Apa itu Akuntansi Manual? | Definisi, Penggunaan vs Bekerja

Sebelum munculnya revolusi digital, sebagian besar kegiatan terkait bisnis, terutama akuntansi keuangan, biasanya dilakukan dengan tangan menggunakan pena, pensil, dan kertas.

Bahkan saat ini, metodologi akuntansi manual tradisional ini lazim di kalangan entitas bisnis dan perusahaan.

Sistem akuntansi ini memerlukan pencatatan transaksi dalam buku dan jurnal yang diubah secara manual menjadi laporan keuangan.

Penting untuk dicatat bahwa tidak ada perbedaan antara gagasan di balik komputerisasi akuntansi dan akuntansi manual. Satu-satunya perbedaan adalah media yang digunakan untuk pencatatan dan pembukuan transaksi.

Pengambilan Kunci

1. Akuntansi manual adalah metode pembukuan yang mencatat transaksi keuangan secara manual menggunakan pena dan kertas atau buku akuntansi.
2. Ini adalah metode tradisional yang digunakan oleh usaha kecil dan individu dan tidak mahal serta mudah.
3. Akuntansi manual membutuhkan akurasi tinggi dan perhatian terhadap detail, yang memakan waktu dibandingkan dengan akuntansi terkomputerisasi.

Siapa yang menggunakan Sistem Akuntansi Manual?

Setiap bisnis atau organisasi memerlukan sistem akuntansi yang efisien untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memelihara informasi keuangan.

Di dunia digital saat ini, perusahaan dapat menggunakan sistem akuntansi manual, komputerisasi, atau keduanya.

Namun, sistem akuntansi manual lebih disukai untuk perusahaan kecil atau baru. Ini karena:

1. Transaksi sehari-hari perusahaan kecil dan baru tidak begitu luas.
2. Sistem akuntansi manual jauh lebih mudah digunakan daripada perangkat lunak akuntansi yang kompleks.

Bagaimana cara kerja Akuntansi Manual?

Akuntansi Manual terutama memerlukan penggunaan alat fisik berikut untuk mencatat dan memelihara detail terkecil dari informasi keuangan bisnis.

Bantalan kertas dan Buku

 Dengan tidak adanya spreadsheet komputer dan perangkat lunak sebagai cara utama menyimpan catatan keuangan, bantalan kertas dan buku dengan baris dan kolom digunakan oleh akuntan.

Umumnya, ada empat atau lebih kolom yang dicetak, masing-masing dipisahkan oleh dua baris berurutan di lembar.

Kolom pertama kertas di sebelah kiri ditugaskan untuk menulis tanggal. Oleh karena itu, jumlah ruang yang tersisa untuk kolom ini sempit.

Sebaliknya, kolom kedua digunakan untuk mencatat deskripsi. Karenanya, akuntan menyediakan ruang seluas-luasnya untuk kolom ini.

Jumlah transaksi dan detail terkait lainnya seperti penjualan dan inventaris dicatat di kolom yang tersisa.

Bantalan kertas dicetak dengan warna putih atau hijau muda dengan ruang untuk mencatat setiap angka sehingga tidak timbul masalah terkait tulisan tangan.

Jurnal dan Buku Besar

Ini digunakan untuk mencatat fungsi dan dokumen keuangan akhir.

Jurnal dan buku besar mendukung proses akuntansi manual dengan membantu akuntan menyimpan catatan terpisah untuk berbagai jenis transaksi.

Misalnya, satu set jurnal dapat ditugaskan untuk akuntansi penjualan tunai. Sebaliknya, kelompok lain mungkin mencatat penggajian.

Setelah transaksi dari akun terpisah ini dihitung, hasilnya digabungkan menjadi satu entri jurnal di buku besar entitas bisnis.

Kelebihan Akuntansi Manual 

Meskipun merupakan sistem akuntansi lama, relevansinya di dunia kontemporer belum sepenuhnya menjadi berlebihan.

1. Lebih murah: Ini jauh lebih ekonomis daripada menginstal sistem dan perangkat lunak terkomputerisasi.
2. Lebih sedikit pengeluaran untuk karyawan: Karena sistem akuntansi manual tidak memerlukan personel dengan pengetahuan khusus di bidang komputer dan perangkat lunak, perusahaan harus mengurangi pengeluaran untuk akuntan.
3. Kurang rumit: Tidak semua orang merasa nyaman dengan komputer atau perangkat lunak. Sebaliknya, pensil dan kertas membuat mereka lebih efisien dalam akuntansi.
4. Tidak tergantung pada listrik: Berbeda dengan Komputerisasi akuntansi, akuntansi Manual dapat dilakukan bahkan tanpa listrik.
5. Tidak ada duplikasi atau kerusakan data: Tidak seperti di Akuntansi terkomputerisasi, tidak ada duplikasi data atau risiko korupsi.
6. Deteksi potensi kesalahan: Sistem akuntansi manual memerlukan akuntansi entri ganda, memasukkan kredit dan debit dalam dua akun berbeda. Metode ini memberikan cara alami untuk mendeteksi kesalahan saat debit dan kredit yang dimasukkan dibandingkan dalam neraca saldo. Kesalahan terdeteksi selama neraca percobaan jika debit tidak sesuai dengan kredit.

Kerugian Akuntansi Manual

Terlepas dari berbagai kelebihannya, tidak dapat disangkal bahwa akuntansi manual memiliki beberapa keterbatasan yang signifikan.

1. Padat karya:  Akuntansi manual adalah tugas berat yang membutuhkan kesabaranwaktu, dan pengetahuan akuntansi yang tepat. Oleh karena itu, rekrutmen akuntan keuangan diperlukan untuk metode akuntansi ini.
2. Memakan waktu:  Tidak seperti akuntansi terkomputerisasi, akuntansi manual adalah proses yang lambat dan memakan waktu.
3. Potensi kesalahan manusia: Seseorang tidak dapat mengabaikan kemungkinan kesalahan manusia yang mungkin terjadi dalam entri data mengenai akuntansi Manual.
4. Kehilangan hard copy: Bencana tidak memberikan peringatan sebelum tiba. Dokumen fisik seperti buku besar dan jurnal rentan terhadap pencurian, kehilangan, kebakaran, air, dll. Memproduksi dan menyimpan duplikat memang pekerjaan yang membosankan. 

Referensi

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Terakhir Diperbarui : 11 Juni 2023