¿Qué es la solicitud de compra?
Una solicitud de compra, abreviada como PR, es una solicitud formal realizada por un individuo, departamento o empleado dentro de una organización para solicitar la compra de bienes o servicios. Esta solicitud inicia el proceso de adquisición dentro de una empresa y sirve como documento interno utilizado para buscar la aprobación de una compra antes de realizarla. Las solicitudes de compra ayudan a las organizaciones a controlar los gastos, garantizar que las compras sean necesarias y dentro del presupuesto, y mantener la transparencia en el proceso de adquisiciones.
Las solicitudes de compra son enviadas por empleados o departamentos que requieren bienes o servicios específicos. Estas solicitudes pueden provenir de varios departamentos dentro de una organización, como marketing, TI, operaciones o cualquier otro departamento que necesite realizar una compra.
¿Qué es una Orden de Compra?
Una orden de compra (PO) es un documento legalmente vinculante emitido por un comprador u organización a un proveedor o vendedor. Se utiliza para solicitar formalmente la compra de bienes o servicios y sirve como oferta oficial para realizar una transacción. Las órdenes de compra son una parte crucial del proceso de adquisición y se utilizan para describir los términos y condiciones de un acuerdo de compra.
Una vez que el proveedor recibe la orden de compra y acepta sus términos y condiciones, se forma un contrato legalmente vinculante. La orden de compra ayuda a garantizar que ambas partes comprendan y acepten los términos de la transacción, lo que puede ayudar a evitar disputas y malentendidos. También proporciona un registro claro de la compra a efectos de contabilidad y auditoría.
Diferencia entre solicitud de compra y orden de compra
- Una solicitud de compra es una solicitud realizada por un empleado o departamento dentro de una organización para informar al departamento de adquisiciones sobre la necesidad de bienes o servicios específicos. Sirve como documento interno para iniciar el proceso de adquisición. Una orden de compra, por otro lado, es un documento formal emitido por el comprador al proveedor para confirmar y autorizar la compra de los bienes o servicios solicitados. Es un documento externo legalmente vinculante que describe los términos del acuerdo de compra.
- Una solicitud de compra no es un documento legalmente vinculante; es una solicitud interna de adquisición. Una orden de compra es un documento legalmente vinculante que constituye una oferta del comprador al proveedor y, cuando se acepta, forma un contrato entre las dos partes.
- Las solicitudes de compra requieren la aprobación interna de los departamentos o supervisores relevantes dentro de la organización antes de que puedan pasar al departamento de compras. Las órdenes de compra las genera el departamento de compras después de recibir una solicitud de compra aprobada. El departamento de compras tiene la autoridad para emitir órdenes de compra.
- Las solicitudes de compra se crean antes de la orden de compra y son el paso inicial en el proceso de adquisición. Las órdenes de compra se crean después de que se haya aprobado la solicitud de compra y el departamento de compras haya evaluado las opciones del proveedor y negociado los términos.
- Una solicitud de compra contiene detalles sobre los artículos o servicios necesarios, incluidas descripciones, cantidades y cualquier requisito especial. También podrá incluir el motivo de la solicitud. Una orden de compra incluye todos los detalles que se encuentran en una solicitud de compra, pero va más allá al especificar los términos de la compra, fechas de entrega, condiciones de pago y otra información contractual. Es un documento más completo y formal.
Comparación entre solicitud de compra y orden de compra
| Parámetros de comparación | Solicitud de compra | Orden de Compra |
|---|---|---|
| Iniciador | Departamento o empleado | Departamento de adquisiciones o compras. |
| Corporativa | Solicita bienes o servicios | Autoriza transacción de compra |
| Estado del documento | Documento interno | Documento externo jurídicamente vinculante. |
| Información del proveedor | No especifica proveedor | Especifica el proveedor elegido |
| Nivel de autorización | Requiere aprobaciones internas | Emitido por el departamento de adquisiciones. |
- https://egrove.olemiss.edu/acct_inst/99/
- https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2015.072390
Última actualización: 19 de febrero de 2024
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Chara Yadav tiene un MBA en Finanzas. Su objetivo es simplificar los temas relacionados con las finanzas. Ha trabajado en finanzas durante unos 25 años. Ha impartido múltiples clases de finanzas y banca para escuelas de negocios y comunidades. Leer más en ella página de biografía.
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