Порядок денний проти протоколу: різниця та порівняння

Зустрічі — це процес групового спілкування, під час якого кілька людей збираються разом і обговорюють свій бізнес або інші пов’язані речі. І порядок денний, і протокол є важливою частиною Зборів.

Ключові винесення

1. Порядок денний - це перелік тем для обговорення, а протокол фіксує те, що було обговорено та прийнято.
2. Порядок денний готується до зустрічі, щоб повідомити присутнім про теми, які будуть обговорюватися, а після зустрічі готується протокол, щоб документувати прийняті рішення.
3. Порядок денний є орієнтиром для того, щоб вести зустріч у плані, а протокол служить офіційним протоколом засідання.

Порядок денний проти протоколу

Порядок денний - це перелік питань, які мають бути обговорені на нараді, тоді як протокол - це письмовий запис того, що обговорювалося та вирішувалося на конференції. Порядок денний визначає план засідання, а протокол фіксує результати. Порядок денний визначає теми та порядок, у якому вони будуть обговорюватися. Протокол містить імена учасників та короткий виклад основних питань, які розглядалися.

Порядок денний – це список, підготовлений перед засіданням, який містить усі основні теми для обговорення. Він надсилається всім членам і затверджується лише Головою.

Протокол є записом усіх тем, що обговорювалися на засіданні; він готується після закінчення сеансу секретар та затверджується головою після отримання схвалення його членів. Це дуже важливо, оскільки містить усі деталі зустрічі.

Таблиця порівняння

Параметр порівняння	щоденник	хвилин
Сенс	Перелічіть усі теми, які необхідно обговорити.	Записуйте всі обговорення.
Використання	Корисно для обговорення для голови.	Служить доказом для рішень.
Підготовка	Підготовлено до зустрічі	Підготовлено після зустрічі
запис	Повідомлення про зустріч	Має окрему книгу
Написаний (напружений)	Пишеться в майбутньому часі	Написано в минулому часі

Що таке Порядок денний?

Порядок денний – це план, який складається з тем і заходів, які мають бути обговорені під час зустрічі. Порядок денний складається секретарем і розсилається членам перед початком зборів.

Воно ніколи не пишеться в теперішньому чи минулому часі, а завжди в майбутньому, оскільки готується заздалегідь.

Важливі речі, які повинен містити порядок денний:

1. Місце розташування
2. Дата
3. Складання часу
4. Тема 
5. Опис теми
6. Час, розподілений на кожну тему
7. Ім'я кожного учасника

Важливість порядку денного

1. Пояснює цілей: головним завданням порядку денного є детальне визначення цілей зустрічі. Це створює хаос, якщо цілі конференції незрозумілі всім форум член. Тому це вирішує цю проблему.
2. Час на підготовку: дає час своєму учаснику підготуватися та дізнатися все інформація про заходи, які будуть обговорюватися на зустрічі. Тому вони не мають виправдання, що не встигли підготуватися.
3. Зберігайте фокус: порядок денний скорочує втрату часу та зберігає фокус зустрічі, щоб усе було належним чином обговорено, не витрачаючи багато часу.

Що таке хвилини?

Протокол, або Протокол наради, — це детальний запис про все, що відбувалося під час наради. Це висновок зустрічі, підготовлений секретарем після закінчення зустрічі після обговорення з усіма членами.

На відміну від порядку денного, протокол засідання ніколи не пишеться в майбутньому чи теперішньому часі. Він завжди пишеться в минулому часі, і тому він готується після закінчення зустрічі.

Пункти, які будуть включені:

1. Дата та час проведення зустрічей
2. Ім'я членів
3. Усі теми обговорювалися детально.
4. Прийняті рішення

Протокол Зборів є важливим з наступних підстав: 

1. Юридичний захист і докази: записує всі обговорювані теми та заходи, які обговорювалися; отже, якщо потрібні будь-які юридичні формальності, це діє як правовий захист. 
2. Надати вказівки: він направляє, оскільки містить детальну інформацію про всі заходи та теми, а також рішення, прийняті на зустрічі.
3. Корисно під час внесення необхідних змін після обговорення всіх аспектів.
4. Це економить багато часу, оскільки кожен знає свої відповідні ролі.
5. Це корисно для тих, хто з якихось причин пропустив зустріч. Тому всі знання вони здобувають через нього.

Основні відмінності між порядком денним і протоколом

1. Порядок денний – детальний перелік послідовності подій засідання; це заява, яка містить теми, які мають бути обговорені, тоді як протокол є записом перетину всього, що було обговорено.
2. Порядок денний є корисним для голови та членів, оскільки вони заздалегідь знають усі теми для обговорення. Навпаки, протоколи засідань є вагомими доказами та доказами всього, що обговорювалося.
3. Порядок денний готується перед засіданням секретарем і надсилається члену після затвердження головою. На відміну від цього, протокол зборів готується секретарем після засідання, затверджується членами та остаточно затверджується головою.
4. Порядок денний не має власної книги і тому записується в повідомленні про зустріч, тоді як протокол є книгою записів, відомою як книга протоколів.
5. У зв’язку з його складанням порядок денний завжди пишеться в майбутньому часі, а оскільки протокол готується в кінці, він завжди пишеться в минулому часі.

посилання

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Останнє оновлення: 11 червня 2023 р