व्यवसाय और प्रबंधन की दुनिया नौकरियों के मामले में बहुत सारे अवसर प्रदान करती है। यह लंबे समय में एक उपयोगी करियर सुनिश्चित करता है।
अक्सर लोग मानते हैं कि कुछ नौकरियों में समान कर्तव्य/जिम्मेदारियाँ होती हैं, लेकिन वास्तव में, उनके कार्यों का सेट एक-दूसरे से काफी अलग होता है।
उदाहरण के लिए, ए प्रशासनिक सहायक और समन्वयक एक शौकिया के लिए आश्चर्यजनक रूप से समान दिखाई दे सकते हैं लेकिन वे समान नहीं हैं। उनके बीच अंतर जानने से इन पदों के लिए आवेदन करते समय मदद मिलेगी।
चाबी छीन लेना
- प्रशासनिक सहायक मुख्य रूप से लिपिकीय और संगठनात्मक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जबकि समन्वयक परियोजनाओं, घटनाओं या कार्यक्रमों का प्रबंधन करते हैं।
- समन्वयकों को प्रशासनिक सहायकों की तुलना में किसी विशेष क्षेत्र में अधिक विशिष्ट ज्ञान या विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।
- एक समन्वयक में निर्णय लेने की ज़िम्मेदारियाँ और विभिन्न टीमों के साथ सहयोग शामिल होता है, जबकि एक प्रशासनिक सहायक कई विभागों या व्यक्तियों का समर्थन करता है।
प्रशासनिक सहायक बनाम समन्वयक
एक के बीच का अंतर प्रशासनिक सहायक और एक समन्वयक वह होता है जो एक प्रशासनिक सहायक बिना किसी टकराव/संघर्ष के बैठकों और सम्मेलनों की व्यवस्था या आयोजन करने जैसे कर्तव्यों का पालन करता है, आरक्षण सहित यात्रा बुकिंग की प्रक्रिया को भी पूरा करता है, और एक सचिव के समान होता है, जबकि एक समन्वयक एक टीम को निर्देश देने के कर्तव्यों को निष्पादित करता है किसी दिए गए कार्य को पूरा करने के लिए, दूसरे शब्दों में समन्वयक को टीम लीडर भी कहा जा सकता है।
एक प्रशासनिक सहायक कार्यालय में सभी महत्वपूर्ण घटनाओं के प्रबंधन और शेड्यूल में सहायक के रूप में कार्य करता है। इस नौकरी में कुछ विशेषज्ञताएं भी हैं क्योंकि उन्हें उस क्षेत्र के अनुसार संशोधित किया जा सकता है जिसमें वे काम कर रहे हैं।
आम तौर पर, उनके काम में सत्यापन/दस्तावेज़ीकरण, सभी महत्वपूर्ण रिकॉर्ड और फाइलों को बनाए रखना, लेखांकन, ऑडिटिंग आदि शामिल हैं।
दूसरी ओर, एक समन्वयक एक निगरानी और कार्यान्वयन का कार्य है।
आमतौर पर, उन्हें सभी महत्वपूर्ण घटनाओं और परियोजनाओं पर नज़र रखनी होती है, साथ ही, उन्हें प्रत्येक परियोजना का बजट उद्धृत करना होता है, उसी परियोजना से संबंधित प्रोटोकॉल और दिशानिर्देशों को प्रकाशित/स्थापित करना होता है।
वे विशेष रूप से प्रशिक्षुओं और कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण सत्र आयोजित करने का कर्तव्य शुरू करते हैं। एक समन्वयक का विशिष्ट कार्य पर्यवेक्षण और निगरानी है।
तुलना तालिका
| तुलना के पैरामीटर | प्रशासनिक सहायक | संयोजक |
|---|---|---|
| आवश्यक योग्यता/कौशल | सामान्य शिक्षा डिग्री (जीईडी) या बिजनेस एसोसिएटिव डिग्री (कुछ मामलों में स्नातकोत्तर की आवश्यकता हो सकती है) | प्रबंधन डिग्री/व्यवसाय में स्नातक डिग्री/मानव संसाधन डिग्री/हाई स्कूल डिप्लोमा |
| महत्वपूर्ण जिम्मेदारियॉं | संचार प्रबंधन, शेड्यूलिंग/आयोजन, ऑडिटिंग, सत्यापन आदि। | पर्यवेक्षण और निगरानी, बजट उद्धृत करना, प्रशिक्षण शिविरों का आयोजन करना आदि। |
| अतिरिक्त कौशल/विशेषज्ञता की आवश्यकता | कंप्यूटर कौशल (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल, ऑफिस, आदि), समस्या-समाधान, आदर्श संचार कौशल, क्लर्क के रूप में अनुभव को प्राथमिकता दी जाती है | समय प्रबंधन, प्राथमिकताएं तय करने और एक साथ कई काम करने की क्षमता, दोषरहित नेतृत्व गुण, टीम में सामंजस्य और एकता लाना आदि। |
| अनुसरण करने के अन्य मार्ग | कार्यालय प्रशासन, व्यवसाय और स्वास्थ्य जैसे क्षेत्रों में विशेषज्ञता | मार्केटिंग/इवेंट समन्वयक, बिक्री समन्वयक, आदि। |
| लाभकारी/फलदायी क्षेत्र | व्यवसाय, प्रबंधन, शिक्षा, आदि। | मानव संसाधन, मीडिया/पीआर, आदि। |
प्रशासनिक सहायक क्या है?
