Una solicitud de compra es un documento preliminar que se utiliza para solicitar bienes o servicios de un proveedor. Una orden de compra es un documento legalmente vinculante que se utiliza para solicitar formalmente que confirme los detalles de la compra y autorice la compra de bienes o servicios de un proveedor.
Las personas que realizan las requisiciones de compra son; Almacenistas, ingenieros de planta y jefes de departamento. Las solicitudes de compra inician el proceso de compra, también contienen detalles escritos de los materiales que se pedirán y tienen fechas de referencia. Una nota de solicitud de material es un documento formal que se utiliza para emitir y utilizar materiales para su uso.
Inmediatamente después de la aprobación de la solicitud y la clasificación del proveedor a quien se le va a dar la orden, un orden de compra Esta preparado. Es un formulario que utilizan los funcionarios del departamento para autorizar al proveedor a suministrar los materiales por escrito en los términos comerciales y de precio acordados.
Puntos clave
- Las solicitudes de compra son documentos internos que solicitan autorización para adquirir bienes o servicios.
- Las órdenes de compra son documentos legalmente vinculantes emitidos a los proveedores que detallan los artículos que se comprarán, los precios y los plazos de entrega.
- Las solicitudes de compra preceden a las órdenes de compra en el proceso de adquisición, y estas últimas sirven como un acuerdo formal entre el comprador y el proveedor.
Tabla de comparación
| Parámetros de comparación | Solicitud de compra | Orden de Compra |
|---|---|---|
| Sentido | Solicitudes formales de los jefes de departamento | Un formulario que dicta la solicitud de compra. |
| Tipo de documento | Interno | Externo |
| Generado por | Un empleado autorizado que necesita comprar bienes | Departamento |
| copias preparadas | Tres puestos | Cinco |
| Receptor | Departamento de compras | Proveedor |
¿Qué es la solicitud de compra?
Es una solicitud formal por escrito del departamento que necesita comprar bienes. Una vez aprobado, se inicia un proceso de compra. Contiene detalles de los materiales a comprar y las fechas de referencia. También dicta los términos del negocio y los precios de los bienes que se comprarán.
Sólo se redacta cuando existe la necesidad de adquirir bienes y productos y suministros. Es iniciado por:
- Encargado de tienda- Preparan solicitudes de compra para mercancías y productos normales y diarios que necesitan estar en la tienda. Esto sucede cuando los artículos están a punto de llegar a su nivel mínimo o reemplazo de los productos perecederos.
- Ingeniero de planta- Este es personal especializado necesario para el mantenimiento profesional de los activos y asegurarse de que el flujo del sistema sea constante y sin fallas.
- jefes departamentales- Estos son jefes de sectores dados dentro de una empresa, presentan una solicitud de compra cada vez que se quedan sin ciertos productos en sus departamentos.
Por lo general, se preparan tres copias de solicitud de compra, una se queda con los jefes de departamento, la otra se entrega al proveedor y la última al mayorista.
Una nota de solicitud de material es un documento oficial que se utiliza para autorizar el uso de materiales. Actúa como una instrucción para que el mayorista entregue materiales. El departamento crea tres copias para:
- departamento de tiendas
- departamento de costos
- Departamento que creó la nota
¿Qué es Orden de Compra?
Es un formulario oficial que utiliza el departamento de compras para autorizar a un proveedor a suministrar bienes y productos en los términos de negocio y precio acordados. Establece claramente los materiales necesarios ya precios claros.
Establece que el proveedor tiene que entregar los bienes y enviar la factura. También tiene un de serie número, por lo tanto, ayuda a implementar el control sobre la emisión de órdenes de compra, asegurando así que se entreguen la cantidad y el estado correctos de los bienes.
A orden de compra es un contrato legítimo entre la compra y el proveedor, por lo que debe prepararse con mucho cuidado. Por lo tanto, las personas a las que se les confía la firma de la orden de compra son unos pocos funcionarios responsables seleccionados.
Copias de la orden generada van a:
- Departamento de contabilidad
- Departamento de recepción
- Departamento de Finanzas
Una orden de compra actúa como prueba del contrato entre el comprador y el proveedor. También permite que un proveedor suministre materiales específicos y autoriza al departamento de recepción a recibir los materiales solicitados.
Principales diferencias entre la solicitud de compra y la orden de compra
- Una solicitud de compra es una solicitud formal al departamento de compras para apartar bienes y productos. Lo preparan las tiendas departamentales cuando la mercadería ha llegado a un reordenar nivel, mientras que una orden de compra es una solicitud por escrito a un proveedor para que suministre materiales específicos y confirma los términos de suministro cotizados por el proveedor.
- Utilizado como un documento de permiso interdepartamental para la compra de bienes y productos, una solicitud de compra es un documento interno, mientras que una orden de compra es un documento vinculante entre el comprador y el proveedor, por lo tanto, es un documento externo.
- Una persona autorizada que es un funcionario de un departamento que quiere ordenar materiales prepara la solicitud de compra mientras que el departamento de compras de la empresa prepara una orden de compra.
- Una empresa prepara cinco copias de la orden de compra: la copia original va al proveedor y los duplicados se envían al departamento de recepción, al departamento de contabilidad de costos y al departamento que requiere los materiales. El departamento de compras conserva la última copia, mientras que en la solicitud de pedido solo se preparan tres copias, una se envía al departamento de compras y las otras dos se conservan.
- Un gerente de compras recibe la solicitud de compra, mientras que un proveedor recibe la orden de compra.
Última actualización: 13 de febrero de 2024
Me he esforzado mucho en escribir esta publicación de blog para brindarle valor. Será muy útil para mí, si considera compartirlo en las redes sociales o con sus amigos/familiares. COMPARTIR ES ♥️
Chara Yadav tiene un MBA en Finanzas. Su objetivo es simplificar los temas relacionados con las finanzas. Ha trabajado en finanzas durante unos 25 años. Ha impartido múltiples clases de finanzas y banca para escuelas de negocios y comunidades. Leer más en ella página de biografía.
