Orden de Compra vs Factura: Diferencia y Comparación

Comenzar un negocio es un paso importante, pero administrarlo y organizarlo con todos los procedimientos y actividades requiere mucho tiempo y esfuerzo.

El registro de la compra, el envío y la entrega son las fases principales que deben seguirse de cerca al construir un negocio entre las personas.

Aquí está la diferencia entre un orden de compra y una factura, dos procesos críticos que ayudan a una corporación a monitorear y clasificar.

Puntos clave

1. Una orden de compra es un documento emitido por un comprador a un vendedor, indicando los productos, cantidades y precios acordados. Al mismo tiempo, una factura es un documento enviado por el vendedor al comprador que detalla los bienes o servicios prestados y el monto adeudado.
2. Las órdenes de compra inician una transacción y confirman la intención de compra del comprador, mientras que las facturas se envían después de la entrega de bienes o servicios para solicitar el pago.
3. Las facturas sirven como prueba legal de una transacción y se utilizan con fines fiscales y de mantenimiento de registros, mientras que las órdenes de compra ayudan a rastrear y administrar el inventario y los gastos.

Orden de Compra Vs Factura

La diferencia entre una orden de compra y una factura es que una orden de compra es cuando un comprador entrega un documento formal a un vendedor para regular y rastrear el proceso de compra. Por otro lado, una factura es cuando el vendedor proporciona una solicitud formal de pago al cliente una vez que se ha completado el pedido.

Un contrato legalmente vinculante se forma cuando un vendedor acepta una orden de compra. Anteriormente, una orden de compra era un acuerdo formal para rastrear y controlar el proceso de compra establecido por un comprador para un vendedor.

Una orden de compra especifica los artículos y servicios que un cliente desea comprar y las tarifas acordadas.

Una factura es una lista que especifica la cantidad de dinero adeudada y menciona los bienes y servicios que se han entregado. El vendedor envía un cargo formal a su comprador una vez que se completa el pedido.

Una factura contiene principalmente la fecha y el cronograma de pago, el monto total adeudado, la información del proveedor, los créditos disponibles y los descuentos.

Tabla de comparación

Parámetros de comparación	Orden de Compra	Factura
Sentido	Una orden de compra permite realizar un seguimiento del inventario de forma sencilla.	La factura es el aviso de pago que el proveedor proporciona al comprador.
Frutas y Verduras	Cuando un comprador realiza un pedido, se produce una orden de compra.	Una vez completado el pedido, se produce una factura.
Propósito	Una orden de compra permite un seguimiento de inventario simple.	Las facturas ayudan en la evaluación de gastos e impuestos.
Causar	Una orden de compra evita que el inventario se sobrecargue.	Los sobrepagos y los pagos repetidos se evitan mediante el uso de una factura.
Definición	Una orden de compra especifica los términos de una transacción.	La factura especifica la confirmación de la venta.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un marco detallado que especifica los servicios y bienes que el comprador tiene la intención de adquirir de un proveedor. El comprador completa la orden de compra y la envía al vendedor.

Un formulario de orden de compra adecuado no deja lugar a interpretaciones porque especifica completamente lo que ambas partes necesitan saber sobre los artículos que se adquieren, incluidas las condiciones de pago.

Para comprender mejor, considere al administrador de la oficina de una empresa XYZ, quien se asegura de que la empresa siempre tenga suficientes suministros de oficina.

El administrador envía una orden de compra a su supervisor y, si el gerente lo aprueba, el administrador envía la documentación completa a un proveedor de artículos de oficina.

para comenzar el proceso de adquisición, así como al departamento de finanzas de la organización XYZ para dar cuenta de esta compra por adelantado.

Las órdenes de compra son un medio formal para que todas las partes involucradas en el proceso de adquisición definan el procedimiento. Dado que las intenciones de todos son claras, la orden de compra sirve como pauta para aclarar cualquier falta de comunicación.

Las órdenes de compra permiten a las empresas mantener un registro de sus gastos.

El acceso a las órdenes de compra aumenta el presupuesto de una empresa, ya que el departamento financiero puede organizar con anticipación las compras futuras en lugar de ser tomado por sorpresa por la entrega de una factura no anticipada.

¿Qué es la factura?

Una factura es un acuerdo escrito que solicita el pago de productos o instalaciones a cambio. Una conversación con compras puede ser suficiente para los profesionales solitarios, ya que es posible que no sea necesario un proceso completo de compras para la facturación.

Cuando un proveedor envía una factura, contiene el cronograma y la fecha de pago, el monto total adeudado, el nombre y el precio de los bienes o servicios, los descuentos y los datos de contacto del vendedor.

Para comprenderlo mejor, considere que la empresa XYZ envía una orden de compra a un proveedor de suministros de oficina (como se explica en el segmento anterior).

El departamento de finanzas de la empresa XYZ obtiene la factura. Lo paga en la fecha determinada ya que ya tenían la orden de compra y programaron con anticipación la llegada de la factura.

Confirman la factura con la orden de compra de origen y no han tenido preocupaciones presupuestarias para liquidar la transacción.

Por lo general, al proveedor no se le pagaría a menos que se envíe una factura primero.

La orden de compra no es una solicitud de pago; en cambio, notifica al proveedor lo que se le exige y, en consecuencia, lo que aparecerá en la factura.

Las facturas detallan el pago exacto así como la causa del precio.

Las empresas pueden realizar un seguimiento y analizar los gastos de forma profesional con el uso de estos datos.

Una factura no es un contrato legalmente exigible, pero cuando se combina con otros aspectos críticos, puede convertirse en parte de un contrato legalmente exigible.

En el caso de una auditoría, las facturas sirven como prueba de lo que pagó la empresa.

Principales diferencias entre órdenes de compra y facturas

1. Una orden de compra es la confirmación del pedido de un cliente al vendedor, mientras que una factura es el recordatorio de pago enviado por el proveedor al comprador.
2. Después de que un comprador realiza un pedido, se crea un pedido de compra, mientras que cuando se completa el pedido, se crea una factura.
3. Una orden de compra simplifica el control de inventario, mientras que las facturas ayudan a calcular gastos e impuestos.
4. Una orden de compra evita que los inventarios se sobrecarguen, pero una factura evita los sobrepagos y los pagos repetidos.
5. Una orden de compra describe los parámetros de una transacción, mientras que una factura confirma la venta.
6. Las órdenes de compra incluyen las necesidades del cliente tales como las características del producto, la cantidad y el precio, así como otros requisitos de compra. A su vez, una factura contiene información sobre los productos vendidos, la cantidad y tarifa autorizada en la orden de compra, los ingresos, el número de orden de compra autorizada, etc. 

Referencias

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12

Última actualización: 13 julio, 2023