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक प्रशासनिक सहायक एक ऐसा पद है जिसके लिए जबरदस्त मौखिक और लिखित संचार कौशल की आवश्यकता होती है और यह एक सचिवीय या सहायक नौकरी की तरह है।
उनसे अपेक्षा की जाती है कि वे बिना किसी टकराव या संघर्ष के सम्मेलनों और बैठकों का प्रबंधन और आयोजन करें।
एक प्रशासनिक सहायक के महत्वपूर्ण कार्य सभी पिछले और साथ ही वर्तमान कार्यालय रिकॉर्ड, सत्यापन/दस्तावेज़ीकरण, बहीखाता, आदि को बनाए रखना है।
उन्हें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और एक्सेल में विशेषज्ञता हासिल करने की सलाह दी जाती है जो फाइलों और रिकॉर्ड को बनाए रखने में सहायता करेगी। उनसे कंप्यूटर और सॉफ्टवेयर से अच्छी तरह वाकिफ होने की उम्मीद की जाती है ताकि वे ईमेल, मेमो, पत्र आदि अच्छी तरह से तैयार कर सकें।
सहायक होने के नाते, उनसे टिकट बुकिंग, होटल आरक्षण आदि से लेकर यात्रा संबंधी सभी बुकिंग की व्यवस्था/सेटअप करने की अपेक्षा की जाती है, आधिकारिक तौर पर उन्हें वार्षिक/मासिक व्यय को रिकॉर्ड करने, निर्धारित सम्मेलन/प्रस्तुतियों की तैयारी के लिए स्प्रेडशीट बनाने के लिए कहा जाता है। , और इसी तरह।
दस्तावेज़ीकरण प्रशासनिक सहायकों के दिन-प्रतिदिन के कार्यों में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है क्योंकि उनसे रिकॉर्ड/दस्तावेजों को प्रूफरीड करने, बैठक के मिनटों को नोट करने आदि की अपेक्षा की जाती है।
बढ़ते अवसरों के साथ एक प्रशासनिक सहायक अब कई उप-शाखाओं के लिए खुला है, सटीक रूप से कहा जाए तो वे कानूनी से लेकर चिकित्सा तक हर क्षेत्र में आसानी से विशेषज्ञता हासिल कर सकते हैं।
बेशक, विशेषज्ञता हासिल करना यह दर्शाता है कि उनके पास उस विशेष क्षेत्र में पर्याप्त ज्ञान होना चाहिए, उदाहरण के लिए, चिकित्सा क्षेत्र से संबंधित एक प्रशासनिक सहायक को चिकित्सा शब्दावली, रिपोर्ट और प्रोटोकॉल के बारे में पर्याप्त ज्ञान होना चाहिए, जबकि कानूनी क्षेत्र में शामिल एक सहायक के पास पर्याप्त ज्ञान होना चाहिए। कानूनी शब्दजाल और प्रक्रियाओं को समझना चाहिए।
सामूहिक रूप से, एक प्रशासनिक सहायक से उत्पादक, भरोसेमंद, भरोसेमंद, कंप्यूटर से अच्छी तरह वाकिफ, आदर्श बातचीत करने वाला, सहयोगी आदि होने की उम्मीद की जाती है।
पिछले दशक में, प्रशासनिक सहायकों की रोजगार दर में जबरदस्त वृद्धि हुई है जो इंगित करता है कि यह विशेष नौकरी हर क्षेत्र/सेक्टर के लिए काफी आवश्यक है।
समन्वयक क्या है?
