โลกของธุรกิจและการจัดการมอบโอกาสมากมายในแง่ของงาน ช่วยให้อาชีพการงานประสบผลสำเร็จในระยะยาว
บ่อยครั้งผู้คนมักคิดว่างานบางงานมีหน้าที่/ความรับผิดชอบเหมือนกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว พวกเขามีชุดงานที่ต่างกันค่อนข้างมาก
ตัวอย่างเช่น an ปลัด และผู้ประสานงานอาจจะดูคล้ายกันมากสำหรับมือสมัครเล่นแต่ก็ไม่เหมือนกัน การทราบความแตกต่างระหว่างสิ่งเหล่านี้จะช่วยในการสมัครตำแหน่งเหล่านี้
ประเด็นที่สำคัญ
- ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมุ่งเน้นไปที่งานธุรการและองค์กรเป็นหลัก ในขณะที่ผู้ประสานงานจัดการโครงการ กิจกรรม หรือโปรแกรมต่างๆ
- ผู้ประสานงานต้องการความรู้เฉพาะทางหรือความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากกว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหาร
- ผู้ประสานงานเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบในการตัดสินใจและการทำงานร่วมกับทีมต่างๆ ในขณะที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะสนับสนุนแผนกหรือบุคคลหลายแผนก
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการและผู้ประสานงาน
ความแตกต่างระหว่าง ปลัด และผู้ประสานงาน คือ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการทำหน้าที่จัดหรือจัดการประชุมโดยไม่มีการปะทะกัน รวมถึงดำเนินการขั้นตอนการจองการเดินทางรวมทั้งการจองและมีลักษณะคล้ายกับเลขานุการ ในขณะที่ผู้ประสานงานทำหน้าที่สั่งสอนทีมงาน เพื่อบรรลุภารกิจที่กำหนด กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้ประสานงานยังสามารถเรียกว่าหัวหน้าทีมได้
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยในการจัดการและกำหนดเวลากิจกรรมสำคัญทั้งหมดในสำนักงาน งานนี้มีความเชี่ยวชาญพิเศษบางอย่างเช่นกัน เนื่องจากสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามภาคส่วนที่พวกเขากำลังทำงานอยู่
โดยทั่วไป งานของพวกเขาประกอบด้วยการรับรอง/เอกสาร การเก็บรักษาบันทึกและไฟล์ที่สำคัญทั้งหมด การบัญชี การตรวจสอบ ฯลฯ
ในทางกลับกัน ผู้ประสานงานมีหน้าที่ติดตามและปฏิบัติงานมากกว่า
โดยปกติแล้ว พวกเขาจะต้องติดตามเหตุการณ์และโครงการที่สำคัญทั้งหมด นอกจากนี้ พวกเขายังต้องเสนองบประมาณของทุกโครงการ เผยแพร่/ จัดทำระเบียบปฏิบัติและแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้น ๆ
เริ่มทำหน้าที่จัดฝึกอบรมเฉพาะสำหรับนักศึกษาฝึกงานและพนักงาน งานที่โดดเด่นของผู้ประสานงานคือการกำกับดูแลและเฝ้าระวัง
ตารางเปรียบเทียบ
| พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ | ปลัด | ผู้ประสาน |
|---|---|---|
| คุณสมบัติ/ทักษะที่จำเป็น | วุฒิการศึกษาทั่วไป (GED) หรือปริญญาสมาคมธุรกิจ (ในบางกรณีอาจต้องสำเร็จการศึกษาหลังปริญญา) | ปริญญาการจัดการ/ ปริญญาตรีสาขาธุรกิจ/ ปริญญาทรัพยากรมนุษย์/ ประกาศนียบัตรมัธยมปลาย |
| หน้าที่หลัก | การจัดการการสื่อสาร การกำหนดเวลา/การจัดระเบียบ การตรวจสอบ การรับรอง ฯลฯ | การกำกับดูแลและเฝ้าระวัง การกำหนดงบประมาณ การจัดค่ายฝึกอบรม ฯลฯ |
| ทักษะ/ความเชี่ยวชาญเพิ่มเติมที่จำเป็น | ทักษะด้านคอมพิวเตอร์ (Microsoft Word, Excel, Office ฯลฯ) การแก้ปัญหา ทักษะการสื่อสารในอุดมคติ มีประสบการณ์เป็นเสมียนจะพิจารณาเป็นพิเศษ | การบริหารเวลา ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญและมัลติทาสก์ คุณสมบัติความเป็นผู้นำที่ไร้ที่ติ นำมาซึ่งความสามัคคีและความสามัคคีในทีม ฯลฯ |
| เส้นทางอื่น ๆ ที่จะติดตาม | การบริหารสำนักงาน ความเชี่ยวชาญในภาคส่วนต่างๆ เช่น ธุรกิจและสุขภาพ | ผู้ประสานงานการตลาด/กิจกรรม ผู้ประสานงานการขาย ฯลฯ |
| ภาคส่วนที่เป็นประโยชน์/มีผล | ธุรกิจ การจัดการ การศึกษา ฯลฯ | ทรัพยากรบุคคล สื่อ/ประชาสัมพันธ์ ฯลฯ |
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคืออะไร?
