Une demande d'achat est un document préliminaire utilisé pour demander des biens ou des services à un fournisseur. Un bon de commande est un document juridiquement contraignant utilisé pour demander officiellement la confirmation des détails de l'achat et autoriser l'achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur.
Les personnes qui font des demandes d'achat sont ; Magasiniers, ingénieurs d'usine et chefs de service. Les demandes d'achat lancent le processus d'achat, contiennent également des détails écrits sur les matériaux à commander et comportent des dates de référence. Une note de demande de matériel est un document formel utilisé pour émettre et utiliser des matériaux à utiliser.
Immédiatement après une approbation de réquisition et un tri du fournisseur à qui la commande doit être passée, un bon de commande est préparé. Il s'agit d'un formulaire que les responsables du ministère utilisent pour autoriser le fournisseur à fournir les matériaux écrits aux conditions commerciales et au prix convenus.
Faits marquants
- Les demandes d'achat sont des documents internes qui demandent l'autorisation d'acheter des biens ou des services.
- Les bons de commande sont des documents juridiquement contraignants délivrés aux fournisseurs détaillant les articles à acheter, les prix et les conditions de livraison.
- Les demandes d'achat précèdent les bons de commande dans le processus d'approvisionnement, ce dernier servant d'accord formel entre l'acheteur et le fournisseur.
Tableau de comparaison
| Paramètres de comparaison | Demande d'achat | Bon de commande |
|---|---|---|
| Sens | Demandes formelles des chefs de service | Un formulaire qui dicte la demande d'achat |
| Type de document | Interne | Externe |
| Généré par | Un employé autorisé qui a besoin d'acheter des marchandises | Département |
| Copies préparées | Trois sièges d’ | Cinq |
| Récepteur | Département achat | Vendeur |
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
Il s'agit d'une demande écrite officielle du ministère qui a besoin d'acheter des biens. Après approbation, un processus d'achat est lancé. Il contient les détails des matériaux à acheter et les dates de référence. Il dicte également les conditions commerciales et les prix des biens à acheter.
Il n'est rédigé qu'en cas de besoin d'achat de biens et de produits et de fournitures. Il est initié par :
- magasinier- Ils préparent les demandes d'achat pour les biens et produits normaux et quotidiens qui doivent être dans le magasin. Cela se produit lorsque les articles sont sur le point d'atteindre leur niveau minimum ou de remplacer les denrées périssables.
- Ingénieur d'usine- Il s'agit de personnel spécialisé nécessaire pour l'entretien professionnel des actifs et pour s'assurer que le flux du système est stable et sans faute.
- Chefs de service- Ce sont des responsables de secteurs donnés au sein d'une entreprise, ils présentent une demande d'achat dès qu'ils manquent de certains produits dans leurs rayons.
En général, trois exemplaires de réquisition d'achat sont préparés, l'un reste chez les chefs de rayon, l'autre est remis au fournisseur, et le dernier au grossiste.
Une note de demande de matériel est un document officiel utilisé pour autoriser l'utilisation de matériel. Il agit comme une instruction au grossiste de délivrer des matériaux. Le département crée trois exemplaires pour :
- Département des magasins
- Département des coûts
- Département qui a créé la note
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Il s'agit d'un formulaire officiel que le service des achats utilise pour autoriser un fournisseur à fournir des biens et des produits aux conditions commerciales et au prix convenus. Il indique clairement les matériaux nécessaires et à des prix clairs.
Il stipule que le fournisseur doit livrer les marchandises et envoyer la facture. Il a également un en série nombre, par conséquent, il aide à mettre en œuvre le contrôle de l'émission des bons de commande, garantissant ainsi la livraison de la bonne quantité et de l'état des marchandises.
A bon de commande est un contrat légitime entre l'acheteur et le fournisseur, il doit donc être préparé avec le plus grand soin. Par conséquent, les personnes à qui l'on confie la signature du bon de commande sont quelques agents responsables sélectionnés.
Les copies de la commande générée vont à :
- Service de la comptabilité
- Département de réception
- Département financier
Un bon de commande vaut preuve du contrat entre l'acheteur et le fournisseur. Il permet également à un fournisseur de fournir des matériaux spécifiés et autorise le service de réception à recevoir les matériaux commandés.
Principales différences entre la demande d'achat et le bon de commande
- Une demande d'achat est une demande formelle adressée au service des achats pour mettre de côté des biens et des produits. Il est préparé par les grands magasins lorsque les marchandises ont atteint un niveau de réapprovisionnement, tandis qu'un bon de commande est une demande écrite à un fournisseur de fournir des matériaux spécifiés et il confirme les conditions d'approvisionnement citées par le fournisseur.
- Utilisée comme document d'autorisation interministériel pour les achats de biens et de produits, une demande d'achat est un document interne, alors qu'un bon de commande est un document contraignant entre l'acheteur et le fournisseur, il s'agit donc d'un document externe.
- Une personne autorisée qui est un fonctionnaire d'un service qui souhaite commander des matériaux prépare la demande d'achat tandis que le service des achats de l'entreprise prépare un bon de commande.
- Une entreprise prépare cinq exemplaires du bon de commande : l'original est remis au fournisseur et les doubles sont envoyés au service de réception, au service de comptabilité analytique et au service qui a besoin des matériaux. Le service des achats conserve le dernier exemplaire, alors que dans une demande d'achat, seuls trois exemplaires sont préparés, un est envoyé au service des achats et les deux autres sont conservés.
- Un responsable des achats reçoit la demande d'achat, tandis qu'un fournisseur reçoit le bon de commande.
Dernière mise à jour : 13 février 2024
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Chara Yadav est titulaire d'un MBA en finance. Son objectif est de simplifier les sujets liés à la finance. Elle a travaillé dans la finance pendant environ 25 ans. Elle a dispensé de multiples cours de finance et de banque pour des écoles de commerce et des collectivités. En savoir plus sur elle page bio.
