O que é Contabilidade Manual? | Definição, Usos vs Trabalho

Antes do advento da revolução digital, a maioria das atividades relacionadas aos negócios, principalmente contabilidade financeira, costumava ser feita à mão usando caneta, lápis e papel.

Ainda hoje, esta metodologia tradicional de contabilidade manual é predominante entre entidades empresariais e empresas.

Este sistema de contabilidade envolve manter registros de transações em livros e diários convertidos manualmente em relatórios financeiros.

É importante notar que não há diferença entre as ideias por trás da contabilidade computadorizada e contabilidade manual. A única diferença é o meio usado para registro e transações contábeis.

Principais lições

1. A contabilidade manual é um método de escrituração que registra as transações financeiras manualmente usando caneta e papel ou livros contábeis.
2. É um método tradicional usado por pequenas empresas e indivíduos e é barato e direto.
3. A contabilidade manual requer alta precisão e atenção aos detalhes, o que é demorado em comparação com a contabilidade computadorizada.

Quem usa sistemas de contabilidade manual?

Qualquer empresa ou organização requer um sistema de contabilidade eficiente para coletar, armazenar e manter informações financeiras.

No mundo digital de hoje, as empresas podem usar sistemas contábeis manuais, computadorizados ou ambos.

No entanto, o sistema de contabilidade manual é mais favorecido quando se trata de pequenas ou novas empresas. É porque:

1. As transações diárias de pequenas e novas empresas não são tão vastas.
2. O sistema de contabilidade manual é muito mais fácil de usar do que o software de contabilidade complexo.

Como funciona a Contabilidade Manual?

A contabilidade manual envolve principalmente o uso das seguintes ferramentas físicas para registrar e manter os mínimos detalhes das informações financeiras de uma empresa.

Blocos de papel e livros

 Na ausência de planilhas de computador e software como o principal modo de manter registros financeiros, blocos de papel e livros com linhas e colunas são usados ​​pelos contadores.

Geralmente, há quatro ou mais colunas impressas, cada uma separada por duas linhas consecutivas descendo pela folha.

A primeira coluna do papel à esquerda é designada para escrever datas. Portanto, a quantidade de espaço deixada para esta coluna é estreita.

Em contraste, a segunda coluna é empregada para anotar descrições. Conseqüentemente, o contador fornece a maior quantidade de espaço para esta coluna.

Os valores das transações e outros detalhes relacionados, como vendas e estoque, são anotados nas colunas restantes.

Os blocos de papel são impressos em branco ou verde claro com espaço para anotar cada dígito para que não surjam problemas de caligrafia.

Diários e livros contábeis

Estes são usados ​​para anotar o funcionamento e os documentos financeiros finais.

Diários e livros contábeis dão suporte ao processo de contabilidade manual, ajudando o contador a manter registros separados para diferentes tipos de transações.

Por exemplo, um conjunto de diários pode ser atribuído para contabilizar vendas à vista. Em contraste, outro grupo pode registrar a folha de pagamento.

Depois que as transações dessas contas separadas são calculadas, os resultados são combinados em um lançamento no livro razão geral da entidade comercial.

Vantagens da contabilidade manual 

Mesmo sendo um sistema contábil antigo, sua relevância no mundo contemporâneo não se tornou totalmente supérflua.

1. Mais barato: É muito mais econômico do que instalar sistemas e softwares computadorizados.
2. Menos gastos com funcionários: Como o sistema de contabilidade manual não requer pessoal com conhecimento especializado em computadores e softwares, as empresas gastam menos com contadores.
3. Menos complicado: Nem todas as pessoas se sentem à vontade com computadores ou software. Em vez disso, lápis e papel os tornam mais eficientes na contabilidade.
4. Não depende de eletricidade: Ao contrário do computadorizado contabilidade, a contabilidade manual pode ser feita mesmo sem eletricidade.
5. Nenhuma duplicação ou corrupção de dados: Ao contrário de contabilidade informatizada, não há duplicação de dados ou risco de corrupção.
6. Detecção de possíveis erros: O sistema de contabilidade manual envolve contabilidade de partidas dobradas, lançando créditos e débitos em duas contas diferentes. Este método fornece uma maneira natural de detectar erros quando os débitos e créditos inseridos são comparados em um balancete. Um erro é detectado durante o balancete se os débitos não coincidem com os créditos.

Desvantagens da contabilidade manual

Apesar de suas diversas vantagens, não se pode negar que a contabilidade manual apresenta algumas limitações significativas.

1. Trabalho intensivo:  A contabilidade manual é uma tarefa árdua que exige paciência, tempo e conhecimento contábil adequado. Portanto, o recrutamento de contadores financeiros é necessário para este método de contabilidade.
2. Demorado:  Ao contrário da contabilidade computadorizada, a contabilidade manual é um processo lento e demorado.
3. O potencial de erro humano: Não se pode descartar as chances de possível erro humano na entrada de dados sobre a contabilidade manual.
4. Perda de cópias impressas: Os desastres não dão um aviso antes de chegar. Documentos físicos, como livros contábeis e diários, são propensos a roubo, perda, incêndio, água, etc. Produzir e armazenar duplicatas é realmente um trabalho tedioso. 

Referências

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Última atualização: 11 de junho de 2023