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ผู้ช่วยฝ่ายบริหารเป็นตำแหน่งที่ต้องใช้ทักษะการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรอย่างมาก และเป็นงานเลขานุการหรือช่วยเหลือมากกว่า
พวกเขาได้รับการคาดหวังให้จัดการและจัดการประชุมและการประชุมโดยไม่มีการปะทะกันหรือความขัดแย้ง
งานที่สำคัญของผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือการรักษาบันทึกสำนักงานในอดีตและปัจจุบันทั้งหมด การรับรอง / เอกสาร การทำบัญชี ฯลฯ
พวกเขาได้รับคำแนะนำให้มีความเชี่ยวชาญใน Microsoft Office และ Excel ซึ่งจะช่วยในการรักษาไฟล์และบันทึก พวกเขาคาดหวังให้มีความเชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์เป็นอย่างดี เพื่อให้สามารถกำหนดอีเมล บันทึกช่วยจำ จดหมาย ฯลฯ ได้เป็นอย่างดี
ในฐานะผู้ช่วย พวกเขาจะต้องจัดเตรียม/ตั้งค่าการจองตั๋วที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางทั้งหมดตั้งแต่การจองตั๋ว การจองโรงแรม ฯลฯ ขอให้อย่างเป็นทางการจัดทำสเปรดชีตเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายประจำปี/รายเดือน เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม/การนำเสนอตามกำหนด และอื่นๆ
เอกสารมีบทบาทสำคัญในงานประจำวันของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร เนื่องจากต้องตรวจทานบันทึก/เอกสาร จดบันทึกรายงานการประชุม ฯลฯ
ด้วยโอกาสที่เพิ่มขึ้น ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจึงเปิดรับสาขาย่อยจำนวนมาก พูดให้ถูกก็คือพวกเขาสามารถบรรลุความเชี่ยวชาญเฉพาะทางได้อย่างง่ายดายในทุกภาคส่วน ตั้งแต่กฎหมายไปจนถึงการแพทย์
แน่นอนว่าการใฝ่หาความเชี่ยวชาญเฉพาะทางแสดงว่าต้องมีความรู้เพียงพอในสาขานั้นๆ เช่น ผู้ช่วยธุรการภาคการแพทย์ควรมีความรู้คำศัพท์ทางการแพทย์ รายงาน และระเบียบการทางการแพทย์เพียงพอ ในขณะที่ผู้ช่วยในภาคกฎหมาย ควรเข้าใจคำศัพท์เฉพาะทางและขั้นตอนทางกฎหมาย
โดยรวมแล้ว ผู้ช่วยฝ่ายบริหารถูกคาดหวังให้มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ ไว้วางใจได้ เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ เป็นนักสนทนาในอุดมคติ ให้ความร่วมมือ ฯลฯ
ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา อัตราการจ้างงานของผู้ช่วยธุรการได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก ซึ่งบ่งชี้ว่างานนี้ค่อนข้างจำเป็นสำหรับทุกสาขา/ภาคส่วน
ผู้ประสานงานคืออะไร?
ที่กล่าวมาข้างต้น ผู้ประสานงานคือตำแหน่งที่มอบให้กับมืออาชีพที่ดูแล ให้คำปรึกษา และแนะนำสมาชิกในทีมให้ทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืน
งานสำคัญของพวกเขา ได้แก่ การเสนอราคาโครงการ/งบประมาณกิจกรรม การตรวจสอบความคืบหน้าของสมาชิกในทีมทั้งหมด ฯลฯ
ข้อกำหนดคุณสมบัติของตำแหน่งผู้ประสานงานแตกต่างกันไปในแต่ละภาคส่วน แต่หากต้องการรับตำแหน่งนั้น ข้อกำหนดขั้นพื้นฐานคือ ปริญญาตรีสาขาธุรกิจหรือทรัพยากรมนุษย์ที่มีประสบการณ์ที่ดีในสาขาการจัดการกิจกรรม
บริษัทคาดหวังว่าผู้ประสานงานจะรับสายที่สำคัญจากนักลงทุน ดำเนินการนำเสนอและการประชุมได้อย่างสมบูรณ์แบบ ซึ่งถือเป็นความเชื่อมโยงระหว่างประธานเจ้าหน้าที่บริหาร/ผู้บริหารกับนักศึกษาฝึกงานหรือพนักงาน
พวกเขามีความรับผิดชอบต่อการปฏิบัติงานของสมาชิกในทีมแต่เพียงผู้เดียว นักศึกษาใหม่/นักศึกษาฝึกงานที่เพิ่งเข้าร่วมใหม่ต้องอาศัยผู้ประสานงานเนื่องจากมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการฝึกอบรมให้กับนักศึกษาฝึกงาน
