ผู้ช่วยผู้บริหารกับผู้ช่วยบริหาร: ความแตกต่างและการเปรียบเทียบ

หากคุณมีความสนใจในการสร้างอาชีพด้านธุรกิจและการบริหาร คุณอาจพิจารณาเป็นผู้ช่วยผู้บริหารหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการได้

แม้ว่าบทบาทงานทั้งสองนี้จะมีความรับผิดชอบประเภทเดียวกัน แต่ก็มีความแตกต่างหลายประการระหว่างสองบทบาทนี้ การทำความเข้าใจความแตกต่างจะช่วยให้คุณเลือกระหว่างบทบาทงานทั้งสองนี้ได้

ประเด็นที่สำคัญ

1. ผู้ช่วยผู้บริหารให้การสนับสนุนระดับสูงแก่ผู้บริหารระดับสูง ในขณะที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะช่วยเหลืองานในสำนักงานทั่วไป
2. ผู้ช่วยผู้บริหารจัดการตารางเวลาที่ซับซ้อนและอาจจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในขณะที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมุ่งเน้นไปที่หน้าที่การบริหารตามปกติ
3. ผู้ช่วยผู้บริหารต้องการประสบการณ์และทักษะเฉพาะทางมากกว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

ผู้ช่วยผู้บริหารคือบุคคลที่รับผิดชอบในการสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงและผู้นำทางธุรกิจที่มีบทบาทในการจัดการเสมียนและสำนักงาน ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือบุคคลที่ให้การสนับสนุนผู้มาเยี่ยมในสำนักงาน ผู้จัดการ และพนักงานของบริษัท โดยจัดการงานต่างๆ และทำให้ปฏิสัมพันธ์ราบรื่น

ผู้ช่วยผู้บริหารคือผู้ที่สนับสนุนผู้นำทางธุรกิจและผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ผู้ช่วยผู้บริหารให้การสนับสนุนเสมียนและปฏิบัติหน้าที่การจัดการสำนักงานหลายอย่าง

บางครั้งงานของพวกเขาส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จขององค์กร หน้าที่ของผู้ช่วยบริหารคือการตอบอีเมล รับสาย รับแฟกซ์ ให้การสนับสนุนเสมียน และอื่นๆ

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือบุคคลที่ให้การสนับสนุนผู้จัดการ ผู้มาเยี่ยมในสำนักงาน และพนักงานคนอื่น ๆ ขององค์กรโดยจัดการงานหลายอย่าง เช่น การสร้างและการกรอกการนำเสนอและรายงาน การตั้งค่าการประชุม และการทำให้มั่นใจว่ามีปฏิสัมพันธ์ที่มีโครงสร้างที่ดีระหว่างองค์กรและ คนอื่น ๆ.

บางครั้งผู้ช่วยฝ่ายบริหารทำงานเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารหรือผู้ประสานงานด้านการบริหาร

ตารางเปรียบเทียบ

พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ	ผู้ช่วยผู้บริหาร	ผู้ช่วยผู้บริหาร
หน้าที่เสมียน	ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระและมีหน้าที่ที่ซับซ้อนมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับผู้ช่วยฝ่ายบริหาร	หน้าที่ของผู้ช่วยฝ่ายธุรการนั้นจำกัดอยู่ที่หน้าที่เสมียนเท่านั้น ไม่สามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเอง
ความรับผิดชอบร่วมกัน	ผู้ช่วยผู้บริหารดำเนินการวิจัยเท่านั้นและต้องทำงานนำเสนอและโครงการตามนายจ้าง	ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถทำงานร่วมกันในโครงการหรือวิจัยกับนายจ้างได้
ทักษะ	ทักษะหลักที่จำเป็นในการเป็นผู้บริหาร ได้แก่ ความมีไหวพริบ การจัดการกับแรงกดดันในการทำงาน ความชำนาญด้านเทคโนโลยี ทักษะในการจัดองค์กร ทักษะการวิเคราะห์ ทักษะการจัดลำดับความสำคัญ ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทักษะการสื่อสาร ทักษะการเจรจาต่อรอง	ทักษะหลักที่จำเป็นในการเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ได้แก่ ความฉลาดทางอารมณ์ ทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทักษะในการจัดองค์กร การมีทัศนคติที่มีใจรักในการบริการ ทักษะในการสื่อสาร และอื่นๆ
ประสบการณ์การทำงาน	โดยส่วนใหญ่แล้วผู้ช่วยผู้บริหารต้องการประสบการณ์การทำงานในสาขานี้มาสองสามปี	ผู้ช่วยฝ่ายบริหารไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงานมาก่อน
เงินเดือน	เงินเดือนของผู้ช่วยผู้บริหารสูงกว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหาร	เงินเดือนของผู้ช่วยธุรการต่ำกว่าผู้ช่วยผู้บริหาร

ผู้ช่วยผู้บริหารคืออะไร?

