議題と議事録: 違いと比較

会議は、複数の人が集まり、ビジネスやその他の関連事項について話し合うグループ コミュニケーション プロセスです。 議題と議事録はどちらも会議の重要な部分です。

主要な取り組み

1. 議題は議論されるトピックのリストであり、議事録は議論され決定された内容を記録します。
2. アジェンダは会議の前に準備され、議論されるトピックを出席者に知らせますが、議事録は会議の後に作成された決定を文書化するために準備されます。
3. 議題は会議を順調に進めるためのガイドであり、議事録は会議の議事進行の公式記録として機能します。

議題と議事録

議題は会議で話し合う項目のリストであり、議事録は会議で話し合って決定した内容を記録したものです。 議題は会議の計画を設定し、議事録は結果を記録します。 議題は、トピックとそれらが議論される順序の概要を示します。 議事録には、出席者の名前と取り上げられた要点の要約が含まれます。

議題は、会議の前に準備されたリストであり、議論するすべての重要なトピックが含まれています。 それはすべてのメンバーに送られ、会長によってのみ承認されます。

議事録は、会議で議論されたすべてのトピックの記録です。 セッションが終了した後、 秘書 メンバーの承認を得た後、議長によって確認されます。 会議のすべての詳細が含まれているため、非常に重要です。

比較表

比較パラメータ	議題	分
意味	議論する必要があるすべてのトピックをリストします。	すべての議論を記録します。
使用法	議長の議論に役立ちます。	決定の証拠として役立ちます。
準備	会議の前に準備	打ち合わせ後に準備
レコーディング	会議のお知らせ	別冊あります
書かれた（時制）	未来形で書かれた	過去形で書かれている

アジェンダとは？

議題は、会議中に議論する必要があるトピックと活動で構成される計画です。 議題は幹事が作成し、会議の前にメンバーに配布されます。

現在形や過去形で書かれることは決してありませんが、事前に準備されているため、常に未来です。

アジェンダに含めるべき重要事項:

1. 会場
2. 日付
3. タイミング
4. ご用件 
5. トピックの説明
6. 各トピックに割り当てられた時間
7. 各メンバーの名前

議題の重要性

1. について説明します 目的: 議題は、会議の目的を詳細に定義するという主な目的に役立ちます。 会議の目標が誰にとっても不明確な場合、混乱が生じます。 フォーラム メンバー。 したがって、この問題を解決します。
2. 準備の時間: メンバーがすべてのことを準備し、理解する時間を与えます。 情報 会議で議論される活動について。 したがって、準備する時間がなかったという言い訳はできません。
3. 焦点を維持する: 議題はすべての時間の無駄を削減し、会議の焦点を維持するため、多くの時間を無駄にすることなくすべてが適切に議論されます。

ミニッツとは？

議事録、または会議の議事録は、会議中に発生したすべての詳細なメモです。 会議終了後に幹事が全員で話し合って作成した会議のまとめです。

議題とは異なり、会議の議事録は決して未来または現在時制で書かれることはありません。 必ず過去形で書かれますが、これは会議が終わってから準備するためです。

含まれるアイテム:

1. 会議の日時
2. メンバーの名前
3. すべてのトピックが詳細に議論されました。
4. 決定事項

会議の議事録は、次の理由により不可欠です。 

1. 法的保護と証拠: 議論されたすべてのトピックと活動を記録します。 したがって、法的手続きが必要な場合は、法的保護として機能します。 
2. ガイダンスを提供する: 会議で行われたすべての活動とトピック、および決定に関する詳細な情報が含まれているため、ガイドします。
3. すべての側面について話し合った後、必要な変更を行う際に役立ちます。
4. 全員がそれぞれの役割を知っているため、多くの時間を節約できます。
5. 何らかの理由で会議に出席できなかった人に役立ちます。 したがって、彼らはそれを通してすべての知識を習得します。

議題と議事録の主な違い

1. 議題は、会議の一連のイベントの詳細なリストです。 それは議論されなければならない主題を含む声明であるのに対し、議事録は議論されたすべてのものの交差点の記録です.
2. アジェンダは、議長とメンバーが議論のすべてのトピックを事前に知っているため、役に立ちます。 対照的に、議事録は実質的な証拠であり、議論されたことの証拠です。
3. 議題は幹事が会議前に作成し、議長の承認後に会員に送付されます。 対照的に、会議の議事録は、幹事による会議の後に準備され、メンバーによって承認され、最後に議長によって確認されます。
4. 議事録には独自の帳簿がないため、会議の通知に記録されますが、議事録は議事録として知られる記録の帳簿です。
5. アジェンダは、その準備のために常に未来形で書かれ、議事録は最後に用意されるため、常に過去形で書かれています。

参考文献

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

最終更新日 : 11 年 2023 月 XNUMX 日