ผู้ประสานงานต้องรับผิดชอบต่อเกียรติและเกียรติยศของบริษัท ในขณะที่พวกเขาฝึกฝนมือสมัครเล่นอย่างแข็งขัน ตลอดจนติดตามและให้คำปรึกษากับพนักงานที่มีประสบการณ์
พวกเขาจะต้องอัปเดตบันทึกของนายจ้างตลอดจนนักลงทุนหรือลูกค้าอย่างต่อเนื่องเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน
เนื่องจากพวกเขามีหน้าที่กำกับดูแล พวกเขาจึงต้องเพิ่มทักษะด้วยการได้รับความเชี่ยวชาญ ทักษะอ่อน เช่น การสร้างทีม การแก้ปัญหา การบริหารเวลา การจัดลำดับความสำคัญ การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ฯลฯ
การหุนหันพลันแล่นไม่เหมาะกับงานนี้ เนื่องจากต้องใช้ความอดทนอย่างมากในการจัดการกับสมาชิกในทีมทุกคน เพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้งระหว่างพวกเขา
ผู้ประสานงานมีตัวเลือกค่อนข้างน้อยที่จะแยกสาขาออกจากสาขาของตน พวกเขาสามารถบรรลุความเชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ ตั้งแต่การตลาด การขาย งานแต่งงาน ไปจนถึงผู้ประสานงานการสื่อสาร ฯลฯ
ผู้ประสานงานยังสามารถได้รับความเชี่ยวชาญในภาคส่วนต่างๆ เช่น ข่าวสารและสื่อ ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับปริญญาตรี
ความแตกต่างหลักระหว่างผู้ช่วยฝ่ายบริหารและผู้ประสานงาน
- ผู้ช่วยฝ่ายบริหารเป็นตำแหน่งที่เป็นผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องกับงานเลขานุการเป็นส่วนใหญ่ ในขณะที่ผู้ประสานงานคือบุคคลที่ดูแลและให้คำปรึกษาเพื่อนร่วมทีมในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
- ผู้ช่วยฝ่ายบริหารได้รับการคาดหวังให้จัดการการจองการเดินทาง ตรวจทานเอกสารสำคัญ รับรองเอกสาร ฯลฯ ในทางกลับกัน ผู้ประสานงานจะต้องเสนอราคางบประมาณโครงการ ฝึกอบรมนักศึกษาฝึกงาน ถ่ายทอดข้อความจากหัวหน้าเจ้าหน้าที่ไปยังพนักงาน ฯลฯ
- ผู้ช่วยฝ่ายบริหารได้รับการคาดหวังให้เชี่ยวชาญทักษะต่างๆ เช่น ทักษะการสื่อสารที่ดีเป็นพิเศษ, Microsoft Office, Excel ฯลฯ ในขณะที่ผู้ประสานงานคาดว่าจะได้รับความเชี่ยวชาญในทักษะต่างๆ เช่น ความเป็นผู้นำ, การบริหารเวลา เป็นต้น
- ผู้ช่วยฝ่ายธุรการสามารถแยกสาขาออกไปในภาคส่วนต่างๆ เช่น การแพทย์ ธุรกิจ และกฎหมาย ในขณะที่ผู้ประสานงานสามารถขยายสาขาออกไปในภาคส่วนต่างๆ เช่น ข่าวสาร ประชาสัมพันธ์ สื่อ ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ
- งานที่สำคัญของผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือการจดบันทึกรายงานการประชุม เขียนการนำเสนอ และดำเนินการวิจัยเชิงรุก ในทางกลับกัน งานสำคัญของผู้ประสานงาน ได้แก่ การจัดการสัญญาสำนักงานหลายฉบับ การจัดกิจกรรมและการทำโครงการให้เสร็จสิ้น การฝึกอบรมมือสมัครเล่น ฯลฯ
อ้างอิง
อัพเดตล่าสุด : 13 กรกฎาคม 2023
ฉันใช้ความพยายามอย่างมากในการเขียนบล็อกโพสต์นี้เพื่อมอบคุณค่าให้กับคุณ มันจะมีประโยชน์มากสำหรับฉัน หากคุณคิดจะแชร์บนโซเชียลมีเดียหรือกับเพื่อน/ครอบครัวของคุณ การแบ่งปันคือ♥️
Emma Smith สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทสาขาภาษาอังกฤษจาก Irvine Valley College เธอเป็นนักข่าวมาตั้งแต่ปี 2002 โดยเขียนบทความเกี่ยวกับภาษาอังกฤษ กีฬา และกฎหมาย อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับฉันเกี่ยวกับเธอ หน้าไบโอ.
