Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
Une demande d'achat, abrégée en PR, est une demande formelle faite par un individu, un service ou un employé au sein d'une organisation pour demander l'achat de biens ou de services. Cette demande lance le processus d'approvisionnement au sein d'une entreprise et sert de document interne utilisé pour demander l'approbation d'un achat avant qu'il ne soit effectué. Les demandes d'achat aident les organisations à contrôler les dépenses, à garantir que les achats sont nécessaires et dans les limites du budget, et à maintenir la transparence dans le processus d'approvisionnement.
Les demandes d'achat sont soumises par des employés ou des services qui nécessitent des biens ou des services spécifiques. Ces demandes peuvent provenir de divers services au sein d'une organisation, tels que le marketing, l'informatique, les opérations ou tout autre service devant effectuer un achat.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande (PO) est un document juridiquement contraignant émis par un acheteur ou une organisation à un fournisseur ou un vendeur. Il est utilisé pour demander formellement l’achat de biens ou de services et sert d’offre officielle pour conclure une transaction. Les bons de commande constituent une partie cruciale du processus d’approvisionnement et sont utilisés pour décrire les termes et conditions d’un contrat d’achat.
Une fois que le fournisseur ou le vendeur reçoit le bon de commande et accepte ses termes et conditions, un contrat juridiquement contraignant est formé. Le bon de commande permet de garantir que les deux parties comprennent et acceptent les termes de la transaction, ce qui peut contribuer à éviter les litiges et les malentendus. Il fournit également un enregistrement clair de l’achat à des fins de comptabilité et d’audit.
Différence entre la demande d'achat et le bon de commande
- Une demande d'achat est une demande faite par un employé ou un service au sein d'une organisation pour informer le service des achats du besoin de biens ou de services spécifiques. Il sert de document interne pour lancer le processus de passation des marchés. Un bon de commande, quant à lui, est un document formel délivré par l'acheteur au fournisseur pour confirmer et autoriser l'achat des biens ou services demandés. Il s'agit d'un document externe juridiquement contraignant qui décrit les termes du contrat d'achat.
- Une demande d'achat n'est pas un document juridiquement contraignant ; il s'agit d'une demande d'approvisionnement interne. Un bon de commande est un document juridiquement contraignant qui constitue une offre de l'acheteur au fournisseur et, une fois accepté, forme un contrat entre les deux parties.
- Les demandes d'achat nécessitent l'approbation interne des départements ou des superviseurs concernés au sein de l'organisation avant de pouvoir être transmises au service des achats. Les bons de commande sont générés par le service des achats après réception d'une demande d'achat approuvée. Le service des achats est habilité à émettre des bons de commande.
- Les demandes d'achat sont créées avant le bon de commande et constituent la première étape du processus d'approvisionnement. Les bons de commande sont créés une fois que la demande d'achat a été approuvée et que le service des achats a évalué les options du fournisseur et négocié les conditions.
- Une demande d'achat contient des détails sur les articles ou services requis, y compris des descriptions, des quantités et toute exigence particulière. Il peut également inclure le motif de la demande. Un bon de commande comprend tous les détails trouvés dans une demande d'achat, mais il va plus loin en spécifiant les conditions d'achat, les dates de livraison, les conditions de paiement et d'autres informations contractuelles. Il s’agit d’un document plus complet et formel.
Comparaison entre la demande d'achat et le bon de commande
| Paramètres de comparaison | Demande d'achat | Bon de commande |
|---|---|---|
| Initiateur | Département ou employé | Service des achats ou des achats. |
| Responsabilité | Demande des biens ou des services | Autorise la transaction d'achat |
| Statut du document | Document interne | Document externe juridiquement contraignant. |
| Information du fournisseur | Ne précise pas de fournisseur | Précise le fournisseur choisi |
| Niveau d'autorisation | Nécessite des approbations internes | Publié par le service des achats. |
- https://egrove.olemiss.edu/acct_inst/99/
- https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2015.072390
Dernière mise à jour : 19 février 2024
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