Wat is geautomatiseerde boekhouding? | Definitie, werken, voordelen versus nadelen

 Geautomatiseerde boekhouding is de nieuwe methode voor het verzamelen, vastleggen en bijhouden van de financiële informatie van een bedrijf of een organisatie. Dit systeem kwam in de boekhoudwereld na de komst van computers in de jaren tachtig.

Met zijn komst werd het berekenen en bijhouden van financiële informatie kinderspel voor organisaties en bedrijven.

Geen wonder dat het nu het overheersende boekhoudsysteem is in de meeste bedrijven en organisaties.

Key Takeaways

1. Geautomatiseerde boekhouding maakt gebruik van software om het proces van financiële administratie en rapportage te automatiseren.
2. Geautomatiseerde boekhouding zorgt voor een nauwkeurigere en efficiëntere administratie, waardoor het risico op fouten en fraude wordt verkleind.
3. Geautomatiseerde boekhoudsoftware kan in realtime rapporten over financiële gegevens genereren, waardoor betere besluitvorming en financiële planning mogelijk wordt.

Bestanddelen van computerboekhouding 

Een geautomatiseerd boekhoudsysteem bestaat uit de volgende drie componenten:

1. Hardware: Het verwijst naar de onderdelen die kunnen worden gevoeld of aangeraakt, zoals monitoren, printers, diskdrives en de bekabelde netwerken die ze met elkaar verbinden.
2. Software: Het is een reeks instructies en programma's op basis waarvan de computer reageert en werkt.
3. Humanware verwijst naar mensen die toegang hebben tot de hardware en deze uitvoeren software. 

Hoe werkt computergestuurde boekhouding?

Geautomatiseerde boekhouding omvat het gebruik van een reeks boekhoudkundige computerprogramma's of software die transactiegegevens bijhoudt, organiseert en beheert en de gebruiker toegang geeft tot de gegevens die zijn opgeslagen in de boekhouddatabase. 

Elk geautomatiseerd boekhoudsysteem heeft twee fundamentele vereisten.

1. Boekhoudkundig kader: Het omvat een reeks codes, principes en groeperingsstructuren voor het bijhouden van rekeningen.
2. Operatie procedure: Het omvat een goed gedefinieerde werkwijze die is afgestemd op de werkomgeving van een organisatie voor een effectieve verwerking en opslag van transactiegegevens.

Aangezien computergestuurde boekhouding een van de database-georiënteerde toepassingen is, zijn de volgende aanvullende hulpmiddelen vereist om de financiële administratie van een organisatie bij te houden.

1. Front-end-interface: Een interactieve koppeling laat de gebruiker communiceren met de back-end database. Het boekhoudsysteem kan bijvoorbeeld een transactie met betrekking tot de aankoop van producten afhandelen via een aankoopbon die op het scherm van de gegevensinvoeroperator verschijnt. Wanneer de vereiste gegevens zijn ingevoerd, worden deze opgeslagen in de back-end database.
2. Back-end-database: Hier worden de ingevoerde gegevens opgeslagen. Het blijft onzichtbaar voor de gebruiker en reageert volgens de opdrachten die ze hebben ingevoerd, maar binnen het toegangsbereik van de gebruiker.
3. Gegevensverwerking: Het is een reeks acties om ingevoerde gegevens om te zetten in informatie die nuttig is voor het nemen van beslissingen.
4. Meldsysteem: Een gecoördineerde set objecten vormt het rapport.

De transactiegegevens die door een geautomatiseerd systeem worden bijgehouden, worden voor de volgende doeleinden gebruikt.

1. Het genereren van maandelijkse financiële overzichten.
2. Belastingaangifte doen.
3. Het maken van jaarrekeningen.
4. Het verstrekken van andere financiële informatie om de winstgevendheid, activiteiten en efficiëntie van de betrokken organisatie te verifiëren.

Met de komst van cloudopslag en -systemen is het opslaan en ophalen van financiële rekeningen veel eenvoudiger geworden. Weg zijn de dagen dat gegevens moesten worden opgeslagen op diskettes, cd-roms en harde schijven. Organisaties zijn nu slechts een paar klikken verwijderd van het downloaden van hun back-ups die zijn opgeslagen in de cloud.

Voordelen van geautomatiseerde boekhouding 

Tegenwoordig is geautomatiseerde boekhouding de overheersende boekhoudmethode geworden in grote organisaties en multinationale ondernemingen, en dat is zeker niet zonder reden.

Hier volgen enkele belangrijke voordelen van geautomatiseerde boekhouding:

1. Snel: Boekhouding is over het algemeen een vervelende klus. Met de komst van boekhoudsoftware wordt het echter niet langer als tijdrovend beschouwd.
2. Nauwkeurig en betrouwbaar: De kans op rekenfouten is lager bij geautomatiseerde boekhouding dan bij handmatige boekhouding, hoeft het grootste deel van de gegevens slechts één keer te worden ingevoerd voor daaropvolgende boekhoudgerelateerde acties. 
3. Beveiligd: Vergeleken met fysieke boekhoudkundige kopieën zoals grootboeken en dagboeken, blijft transactiegerelateerde informatie veiliger op computers met het voordeel dat u ze altijd en overal kunt terugvinden.
4. schaalbaar: In tegenstelling tot handmatige boekhouding kan geautomatiseerde boekhouding grootschalige transacties aan. Het enige dat nodig is, zijn enkele extra operators.
5. Maakt standaardisatie mogelijk: Geautomatiseerde boekhouding genereert nauwkeurige, nette en uniforme gegevens. Het voorkomt de chaos en eentonigheid van terugkerende taken. Al deze factoren dragen bij aan een standaardisatie van het boekhoudproces.
6. Automatisering: De belangrijkste reden waarom geautomatiseerde boekhouding zo populair is geworden, is dat het een door de gebruiker gedefinieerd boekhoudformaat bevat dat het automatisch genereren van financiële documenten met slechts een paar klikken mogelijk maakt.

Nadelen van geautomatiseerde boekhouding 

Ondanks de verschillende voordelen, is geautomatiseerde boekhouding niet zonder beperkingen. Dergelijke beperkingen vloeien echter voornamelijk voort uit de operationele omgeving van dit soort boekhouding.

Hieronder volgen enkele belangrijke nadelen van geautomatiseerde boekhouding.

1. Hoge kosten:  Geautomatiseerde boekhouding vereist geavanceerde hardware en boekhoudsoftware. Daarnaast vereist het technisch onderlegd personeel. Al deze factoren verhogen de totale uitgaven van de betrokken organisatie aanzienlijk.
2. Personeelsoppositie: Als alles geautomatiseerd is, overwegen organisaties verstandig om overtollige medewerkers af te schaffen. Deze mentaliteit wekt angst en angst op bij bestaande werknemers, die tegen dergelijke automatiseringsstappen zijn.
3. Systeemfout: De waarschijnlijkheid van een systeemcrash als gevolg van softwarecorruptie of hardwarestoringen is een van de meest prominente beperkingen van geautomatiseerde boekhouding.
4. Beveiligingsinbreuken: Er is geen tekort aan hackers in de digitale wereld van vandaag. Daarom zijn beveiligingsinbreuken en informatielekken essentiële beperkingen van geautomatiseerde boekhouding.
5. Onbekwaamheid om onverwachte fouten te controleren: Computers kunnen alleen die fouten anticiperen en corrigeren die het boekhoudformaat van de gebruiker heeft gedefinieerd. Het kan geen willekeurige fouten detecteren.

Referenties

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2023