeu de journaux peut être affecté à la comptabilité des ventes au comptant. En revanche, un autre groupe peut enregistrer la masse salariale.

Une fois les transactions de ces comptes distincts calculées, les résultats sont combinés en une seule écriture de journal dans le grand livre général de l'entité commerciale.

Avantages de la comptabilité manuelle 

Même s'il s'agit d'un ancien système comptable, sa pertinence dans le monde contemporain n'est pas entièrement devenue superflue.

1. Moins cher: C'est beaucoup plus économique que d'installer des systèmes et des logiciels informatisés.
2. Moins de dépenses pour les employés : Comme le système de comptabilité manuelle ne nécessite pas de personnel ayant des connaissances spécialisées en informatique et en logiciels, les entreprises doivent moins dépenser pour les comptables.
3. Moins compliqué : Tout le monde n'est pas à l'aise avec les ordinateurs ou les logiciels. Au lieu de cela, un crayon et du papier les rendent plus efficaces en comptabilité.
4. Ne dépend pas de l'électricité : Contrairement à l'informatique comptabilité, la comptabilité manuelle peut être effectuée même sans électricité.
5. Pas de duplication ou de corruption de données : Contrairement à Comptabilité informatisée, il n'y a pas de risque de duplication ou de corruption des données.
6. Détection des erreurs potentielles : Le système de comptabilité manuelle implique une comptabilité en partie double, la saisie de crédits et de débits dans deux comptes différents. Cette méthode offre un moyen naturel de détecter les erreurs lorsque les débits et les crédits saisis sont comparés dans une balance de vérification. Une erreur est détectée lors de la balance de vérification si les débits ne correspondent pas aux crédits.

Inconvénients de la comptabilité manuelle

Malgré ses divers avantages, on ne peut nier que la comptabilité manuelle présente des limites importantes.

1. Intensif en main-d'œuvre :  La comptabilité manuelle est une tâche ardue qui nécessite patience, du temps et des connaissances comptables appropriées. Par conséquent, le recrutement de comptables financiers est nécessaire pour cette méthode comptable.
2. Long:  Contrairement à la comptabilité informatisée, la comptabilité manuelle est un processus lent et chronophage.
3. Le potentiel d'erreur humaine : On ne peut écarter les chances d'une éventuelle erreur humaine dans la saisie des données concernant la comptabilité manuelle.
4. Perte de copies papier : Les catastrophes ne donnent pas d'avertissement avant d'arriver. Les documents physiques tels que les registres et les journaux sont sujets au vol, à la perte, au feu, à l'eau, etc. Produire et stocker des doublons est en effet un travail fastidieux. 

Bibliographie

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Dernière mise à jour : 11 juin 2023