Wat is handmatige boekhouding? | Definitie, gebruik versus werken

Vóór de komst van de digitale revolutie werden de meeste zakelijke activiteiten, voornamelijk financiële boekhouding, met de hand gedaan met pen, potlood en papier.

Zelfs vandaag de dag heerst deze traditionele handmatige boekhoudmethode bij bedrijfsentiteiten en bedrijven.

Dit boekhoudsysteem omvat het bijhouden van transactiegegevens in boeken en tijdschriften die handmatig worden omgezet in financiële rapporten.

Het is belangrijk op te merken dat er geen verschil is tussen de ideeën achter geautomatiseerde boekhouding en handmatige boekhouding. Het enige verschil is het medium dat wordt gebruikt voor het registreren en boekhouden van transacties.

Key Takeaways

1. Handmatige boekhouding is een boekhoudmethode die financiële transacties handmatig registreert met behulp van pen en papier of boekhoudboeken.
2. Het is een traditionele methode die wordt gebruikt door kleine bedrijven en particulieren en is goedkoop en ongecompliceerd.
3. Handmatige boekhouding vereist een hoge nauwkeurigheid en aandacht voor detail, wat tijdrovend is in vergelijking met geautomatiseerde boekhouding.

Wie gebruikt handmatige boekhoudsystemen?

Elk bedrijf of elke organisatie heeft een efficiënt boekhoudsysteem nodig om financiële informatie te verzamelen, op te slaan en bij te houden.

In de digitale wereld van vandaag kunnen bedrijven handmatige, geautomatiseerde of beide boekhoudsystemen gebruiken.

Het handmatige boekhoudsysteem heeft echter meer de voorkeur als het gaat om kleine of nieuwe bedrijven. Het is omdat:

1. De dagelijkse transacties van kleine en nieuwe bedrijven zijn niet zo omvangrijk.
2. Het handmatige boekhoudsysteem is veel gemakkelijker te gebruiken dan complexe boekhoudsoftware.

Hoe werkt handmatige boekhouding?

Handmatige boekhouding omvat voornamelijk het gebruik van de volgende fysieke hulpmiddelen om de kleinste details van de financiële informatie van een bedrijf vast te leggen en bij te houden.

Papierblokken en boeken

 Bij gebrek aan computerspreadsheets en software als de belangrijkste manier om financiële gegevens bij te houden, worden door accountants papieren blokken en boeken met rijen en kolommen gebruikt.

Over het algemeen zijn er vier of meer afgedrukte kolommen, elk gescheiden door twee opeenvolgende lijnen die over het blad lopen.

De eerste kolom aan de linkerkant van het papier is toegewezen voor het schrijven van datums. Daarom is de hoeveelheid ruimte die overblijft voor deze kolom smal.

De tweede kolom wordt daarentegen gebruikt voor het noteren van beschrijvingen. Dienovereenkomstig biedt de accountant de breedste hoeveelheid ruimte voor deze kolom.

Transactiebedragen en andere gerelateerde details zoals verkoop en voorraad worden genoteerd in de resterende kolommen.

De papieren blokken zijn bedrukt in wit of lichtgroen met ruimte voor het noteren van elk cijfer, zodat er geen handschriftgerelateerde problemen optreden.

Dagboeken en grootboeken

Deze worden gebruikt voor het noteren van functionerende en definitieve financiële documenten.

Dagboeken en grootboeken ondersteunen het handmatige boekhoudproces door de accountant te helpen afzonderlijke gegevens bij te houden voor verschillende soorten transacties.

Er kan bijvoorbeeld één set dagboeken worden toegewezen voor boekhoudkundige contante verkopen. Een andere groep kan daarentegen de loonadministratie opnemen.

Zodra de transacties van deze afzonderlijke rekeningen zijn berekend, worden de uitkomsten gecombineerd tot één journaalboeking in het grootboek van de bedrijfseenheid.

Voordelen van handmatige boekhouding 

Ook al is het een oud boekhoudsysteem, de relevantie ervan in de hedendaagse wereld is niet geheel overbodig geworden.

1. Goedkoper: Het is veel voordeliger dan het installeren van geautomatiseerde systemen en software.
2. Minder uitgaven aan medewerkers: Omdat het handmatige boekhoudsysteem geen personeel nodig heeft met gespecialiseerde kennis van computers en software, hoeven bedrijven minder uit te geven aan accountants.
3. Minder ingewikkeld: Niet alle mensen zijn even vertrouwd met computers of software. In plaats daarvan maken een potlood en papier ze efficiënter in de boekhouding.
4. Niet afhankelijk van elektriciteit: In tegenstelling tot computergestuurd boekhouding, handmatige boekhouding kan zelfs zonder elektriciteit worden gedaan.
5. Geen duplicatie of corruptie van gegevens: Anders dan in Geautomatiseerde boekhouding, is er geen risico op gegevensduplicatie of corruptie.
6. Detectie van mogelijke fouten: Handmatig boekhoudsysteem omvat dubbele boekhouding, het invoeren van bij- en afschrijvingen op twee verschillende rekeningen. Deze methode biedt een natuurlijke manier om fouten op te sporen wanneer de ingevoerde debet- en creditbedragen worden vergeleken in een proefbalans. Er wordt een fout gedetecteerd tijdens het proefsaldo als de afschrijvingen niet overeenkomen met de tegoeden.

Nadelen van handmatige boekhouding

Ondanks de verschillende voordelen kan men niet ontkennen dat handmatige boekhouding enkele belangrijke beperkingen heeft.

1. Arbeidsintensief:  Handmatige boekhouding is een zware taak geduld, tijd en passende boekhoudkundige kennis. Daarom is de aanwerving van financiële accountants noodzakelijk voor deze boekhoudmethode.
2. Tijdrovend:  In tegenstelling tot geautomatiseerde boekhouding is handmatige boekhouding een langzaam en tijdrovend proces.
3. Het potentieel van menselijke fouten: Men kan de kans op mogelijke menselijke fouten bij het invoeren van gegevens met betrekking tot handmatige boekhouding niet uitsluiten.
4. Verlies van papieren exemplaren: Rampen geven geen waarschuwing voordat ze arriveren. Fysieke documenten zoals grootboeken en tijdschriften zijn gevoelig voor diefstal, verlies, brand, water, enz. Het maken en opslaan van duplicaten is inderdaad een vervelende klus. 

Referenties

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Laatst bijgewerkt: 11 juni 2023