बैठकें समूह संचार प्रक्रिया है जहां कई लोग एक साथ आते हैं और अपने व्यवसाय या अन्य संबंधित चीजों पर चर्चा करते हैं। एजेंडा और मिनट्स दोनों ही बैठक का महत्वपूर्ण हिस्सा हैं।
चाबी छीन लेना
- एजेंडा चर्चा किए जाने वाले विषयों की एक सूची है, जबकि मिनट्स में यह दर्ज किया जाता है कि क्या चर्चा हुई और क्या निर्णय लिया गया।
- उपस्थित लोगों को चर्चा किए जाने वाले विषयों के बारे में सूचित करने के लिए बैठक से पहले एजेंडा तैयार किया जाता है, जबकि बैठक के बाद लिए गए निर्णयों का दस्तावेजीकरण करने के लिए मिनट तैयार किए जाते हैं।
- एजेंडा बैठक को ट्रैक पर रखने के लिए एक मार्गदर्शिका है, जबकि मिनट्स बैठक की कार्यवाही के आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में काम करते हैं।
एजेंडा बनाम मिनट
एजेंडा एक बैठक में चर्चा की जाने वाली वस्तुओं की एक सूची है, जबकि मिनट्स एक सम्मेलन में क्या चर्चा हुई और क्या निर्णय लिया गया इसका एक लिखित रिकॉर्ड है। एजेंडा बैठक की योजना निर्धारित करता है, और मिनट्स परिणाम को रिकॉर्ड करता है। एक एजेंडा विषयों और उस क्रम की रूपरेखा बताता है जिसमें उन पर चर्चा की जाएगी। कार्यवृत्त में उपस्थित लोगों के नाम और संबोधित मुख्य बिंदुओं का सारांश शामिल है।
एजेंडा बैठक से पहले तैयार की गई सूची है, जिसमें चर्चा के लिए सभी आवश्यक विषय शामिल हैं। इसे सभी सदस्यों को भेजा जाता है और केवल अध्यक्ष द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
कार्यवृत्त बैठक में चर्चा किए गए सभी विषयों का रिकॉर्ड है; सत्र समाप्त होने के बाद इसे तैयार किया जाता है सचिव और इसके सदस्यों से अनुमोदन प्राप्त करने के बाद अध्यक्ष द्वारा पुष्टि की गई। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि इसमें बैठक के सभी विवरण शामिल हैं।
तुलना तालिका
| तुलना का पैरामीटर | कार्यसूची | मिनटों |
|---|---|---|
| अर्थ | उन सभी विषयों की सूची बनाएं जिन पर चर्चा की आवश्यकता है। | सभी चर्चाओं को रिकॉर्ड करें. |
| प्रयोग | सभापति के लिए चर्चा में उपयोगी. | निर्णयों के लिए साक्ष्य के रूप में कार्य करता है। |
| तैयारी | बैठक से पहले तैयारी कर ली गयी है | बैठक के बाद तैयारी की गयी |
| रिकॉर्डिंग | मिलने की सूचना | इसकी एक अलग किताब है |
| लिखित (तनावपूर्ण) | भविष्य काल में लिखा गया है | भूतकाल में लिखा गया है |
एजेंडा क्या है?
एजेंडा एक योजना है जिसमें बैठक के दौरान चर्चा किए जाने वाले विषय और गतिविधियां शामिल होती हैं। सचिव द्वारा एक एजेंडा बनाया जाता है और बैठक से पहले सदस्यों के बीच वितरित किया जाता है।
यह कभी भी वर्तमान या भूत काल में नहीं लिखा जाता बल्कि हमेशा भविष्य में लिखा जाता है क्योंकि यह पहले से तैयार किया जाता है।
महत्वपूर्ण बातें जो किसी एजेंडे में शामिल होनी चाहिए:
- पता
- तारीख
- समय
- विषय
- विषय विवरण
- प्रत्येक विषय के लिए समय वितरित किया गया
- प्रत्येक सदस्य का नाम
एजेंडे का महत्व
- की व्याख्या करता है उद्देश्य: एजेंडा बैठक के उद्देश्यों को विस्तार से परिभाषित करने का प्राथमिक उद्देश्य पूरा करता है। यदि सम्मेलन के लक्ष्य सभी के लिए अस्पष्ट हों तो यह अराजकता पैदा करता है फोरम सदस्य। इसलिए यह इस समस्या का समाधान करता है.
- तैयारी के लिए समय: यह अपने सदस्यों को तैयारी करने और सब कुछ जानने के लिए समय देता है करें- बैठक में किन गतिविधियों पर चर्चा होगी. इसलिए उनके पास यह बहाना नहीं है कि उनके पास तैयार होने का समय नहीं था।
- फोकस बनाए रखें: एजेंडा सभी समय की बर्बादी को रोकता है और बैठक का फोकस बनाए रखता है ताकि ज्यादा समय बर्बाद किए बिना हर चीज पर पर्याप्त रूप से चर्चा की जा सके।
मिनट्स क्या है?
मिनट्स, या मीटिंग के मिनट्स, बैठक के दौरान हुई हर चीज़ का एक विस्तृत नोट है। यह बैठक का निष्कर्ष है जो बैठक समाप्त होने के बाद सचिव द्वारा सभी सदस्यों से चर्चा के बाद तैयार किया जाता है।
एजेंडे के विपरीत, बैठक का विवरण कभी भी भविष्य या वर्तमान काल में नहीं लिखा जाता है। इसे हमेशा भूतकाल में लिखा जाता है और इसके पीछे कारण यह है कि इसे मीटिंग ख़त्म होने के बाद तैयार किया जाता है।
शामिल किए जाने वाले आइटम:
- बैठकों का समय और तारीख
- सदस्यों के नाम
- सभी विषयों पर विस्तार से चर्चा हुई.
