秘書と受付係: 違いと比較

秘書と受付は、当社で果たすべき重要な役割を担っています。 彼らの主な仕事は、責任の形が異なります。 どちらも、会社とそのサービスに対する高い評価を維持する必要があります。

話す相手によっては、彼らの仕事が難しい場合もあります。 どちらのポジションも、キャリアを始めるのに適しています。

重要なポイント

1. 秘書は、スケジューリング、記録管理、コミュニケーションなどの管理業務を担当し、受付係は訪問者に挨拶し、適切な担当者または部門に案内します。
2. 秘書は受付係よりも高い教育と訓練を必要とし、多くの秘書が事務管理または関連分野の学位または資格を取得しています。
3. 秘書は法務秘書や医療秘書など、より専門的な役割を担っていますが、受付係はさまざまな業界や環境で働いています。

秘書vs受付係

秘書と受付の違いは、職務内容が異なることです。 それはあなたが働いている会社の種類によって異なります。 一部の企業では、受付担当者にコンピュータ分野で追加の作業を行うよう求める場合があります。 秘書は、上司のために旅行手配フィルターを作成するように求められることがあります。 

幹事は、すべての活動を誠実に管理する人です。 事務処理、メール、およびその他のオフィス関連の作業があります。 入社する会社によって、簡単な場合と難しい場合があります。

中には、相手を信頼し、機密情報の一部を共有してくれる個人秘書を持つ人もいます。  

受付は事務サポート職の一部です。 ほとんどの企業では、このポジションは初級レベルであるため、女性従業員を配置し、男性はこの仕事をしません。

また、女性従業員がいることは、他の人に怒りや不快感を示さずに質問に対処することを意味します. 女性候補者は、男性候補者と比較して、選考プロセスにおいてより高い優先度が与えられます。

比較表

秘書とは？

秘書は、上級代表者に関連する職務を任命し、実行するために会社によって任命された人物です。 彼らの役割は非常に重要です。 彼らはすべてのタスクに責任があります。

会社を始めると、すべての会議やイベントを追跡することはできません。 将来の不一致を避けるために、彼らはその仕事をするために新しい人を雇います。 

彼らの主な役割は、今後の会議、イベント、パーティーについて上層部に通知し、時間を作って仕事のスケジュールを立てることです。

彼らの仕事は、会議、議題、招待する人数について事前にすべてを処理することです。

秘書がいなければ、一人で仕事をこなすことが重要です。 スケジュールに惑わされ、会社の評判が悪くなります。

すべての秘書は、いくつかの資質を持っている必要があります。 彼らは優れたコミュニケーション スキルを備えている必要があり、自分の仕事について決して動揺してはならず、会議中は落ち着いて行動する必要があります。 

彼らが働く会社の種類に応じて、個人秘書、協会の秘書、秘書の秘書など、さまざまなタイプの秘書がいます。 大使館、協同組合の秘書、地方自治体の秘書、政府部門の秘書、および会社の秘書。 

レセプショニストとは？

受付係は、会社、タイミング、および今後の活動に関するすべての質問に対応する人です. 彼らはオフィスのロビーに着席します。 彼らの主な仕事は、彼らが働いている会社や組織のフロントデスクになります。

彼らは訪問者の質問に対面または電話で対応します。 相手に怒鳴ることなく落ち着いて答えてくれます。 すべての企業には、顧客の問い合わせを処理するための受付係がいます。

ビジネス組織は、まず受付係に連絡して、勤務スケジュール、会議、およびタイミングについて詳しく知る必要があります。 多くの人と接することでストレスを感じることがあり、同じことを別の人に繰り返す必要がありました。 

彼らは会社とその隅々まですべてを知っているので、最も重要です。彼らは顧客の質問に対応するために、オフィス関連の重要なタスクを常に把握しています。彼らは、一緒に働いている組織について非常に最新の情報を持っています。

受付係は、優れたコミュニケーション スキルを備えている必要があります。 彼らは礼儀正しく穏やかな態度で対話する必要があります。 クライアントとの良好で健全な関係を維持する必要があります。 

フロントデスク監査員、ホテルフロントデスクアソシエイト、スケジュールコーディネーターなど、さまざまなタイプの受付係がいます。 

秘書と受付係の主な違い

1. 受付係の仕事には、電話に出たり、オフィスに足を踏み入れた人に話しかけたりすることが含まれます。 しかし、秘書の仕事には、上司の仕事を処理することが含まれます。
2. 受付係は、コンピューターの使い方に関する基本的な知識を持っている必要があります。 しかし一方で、秘書は非の打ちどころのないコンピュータースキルを持っている必要があることを知っておく必要があります.
3. 会社の第一印象は、受付係が質問に答える方法によって判断されます。 秘書の役割は、会社が会議の実施を承認した後に続きます。
4. 受付の上手な人はワープロソフトやエクセルシートの知識が必要ですが、秘書は上司に代わってメールの送信を頼まれることがあるため、文章力が求められます。
5. 受付係は、電話とは別に、ファックス機、コピー機、およびいくつかのビデオ会議ソフトウェアを習得する必要があります。 場合によっては、秘書と交代で仕事をすることもあります。

1. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
2. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html