Esityslista vs. pöytäkirjat: ero ja vertailu

Tapaamiset ovat ryhmäviestintäprosessia, jossa useat ihmiset kokoontuvat yhteen keskustelemaan liiketoiminnastaan ​​tai muista asiaan liittyvistä asioista. Sekä esityslista että pöytäkirja ovat olennainen osa kokousta.

Keskeiset ostokset

1. Esityslista on luettelo aiheista, joista keskustellaan, ja pöytäkirja kirjaa, mitä keskusteltiin ja päätettiin.
2. Esityslistat laaditaan ennen kokousta, jotta osallistujille kerrotaan käsiteltävät aiheet, ja kokouksen jälkeen laaditaan pöytäkirja, jossa dokumentoidaan tehdyt päätökset.
3. Esityslista on opas kokouksen pitämiseen raiteilla, ja pöytäkirja toimii virallisena pöytäkirjana kokouksen käsittelystä.

Esityslista vs pöytäkirja

Esityslista on luettelo kokouksessa käsiteltävistä asioista, kun taas pöytäkirja on kirjallinen pöytäkirja konferenssissa käsitellyistä ja päätetyistä asioista. Esityslistalla vahvistetaan kokouksen suunnitelma ja pöytäkirja kirjataan tulos. Esityslistassa esitetään aiheet ja järjestys, jossa niistä keskustellaan. Pöytäkirja sisältää osallistujien nimet ja yhteenvedon käsitellyistä pääkohdista.

Esityslista on ennen kokousta laadittu lista, joka sisältää kaikki keskeiset keskustelunaiheet. Se lähetetään kaikille jäsenille ja sen hyväksyy vain puheenjohtaja.

Pöytäkirja on pöytäkirja kaikista kokouksessa käsitellyistä aiheista; se valmistetaan istunnon päätyttyä sihteeri ja puheenjohtaja vahvistaa sen saatuaan sen jäsenten hyväksynnän. Se on ratkaisevan tärkeää, koska se sisältää kaikki kokouksen yksityiskohdat.

Vertailu Taulukko

Vertailuparametri	esityslista	minuuttia
Merkitys	Listaa kaikki aiheet, joista on keskusteltava.	Tallenna kaikki keskustelut.
Käyttö	Hyödyllinen keskustelussa puheenjohtajalle.	Toimii todisteena päätöksille.
Valmistelu	Valmisteltu ennen kokousta	Valmisteltu kokouksen jälkeen
Äänite	Kokouskutsu	Siitä on erillinen kirja
Kirjoitettu (jännitetty)	Kirjoitettu tulevassa aikamuodossa	Kirjoitettu menneessä aikamuodossa

Mikä on Agenda?

Esityslista on suunnitelma, joka koostuu aiheista ja toiminnoista, joista on keskusteltava kokouksen aikana. Sihteeri laatii esityslistan ja jakaa sen jäsenille ennen kokousta.

Sitä ei koskaan kirjoiteta nykyisessä tai menneessä aikamuodossa, vaan se on aina tulevaisuudessa, koska se on valmisteltu etukäteen.

Tärkeitä asioita, jotka Agendan tulisi sisältää:

1. Sijainti
2. Päivämäärä
3. ajoitukset
4. Aihe 
5. Aiheen kuvaus
6. Aika jaettu jokaiselle aiheelle
7. Jokaisen jäsenen nimi

Agendan merkitys

1. Selittää tavoitteet: esityslista palvelee ensisijaisesti kokouksen tavoitteiden määrittelemistä yksityiskohtaisesti. Se luo kaaosta, jos konferenssin tavoitteet ovat kaikille epäselviä foorumi jäsen. Siksi se ratkaisee tämän ongelman.
2. Aika valmistautumiseen: se antaa jäsenelleen aikaa valmistautua ja tietää kaikki tiedot kokouksessa käsiteltävistä toimista. Siksi heillä ei ole tekosyytä, ettei heillä ollut aikaa valmistautua.
3. Säilytä painopiste: esityslista leikkaa kaiken ajanhukkaa ja säilyttää kokouksen painopisteen, jotta kaikesta tulisi keskustella riittävästi aikaa tuhlaamatta.

Mikä on minuutit?

Pöytäkirja tai kokouspöytäkirja on yksityiskohtainen muistiinpano kaikesta kokouksen aikana tapahtuneesta. Se on kokouksen päätös, jonka sihteeri valmistelee kokouksen päätyttyä keskusteltuaan siitä kaikkien jäsenten kanssa.

Toisin kuin Agenda, kokouksen pöytäkirjaa ei koskaan kirjoiteta tulevaisuuteen tai nykyiseen aikaan. Se kirjoitetaan aina menneessä aikamuodossa, ja syy tähän on, että se valmistetaan kokouksen päätyttyä.

Mukana tulevat kohteet:

1. Kokousten aika ja päivämäärä
2. Jäsenten nimet
3. Kaikista aiheista keskusteltiin yksityiskohtaisesti.
4. Tehdyt päätökset

Kokouksen pöytäkirja on välttämätön seuraavista syistä: 

1. Oikeussuoja ja todisteet: se tallentaa kaikki käsitellyt aiheet ja toimet, joista on keskusteltu; siksi, jos oikeudellisia muodollisuuksia vaaditaan, se toimii oikeussuojana. 
2. Anna ohjausta: se opastaa, koska se sisältää yksityiskohtaista tietoa kaikista toiminnoista ja aiheista sekä kokouksessa tehdyistä päätöksistä.
3. Hyödyllinen tehdessään tarvittavia muutoksia, joita vaaditaan keskusteltuaan kaikista näkökohdista.
4. Se säästää paljon aikaa, koska jokainen tietää oman roolinsa.
5. Siitä on apua niille, jotka jostain syystä jäivät kokouksesta väliin. Siksi he hankkivat kaiken tiedon sen kautta.

Tärkeimmät erot esityslistan ja pöytäkirjan välillä

1. Esityslista on yksityiskohtainen luettelo kokouksen tapahtumista; se on lausunto, joka sisältää aiheet, joista on keskusteltava, kun taas pöytäkirja on pöytäkirja kaiken keskustelun risteyksestä.
2. Esityslista on hyödyllinen puheenjohtajalle ja jäsenille, sillä he tietävät etukäteen kaikki keskustelun aiheet. Sitä vastoin kokouspöytäkirjat ovat olennainen todiste ja todiste siitä, mistä on keskusteltu.
3. Esityslista valmistelee ennen kokousta sihteerin toimesta ja lähettää sen puheenjohtajan hyväksynnän jälkeen jäsenelle. Sen sijaan kokouksen pöytäkirja on valmis kokouksen jälkeen sihteerin toimesta, jäsenten hyväksymä ja puheenjohtajan lopuksi vahvistama.
4. Esityslistalla ei ole omaa kirjaa ja siksi se on merkitty kokouskutsuun, kun taas pöytäkirja on pöytäkirja, joka tunnetaan pöytäkirjakirjana.
5. Valmistelustaan ​​johtuen Agenda kirjoitetaan aina tulevassa aikamuodossa, ja koska pöytäkirja valmistetaan lopussa, se kirjoitetaan aina menneisyyteen.

Viitteet

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Viimeksi päivitetty: 11. kesäkuuta 2023