उपर्युक्त, एक समन्वयक एक उपाधि है जो एक पेशेवर को दी जाती है जो अपनी टीम के सदस्यों को सद्भाव में मिलकर काम करने के लिए पर्यवेक्षण, मार्गदर्शन और मार्गदर्शन करता है।
उनके महत्वपूर्ण कार्यों में प्रोजेक्ट/इवेंट बजट उद्धृत करना, टीम के सभी सदस्यों की प्रगति पर नज़र रखना आदि शामिल हैं।
समन्वयक पद के लिए योग्यता आवश्यकताएं अलग-अलग क्षेत्रों में अलग-अलग होती हैं, लेकिन इस पद को हासिल करने के लिए मूल आवश्यकता इवेंट मैनेजमेंट के क्षेत्र में अच्छे अनुभव के साथ व्यवसाय या मानव संसाधन में स्नातक की डिग्री है।
कंपनियां उम्मीद करती हैं कि समन्वयक निवेशकों की महत्वपूर्ण कॉलों को निपटाएंगे, प्रस्तुतियों और बैठकों को पूरी तरह से निष्पादित करेंगे, उन्हें मुख्य अधिकारी/कार्यकारी और प्रशिक्षुओं या कर्मचारियों के बीच की कड़ी माना जाता है।
वे अपनी टीम के सदस्यों के प्रदर्शन के लिए पूरी तरह जिम्मेदार हैं। नए शामिल हुए फ्रेशर/इंटर्न समन्वयकों पर भरोसा करते हैं क्योंकि वे इंटर्न के लिए प्रशिक्षण सत्र आयोजित करने के लिए जिम्मेदार होते हैं।
समन्वयक कंपनी की महिमा और सम्मान के लिए जवाबदेह हैं क्योंकि वे सक्रिय रूप से नौसिखियों को प्रशिक्षित करने के साथ-साथ अनुभवी कर्मचारियों की निगरानी और मार्गदर्शन करते हैं।
किसी भी आकस्मिक समस्या से बचने के लिए उन्हें नियोक्ता के साथ-साथ निवेशक या ग्राहक के रिकॉर्ड को लगातार अपडेट करना चाहिए।
चूंकि वे पर्यवेक्षण के प्रभारी हैं, इसलिए उन्हें विशेषज्ञता हासिल करके अपने कौशल खेल को बढ़ाने की जरूरत है सॉफ्ट स्किल्स जैसे टीम निर्माण, समस्या-समाधान, समय प्रबंधन, प्राथमिकता तय करना, मल्टीटास्किंग आदि।
आवेगशील होना इस काम के लिए उपयुक्त नहीं है क्योंकि इसमें टीम के सभी सदस्यों को संभालने के लिए जबरदस्त धैर्य की आवश्यकता होती है ताकि उनके बीच कोई विवाद न हो।
समन्वयकों के पास अपने क्षेत्र से बाहर निकलने के लिए काफी कुछ विकल्प होते हैं, वे मार्केटिंग, सेल्स, शादी से लेकर संचार समन्वयक आदि क्षेत्रों में विशेषज्ञता हासिल कर सकते हैं।
स्नातक की डिग्री के आधार पर, समन्वयक समाचार और मीडिया, मानव संसाधन आदि क्षेत्रों में भी विशेषज्ञता हासिल कर सकते हैं।
प्रशासनिक सहायक और समन्वयक के बीच मुख्य अंतर
- प्रशासनिक सहायक एक ऐसा पद है जो एक व्यवस्थापक के सहायक के समान होता है जिसमें अधिकतर सचिवीय कार्य शामिल होते हैं, जबकि एक समन्वयक वह होता है जो परियोजना को पूरा करने के लिए टीम के साथियों की देखरेख और मार्गदर्शन करता है।
- प्रशासनिक सहायक से यात्रा आरक्षण का प्रबंधन करने, महत्वपूर्ण दस्तावेजों को प्रूफरीड करने, उन्हें सत्यापित करने आदि की अपेक्षा की जाती है, दूसरी ओर, एक समन्वयक से परियोजना बजट का उद्धरण देने, प्रशिक्षुओं को प्रशिक्षित करने, मुख्य अधिकारी से कर्मचारियों तक संदेश पहुंचाने आदि की अपेक्षा की जाती है।
- एक प्रशासनिक सहायक से असाधारण अच्छे संचार कौशल, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, एक्सेल इत्यादि जैसे कौशल में महारत हासिल करने की उम्मीद की जाती है, जबकि एक समन्वयक से इन जैसे कौशल में विशेषज्ञता हासिल करने की उम्मीद की जाती है। नेतृत्व, समय प्रबंधन, आदि।
- एक प्रशासनिक सहायक चिकित्सा, व्यवसाय और कानूनी जैसे क्षेत्रों में शाखा लगा सकता है, जबकि एक समन्वयक समाचार, पीआर, मीडिया, मानव संसाधन आदि जैसे क्षेत्रों में शाखा लगा सकता है।
- एक प्रशासनिक सहायक के महत्वपूर्ण कार्यों में बैठकों के मिनट लिखना, प्रस्तुतियाँ तैयार करना और सक्रिय अनुसंधान करना शामिल है, इसके विपरीत, एक समन्वयक के महत्वपूर्ण कार्यों में कई कार्यालय अनुबंधों को संभालना, कार्यक्रमों का आयोजन करना और परियोजनाओं को पूरा करना, शौकीनों को प्रशिक्षण देना आदि शामिल हैं।
संदर्भ
अंतिम अद्यतन: 13 जुलाई, 2023
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एम्मा स्मिथ के पास इरविन वैली कॉलेज से अंग्रेजी में एमए की डिग्री है। वह 2002 से एक पत्रकार हैं और अंग्रेजी भाषा, खेल और कानून पर लेख लिखती हैं। मेरे बारे में उसके बारे में और पढ़ें जैव पृष्ठ.
