Zahtjev za kupnju u odnosu na narudžbenicu: razlika i usporedba

Zahtjev za kupnju je preliminarni dokument koji se koristi za traženje robe ili usluga od dobavljača. Narudžbenica je pravno obvezujući dokument koji se koristi za službeni zahtjev kojim se potvrđuju detalji o kupnji i autorizira kupnja robe ili usluga od dobavljača.

Osobe koje podnose zahtjeve za kupnju su; Skladištari, inženjeri postrojenja i voditelji odjela. Zahtjevi za kupnju započinju proces kupnje, također sadrže pisane pojedinosti o materijalima koji se naručuju i imaju referentne datume. Zahtjevnica za materijal je službeni dokument koji se koristi za izdavanje i korištenje materijala za uporabu.

Odmah nakon odobrenja zahtjeva i razvrstavanja dobavljača kojem se narudžba treba dati, nalog za kupnju je pripremljen. To je obrazac koji službenici odjela koriste kako bi ovlastili dobavljača da dostavi materijale napisane prema dogovorenim uvjetima poslovanja i cijeni.

Ključni za poneti

1. Zahtjevi za nabavu su interni dokumenti kojima se traži autorizacija za nabavu dobara ili usluga.
2. Narudžbenice su pravno obvezujući dokumenti izdani dobavljačima koji detaljno opisuju artikle koji se kupuju, cijene i uvjete isporuke.
3. Zahtjevi za kupnju prethode narudžbenicama u procesu nabave, a potonje služe kao formalni ugovor između kupca i dobavljača.

Tabela za usporedbu

Parametri usporedbe	Zahtjev za kupnju	Narudžbenica
Značenje	Formalni zahtjevi voditelja odjela	Obrazac koji diktira zahtjev za kupnju
Vrsta dokumenata	interni	Vanjski
Stvorio	Ovlašteni djelatnik koji treba nabaviti robu	odjel
Kopije pripremljene	Tri	Pet
Prijamnik	Sektor za nabavu	Prodavač

Što je zahtjev za kupnju?

To je službeni pismeni zahtjev odjela koji treba kupiti robu. Nakon što je odobren, pokreće se proces kupnje. Sadrži pojedinosti o materijalima koji se kupuju i referentne datume. Također diktira uvjete poslovanja i cijene robe koja se kupuje.

Sastavlja se samo kada postoji potreba za kupnjom robe i proizvoda i zaliha. Pokreću ga:

• Čuvar trgovine- Pripremaju zahtjevnice za uobičajenu i svakodnevnu robu i proizvode koji moraju biti u trgovini. To se događa kada artikli uskoro dostignu svoju minimalnu razinu ili zamjenu kvarljive robe.

• inženjer pogona- Ovo je specijalizirano osoblje potrebno za profesionalno održavanje imovine i osiguravanje da je protok sustava stabilan i bez grešaka.

• Voditelji odjela- To su voditelji određenih sektora unutar poduzeća, oni dolaze s zahtjevom za kupnju kad god im ponestane određenih proizvoda u njihovim odjelima.

Općenito se pripremaju tri primjerka zahtjeva za kupnju, jedan ostaje voditeljima odjela, drugi se daje dobavljaču, a posljednji veletrgovcu.

Zahtjev za materijal je službeni dokument koji se koristi za odobravanje upotrebe materijala. Djeluje kao uputa veletrgovcu za izdavanje materijala. Odjel izrađuje tri primjerka za:

• Odjel trgovina
• Odjel za obračun troškova
• Odjel koji je izradio bilješku

Što je narudžbenica?

To je službeni obrazac kojim nabavna služba ovlašćuje dobavljača za isporuku robe i proizvoda po dogovorenim uvjetima poslovanja i cijenama. Jasno navodi potrebne materijale i jasne cijene.

Navodi se da je dobavljač dužan isporučiti robu i poslati račun. Također ima a serijski broj, dakle, pomaže u provedbi kontrole nad izdavanjem narudžbenica, čime se osigurava isporuka prave količine i stanja robe.

A nalog za kupnju je legitiman ugovor između kupca i dobavljača stoga ga treba pažljivo pripremiti. Dakle, osobe kojima se povjerava potpisivanje narudžbenice su nekoliko odabranih odgovornih osoba.

Kopije generirane narudžbe idu na:

• Računovodstvo
• Prijemni odjel
• Odjel za financije

Narudžbenica služi kao dokaz ugovora između kupca i dobavljača. Također omogućuje dobavljaču isporuku određenih materijala i ovlašćuje prijemni odjel da primi naručene materijale.

Glavne razlike između zahtjeva za kupnju i narudžbenice

1. Zahtjev za kupnju je službeni zahtjev odjelu nabave za izdvajanje robe i proizvoda. Pripremaju ga robne kuće kada roba stigne do a razina preuređivanja, dok je narudžbenica pisani zahtjev dobavljaču za isporuku određenih materijala i potvrđuje uvjete isporuke koje je naveo dobavljač.
2. Zahtjev za kupnju, koji se koristi kao međuodjelski dokument s dozvolom za kupnju robe i proizvoda, interni je dokument, dok je narudžbenica obvezujući dokument između kupca i dobavljača, stoga je vanjski dokument.
3. Zahtjevnicu priprema ovlaštena osoba koja je službenik službe koja želi naručiti materijale, a nabavna služba poduzeća izrađuje narudžbenicu.
4. Tvrtka priprema pet primjeraka narudžbenice: Originalni primjerak ide dobavljaču, a duplikati se šalju prijemnom odjelu, odjelu za računovodstvo troškova i odjelu koji zahtijeva materijale. Nabavna služba zadržava zadnji primjerak, dok se u nabavnici pripremaju samo tri primjerka, jedan se šalje nabavnoj službi, a druga dva se zadržavaju.
5. Voditelj nabave prima zahtjev za kupnju, dok dobavljač prima narudžbenicu.

Zadnje ažuriranje: 13. veljače 2024