Ordine di acquisto vs fattura: differenza e confronto

Avviare un'impresa è un passo importante, ma gestirlo e organizzarlo con tutte le procedure e le attività richiede molto tempo e fatica.

La registrazione dell'acquisto, della spedizione e della consegna sono le fasi primarie da seguire attentamente quando si costruisce un business tra le persone.

Ecco la differenza tra a ordine di acquisto e una fattura, due processi critici che aiutano una società a monitorare e classificare.

Punti chiave

1. Un ordine di acquisto è un documento rilasciato da un acquirente a un venditore, che indica i prodotti, le quantità e i prezzi concordati. Allo stesso tempo, una fattura è un documento inviato dal venditore all'acquirente che specifica i beni o servizi forniti e l'importo dovuto.
2. Gli ordini di acquisto avviano una transazione e confermano l'intenzione di acquisto dell'acquirente, mentre le fatture vengono inviate dopo la consegna di beni o servizi per richiedere il pagamento.
3. Le fatture fungono da prova legale di una transazione e vengono utilizzate per la tenuta dei registri e per scopi fiscali, mentre gli ordini di acquisto aiutano a tenere traccia e gestire l'inventario e le spese.

Ordine di acquisto vs fattura

La differenza tra un ordine di acquisto e una fattura è che un ordine di acquisto è quando un acquirente consegna un documento formale a un venditore per regolare e tracciare il processo di acquisto. D'altra parte, una fattura è quando il venditore fornisce una richiesta formale di pagamento al cliente una volta che l'ordine è stato completato.

Un contratto legalmente vincolante si forma quando a venditore accetta un ordine di acquisto. In precedenza, un ordine di acquisto era un accordo formale per tracciare e controllare il processo di acquisto posto da un acquirente a un venditore.

Un ordine di acquisto specifica gli articoli e i servizi che un cliente desidera acquistare e le tariffe concordate.

Una fattura è un elenco che specifica l'importo di denaro dovuto e menziona i beni e i servizi che sono stati consegnati. Il venditore invia un addebito formale al suo acquirente una volta completato l'ordine.

Una fattura contiene principalmente la data e il programma di pagamento, l'importo totale dovuto, le informazioni sul fornitore, i crediti disponibili e gli sconti.

Tavola di comparazione

Parametri di confronto	Ordine di acquisto	Fattura
Significato	Un ordine di acquisto consente semplicemente il monitoraggio dell'inventario.	La fattura è l'avviso di pagamento che il fornitore fornisce all'acquirente.
Frutta & Verdura fresca	Quando un acquirente effettua un ordine, viene prodotto un ordine di acquisto.	Dopo che l'ordine è stato completato, viene prodotta una fattura.
Scopo	Un ordine di acquisto consente il monitoraggio dell'inventario in modo semplice.	Le fatture aiutano nella valutazione delle spese e delle tasse.
Causare	Un ordine di acquisto protegge l'inventario dall'eccesso di scorte.	Pagamenti in eccesso e pagamenti ripetuti vengono evitati utilizzando una fattura.
Define	Un ordine di acquisto specifica i termini di una transazione.	La fattura specifica la conferma di vendita.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è un quadro dettagliato che specifica i servizi e i beni che l'acquirente intende acquistare da un fornitore. L'acquirente completa l'ordine di acquisto e lo invia al venditore.

Un corretto modulo d'ordine di acquisto non lascia spazio a interpretazioni perché specifica completamente ciò che entrambe le parti devono sapere sugli articoli acquistati, inclusi i termini di pagamento.

Per comprendere ulteriormente, si consideri l'amministratore dell'ufficio di una società XYZ, che garantisce che l'azienda abbia sempre forniture per ufficio sufficienti.

L'amministratore invia un ordine di acquisto al proprio supervisore e, se il manager approva, l'amministratore invia la documentazione completa a un fornitore di forniture per ufficio

per iniziare il processo di acquisizione, nonché al dipartimento finanziario dell'organizzazione XYZ per rendere conto di questo acquisto in anticipo.

Gli ordini di acquisto sono un mezzo formale per tutte le parti coinvolte nel processo di acquisizione per definire la procedura. Poiché le intenzioni di tutti sono chiare, l'ordine di acquisto funge da a orientamento per chiarire ogni errore di comunicazione.

Gli ordini di acquisto consentono alle aziende di mantenere un registro delle proprie spese.

L'accesso agli ordini di acquisto aumenta il budget di un'azienda poiché il dipartimento finanziario può organizzarsi in anticipo per acquisti futuri piuttosto che essere colto alla sprovvista dalla consegna di una fattura imprevista.

Cos'è la fattura?

Una fattura è un accordo scritto che richiede il pagamento di prodotti o servizi in cambio. Una chiacchierata con gli acquisti può essere sufficiente per i praticanti solitari, in quanto potrebbe non essere necessario un processo di approvvigionamento completo per la fatturazione.

Quando un fornitore invia una fattura, questa contiene il calendario e la data del pagamento, l'importo totale dovuto, il nome e il prezzo del bene o del servizio, eventuali sconti ei dati di contatto del venditore.

Per capire meglio, considera la società XYZ che invia un ordine di acquisto a un fornitore di forniture per ufficio (come spiegato nel segmento precedente).

Il reparto finanziario della società XYZ riceve la fattura. Lo paga alla data specifica poiché avevano già l'ordine di acquisto e hanno programmato in anticipo l'arrivo della fattura.

Confermano la fattura con l'ordine di acquisto di origine e non hanno avuto problemi di budget per cancellare la transazione.

Di solito, il venditore non verrebbe pagato a meno che non venga prima inviata una fattura.

L'ordine di acquisto non è una richiesta di pagamento; comunica invece al fornitore quanto gli viene richiesto e, di conseguenza, quanto risulterà in fattura.

Le fatture specificano l'esatto pagamento e la causale del prezzo.

Le aziende possono monitorare e analizzare le spese in modo professionale con l'uso di questi dati.

Una fattura non è un contratto legalmente vincolante, ma se combinata con altri aspetti critici, può diventare parte di un contratto legalmente vincolante.

In caso di audit, le fatture servono come prova dell'esatto importo pagato dall'azienda.

Principali differenze tra ordini di acquisto e fatture

1. Un ordine di acquisto è la conferma d'ordine di un cliente al venditore, mentre una fattura è il sollecito di pagamento inviato dal fornitore all'acquirente.
2. Dopo che un acquirente ha effettuato un ordine, viene creato un ordine di acquisto, mentre quando l'ordine viene evaso, viene creata una fattura.
3. Un ordine di acquisto semplifica il controllo dell'inventario, mentre le fatture aiutano a calcolare le spese e le tasse.
4. Un ordine d'acquisto impedisce che le scorte divengano in eccesso, ma una fattura impedisce pagamenti in eccesso e pagamenti ripetuti.
5. Un ordine di acquisto descrive i parametri di una transazione, mentre una fattura conferma la vendita.
6. Gli ordini di acquisto includono le esigenze del cliente come le caratteristiche del prodotto, la quantità e il prezzo, nonché altri requisiti di acquisto. Allo stesso tempo, una fattura contiene informazioni sui prodotti venduti, la quantità e la tariffa autorizzata nell'ordine di acquisto, il fatturato, il numero dell'ordine di acquisto autorizzato e così via. 

Riferimenti

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12

Ultimo aggiornamento: 13 luglio 2023