Antes do advento da revolução digital, a maioria das atividades relacionadas aos negócios, principalmente contabilidade financeira, costumava ser feita à mão usando caneta, lápis e papel.
Ainda hoje, esta metodologia tradicional de contabilidade manual é predominante entre entidades empresariais e empresas.
Este sistema de contabilidade envolve manter registros de transações em livros e diários convertidos manualmente em relatórios financeiros.
É importante notar que não há diferença entre as ideias por trás da contabilidade computadorizada e contabilidade manual. A única diferença é o meio usado para registro e transações contábeis.
Principais lições
- A contabilidade manual é um método de escrituração que registra as transações financeiras manualmente usando caneta e papel ou livros contábeis.
- É um método tradicional usado por pequenas empresas e indivíduos e é barato e direto.
- A contabilidade manual requer alta precisão e atenção aos detalhes, o que é demorado em comparação com a contabilidade computadorizada.
Quem usa sistemas de contabilidade manual?
Qualquer empresa ou organização requer um sistema de contabilidade eficiente para coletar, armazenar e manter informações financeiras.
No mundo digital de hoje, as empresas podem usar sistemas contábeis manuais, computadorizados ou ambos.
No entanto, o sistema de contabilidade manual é mais favorecido quando se trata de pequenas ou novas empresas. É porque:
- As transações diárias de pequenas e novas empresas não são tão vastas.
- O sistema de contabilidade manual é muito mais fácil de usar do que o software de contabilidade complexo.
Como funciona a Contabilidade Manual?
A contabilidade manual envolve principalmente o uso das seguintes ferramentas físicas para registrar e manter os mínimos detalhes das informações financeiras de uma empresa.
Blocos de papel e livros
Na ausência de planilhas de computador e software como o principal modo de manter registros financeiros, blocos de papel e livros com linhas e colunas são usados pelos contadores.
Geralmente, há quatro ou mais colunas impressas, cada uma separada por duas linhas consecutivas descendo pela folha.
A primeira coluna do papel à esquerda é designada para escrever datas. Portanto, a quantidade de espaço deixada para esta coluna é estreita.
Em contraste, a segunda coluna é empregada para anotar descrições. Conseqüentemente, o contador fornece a maior quantidade de espaço para esta coluna.
Os valores das transações e outros detalhes relacionados, como vendas e estoque, são anotados nas colunas restantes.
Os blocos de papel são impressos em branco ou verde claro com espaço para anotar cada dígito para que não surjam problemas de caligrafia.
Diários e livros contábeis
Estes são usados para anotar o funcionamento e os documentos financeiros finais.
Diários e livros contábeis dão suporte ao processo de contabilidade manual, ajudando o contador a manter registros separados para diferentes tipos de transações.
Por exemplo, um conjunto de diários pode ser atribuído para contabilizar vendas à vista. Em contraste, outro grupo pode registrar a folha de pagamento.
Depois que as transações dessas contas separadas são calculadas, os resultados são combinados em um lançamento no livro razão geral da entidade comercial.
Vantagens da contabilidade manual
Mesmo sendo um sistema contábil antigo, sua relevância no mundo contemporâneo não se tornou totalmente supérflua.
- Mais barato: É muito mais econômico do que instalar sistemas e softwares computadorizados.
- Menos gastos com funcionários: Como o sistema de contabilidade manual não requer pessoal com conhecimento especializado em computadores e softwares, as empresas gastam menos com contadores.
- Menos complicado: Nem todas as pessoas se sentem à vontade com computadores ou software. Em vez disso, lápis e papel os tornam mais eficientes na contabilidade.
- Não depende de eletricidade: Ao contrário do computadorizado contabilidade, a contabilidade manual pode ser feita mesmo sem eletricidade.
- Nenhuma duplicação ou corrupção de dados: Ao contrário de contabilidade informatizada, não há duplicação de dados ou risco de corrupção.
- Detecção de possíveis erros: O sistema de contabilidade manual envolve contabilidade de partidas dobradas, lançando créditos e débitos em duas contas diferentes. Este método fornece uma maneira natural de detectar erros quando os débitos e créditos inseridos são comparados em um balancete. Um erro é detectado durante o balancete se os débitos não coincidem com os créditos.
Desvantagens da contabilidade manual
Apesar de suas diversas vantagens, não se pode negar que a contabilidade manual apresenta algumas limitações significativas.
- Trabalho intensivo: A contabilidade manual é uma tarefa árdua que exige paciência, tempo e conhecimento contábil adequado. Portanto, o recrutamento de contadores financeiros é necessário para este método de contabilidade.
- Demorado: Ao contrário da contabilidade computadorizada, a contabilidade manual é um processo lento e demorado.
- O potencial de erro humano: Não se pode descartar as chances de possível erro humano na entrada de dados sobre a contabilidade manual.
- Perda de cópias impressas: Os desastres não dão um aviso antes de chegar. Documentos físicos, como livros contábeis e diários, são propensos a roubo, perda, incêndio, água, etc. Produzir e armazenar duplicatas é realmente um trabalho tedioso.
- https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
- http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426
Última atualização: 11 de junho de 2023
Chara Yadav possui MBA em Finanças. Seu objetivo é simplificar tópicos relacionados a finanças. Ela trabalhou em finanças por cerca de 25 anos. Ela ministrou várias aulas de finanças e bancos para escolas de negócios e comunidades. Leia mais nela página bio.
A contabilidade manual é uma prática obsoleta na era digital
Existem muito poucos cenários em que a contabilidade manual ainda é relevante
A tecnologia tornou a contabilidade manual redundante
A contabilidade manual é vulnerável a fraudes e perda de dados
A contabilidade manual não é uma opção viável no cenário empresarial atual
As desvantagens da contabilidade manual superam seus benefícios
A contabilidade manual é uma relíquia do passado
A contabilidade manual é uma perda de tempo e recursos no mundo digital de hoje
A relevância da contabilidade manual é mínima no mundo moderno
A natureza intensiva de mão-de-obra da contabilidade manual supera os seus benefícios
A contabilidade manual persistiu devido à sua confiabilidade na detecção de erros
O potencial de erro humano na contabilidade manual é uma grande desvantagem
A contabilidade manual é um processo difícil, mas também é mais completo do que os sistemas de contabilidade informatizados e à prova de falhas.
Uma das armadilhas da contabilidade manual é a quantidade de tempo que leva
A natureza desorganizada dos registros em papel é uma das principais desvantagens da contabilidade manual.
A contabilidade manual está se tornando cada vez mais desatualizada à medida que a tecnologia avança
Os benefícios da contabilidade manual são principalmente financeiros
A contabilidade manual exige muito trabalho, o que é difícil de justificar no mundo moderno
A natureza demorada da contabilidade manual é uma grande desvantagem
As vantagens da contabilidade manual são atraentes, mas não superam as desvantagens
Acredito que a contabilidade manual tem seus benefícios se gerenciada adequadamente
Acredito que o potencial de erro humano torna a contabilidade manual mais problemática do que vale a pena