- निर्णय लिये गये
बैठक का कार्यवृत्त निम्नलिखित कारणों से आवश्यक है:
- कानूनी सुरक्षा और सबूत: यह उन सभी चर्चा किए गए विषयों और गतिविधियों को रिकॉर्ड करता है जिन पर चर्चा की गई है; इसलिए, यदि किसी कानूनी औपचारिकता की आवश्यकता होती है, तो यह कानूनी सुरक्षा के रूप में कार्य करता है।
- मार्गदर्शन प्रदान करें: यह मार्गदर्शन करता है क्योंकि इसमें सभी गतिविधियों और विषयों और बैठक में लिए गए निर्णयों के बारे में विस्तृत जानकारी शामिल है।
- सभी पहलुओं पर चर्चा कर अपेक्षित आवश्यक परिवर्तन करने में सहायक।
- इससे समय की काफी बचत होती है क्योंकि हर कोई अपनी-अपनी भूमिका जानता है।
- यह उन लोगों के लिए मददगार है जो किसी कारणवश मीटिंग से चूक गए। इसलिए, वे इसके माध्यम से सारा ज्ञान प्राप्त करते हैं।
एजेंडा और मिनट्स के बीच मुख्य अंतर
- एजेंडा बैठक की घटनाओं के क्रम की विस्तृत सूची है; यह एक बयान है जिसमें वे विषय शामिल हैं जिन पर चर्चा की जानी है, जबकि कार्यवृत्त उन सभी के प्रतिच्छेदन का रिकॉर्ड है जिन पर चर्चा की गई है।
- एजेंडा अध्यक्ष और सदस्यों के लिए सहायक होता है क्योंकि उन्हें चर्चा के सभी विषयों के बारे में पहले से पता होता है। इसके विपरीत, बैठकों के कार्यवृत्त उस बात का पर्याप्त सबूत और सबूत हैं जिस पर चर्चा की गई है।
- बैठक से पहले सचिव द्वारा एजेंडा तैयार किया जाता है और अध्यक्ष के अनुमोदन के बाद सदस्य को भेजा जाता है। इसके विपरीत, बैठक का विवरण सचिव द्वारा बैठक के बाद तैयार किया जाता है, सदस्यों द्वारा अनुमोदित किया जाता है और अंत में अध्यक्ष द्वारा पुष्टि की जाती है।
- एजेंडा की अपनी कोई पुस्तक नहीं होती है और इसलिए इसे बैठक के नोटिस में दर्ज किया जाता है, जबकि कार्यवृत्त रिकॉर्डिंग की एक पुस्तक है जिसे कार्यवृत्त पुस्तिका के रूप में जाना जाता है।
- इसकी तैयारी के कारण, एजेंडा हमेशा भविष्य काल में लिखा जाता है, और चूंकि मिनट्स अंत में तैयार किए जाते हैं, इसलिए इसे हमेशा भूतकाल में लिखा जाता है।
अंतिम अद्यतन: 11 जून, 2023
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चारा यादव ने फाइनेंस में एमबीए किया है। उनका लक्ष्य वित्त संबंधी विषयों को सरल बनाना है। उन्होंने लगभग 25 वर्षों तक वित्त में काम किया है। उन्होंने बिजनेस स्कूलों और समुदायों के लिए कई वित्त और बैंकिंग कक्षाएं आयोजित की हैं। उसके बारे में और पढ़ें जैव पृष्ठ.
जानकारीपूर्ण और स्पष्ट. मैं एजेंडा क्या है और इसके महत्व के बारे में दिए गए सटीक विवरण की सराहना करता हूं।
एजेंडा और कार्यवृत्त का व्यावहारिक उपयोग और विस्तृत विवरण काफी सराहनीय है। यह आलेख उनकी भूमिकाओं को समझने के लिए एक महान संसाधन है।
बिल्कुल, विशेष रूप से बैठक के दौरान फोकस बनाए रखने के महत्व के बारे में।
ऐसा लगता है कि इस लेख में एजेंडा और कार्यवृत्त के बारे में जानने योग्य सभी बातें शामिल हैं।
बिल्कुल, तुलना तालिका विशेष रूप से ज्ञानवर्धक थी। जिस काल में वे लिखे गए हैं उस पर बहस काफी दिलचस्प थी।
हालाँकि मुझे लगता है कि लेख अच्छी तरह से लिखा गया है, लेकिन मुझे नहीं लगता कि एजेंडा और मिनट्स के महत्व पर पर्याप्त जोर दिया गया था।
मैं आदरपूर्वक असहमत हूं। मुझे लगता है कि महत्व को पर्याप्त रूप से कवर किया गया था।
मैं सहमत हूं, कार्यवृत्त द्वारा प्रदान की गई कानूनी सुरक्षा और मार्गदर्शन को और अधिक उजागर करने की आवश्यकता है।
किसी एजेंडा और कार्यवृत्त के बीच मुख्य अंतरों की विस्तृत और सुव्यवस्थित व्याख्या।
मान गया। यह लेख इस बात की बहुमूल्य जानकारी प्रदान करता है कि उत्पादक बैठकें आयोजित करने में ये दोनों क्यों महत्वपूर्ण हैं।