ผู้ช่วยผู้บริหารคือบุคคลที่จัดหาผู้ช่วยด้านการบริหารระดับสูงให้กับผู้นำทางธุรกิจและผู้บริหารระดับสูงในองค์กรหรือบริษัท

เช่นเดียวกับผู้ช่วยส่วนตัวและฝ่ายธุรการอื่น ๆ ผู้ช่วยผู้บริหารยังปฏิบัติหน้าที่เสมียนด้วย อย่างไรก็ตาม พวกเขามีความรับผิดชอบในระดับที่เพิ่มมากขึ้นและสูงขึ้น

ผู้ช่วยผู้บริหารคือมือขวาของผู้บริหารของบริษัท พวกเขาจัดการทุกอย่างตั้งแต่ตารางเวลาส่วนตัวของผู้บริหารไปจนถึงการประชุมคณะกรรมการ

พวกเขาปฏิบัติหน้าที่เสมียน เช่น การส่งบันทึก การโทรออกและรับสาย จัดตารางการประชุม การดูแลไฟล์ การตรวจสอบรายงานที่เข้ามา การกำหนดตารางเวลาประจำวันของผู้บริหาร การแก้ไขและร่างจดหมายโต้ตอบ และการรับผู้เยี่ยมชม

ในการดำเนินการนี้ ผู้ช่วยผู้บริหารจำเป็นต้องมีโปรแกรมซอฟต์แวร์ขั้นสูง

บ่อยครั้งที่ผู้ช่วยผู้บริหารทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูงและผู้นำของบริษัท ในบางองค์กร ผู้ช่วยผู้บริหารจะดูแลงานของผู้ช่วยส่วนตัวและผู้ช่วยธุรการ

ผู้ช่วยผู้บริหารอาจมีผู้ช่วยหนึ่งคนขึ้นไป ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและขนาดขององค์กร

ผู้ช่วยผู้บริหารทำงานในสำนักงาน ผู้ช่วยผู้บริหารมีอยู่ในทุกอุตสาหกรรม รวมถึงโรงพยาบาล โรงเรียน หน่วยงานของรัฐ องค์กรไม่แสวงผลกำไร และองค์กรธุรกิจ

ผู้ช่วยผู้บริหารทำงานเป็นผู้ดูแลของบริษัทโดยควบคุมการโทรและกำหนดเวลา ยกเลิก หรือจัดกำหนดการการประชุมที่สำคัญใหม่

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคืออะไร?

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารเป็นหนึ่งในพนักงานที่สำคัญที่สุดของบริษัทที่ช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ผู้ช่วยฝ่ายธุรการทำงานเป็นเลขานุการ พนักงานต้อนรับ หรือเสมียนในสำนักงานที่ดำเนินงานประจำวันในองค์กรและเสมียน

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการจะต้องมีการจัดระเบียบที่ดีและมุ่งเน้นรายละเอียดเพื่อสร้างสถานที่ทำงานที่มีโครงสร้างที่ดี

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการ ร่าง ข้อความ จัดระเบียบไฟล์ ช่วยเหลือพนักงานคนอื่นๆ และกำหนดเวลาการนัดหมาย

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเขียนข้อความ สร้างสเปรดชีต จัดทำเอกสาร รายงาน และการนำเสนอ และจัดการฐานข้อมูล

บางครั้ง ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ เจรจากับผู้ขาย รับข้อมูลจากหลายแหล่ง และจัดการห้องสมุดหรือห้องเก็บของขององค์กร

จำเป็นต้องมีทักษะหลายอย่างในการเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

ทักษะคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ขั้นพื้นฐาน ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทักษะการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทักษะในการจัดองค์กร ความรู้เกี่ยวกับการบริหารสำนักงานและขั้นตอนและระบบการจัดการ ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการวางแผนและการจัดองค์กร ทักษะการตัดสินใจ และ จำเป็นต้องมีประกาศนียบัตรหรือวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัย

บางครั้งพวกเขาก็ให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ช่วยผู้บริหาร

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถทำงานได้ทั้งในสำนักงานและจากที่บ้านเกือบตลอดเวลา และผู้ช่วยฝ่ายบริหารแบบเต็มเวลาจำเป็นต้องทำงานจากสำนักงาน ในทุกอุตสาหกรรม จำเป็นต้องมีผู้ช่วยฝ่ายบริหารเพื่อให้การดำเนินธุรกิจราบรื่น

แต่ผู้ช่วยเสมือนกำลังได้รับความนิยมในทุกอุตสาหกรรม

ความแตกต่างหลักระหว่างผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

1. ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระและมีหน้าที่ที่ซับซ้อนมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ในทางกลับกัน หน้าที่ของผู้ช่วยฝ่ายบริหารนั้นจำกัดอยู่เพียงหน้าที่เสมียน และไม่สามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเอง
2. ผู้ช่วยผู้บริหารดำเนินการวิจัยเท่านั้นและต้องทำงานนำเสนอและโครงการตามนายจ้าง ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถทำงานร่วมกันในโครงการหรือวิจัยกับนายจ้างได้
3. ทักษะหลักที่จำเป็นในการเป็นผู้บริหาร ได้แก่ ความมีไหวพริบ การจัดการกับแรงกดดันในการทำงาน ความชำนาญด้านเทคโนโลยี ทักษะในการจัดองค์กร ทักษะการวิเคราะห์ ทักษะการจัดลำดับความสำคัญ ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทักษะการสื่อสาร และทักษะการเจรจาต่อรอง ทักษะหลักที่จำเป็นในการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ ความฉลาดทางอารมณ์ ทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทักษะในการจัดองค์กร ทัศนคติที่มีใจบริการ ทักษะการสื่อสาร และอื่นๆ
4. โดยส่วนใหญ่แล้วผู้ช่วยผู้บริหารต้องการประสบการณ์การทำงานในสาขานี้มาสองสามปี ผู้ช่วยฝ่ายบริหารไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงานมาก่อน
5. เงินเดือนของผู้ช่วยผู้บริหารสูงกว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหาร แต่เงินเดือนของผู้ช่วยบริหารนั้นต่ำกว่าผู้ช่วยผู้บริหาร

อ้างอิง

1. https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=executive+assistant+&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3Dmt5bIzlL9roJ
2. https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=administrative+assistant+&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DraVaUabsMzAJ

อัพเดตล่าสุด : 13 กรกฎาคม 2023