O que é Contabilidade Informatizada? | Definição, Trabalho, Vantagens vs Desvantagens

 A contabilidade computadorizada é o método da nova era de coletar, registrar e manter as informações financeiras de uma empresa ou organização. Este sistema entrou no mundo da contabilidade após o advento dos computadores na década de 1980.

Com sua chegada, computar e manter informações financeiras tornou-se uma brincadeira de criança para organizações e negócios.

Não é de admirar que seja agora o sistema de contabilidade predominante na maioria das empresas e organizações.

Principais lições

1. A contabilidade computadorizada usa software para automatizar o processo de manutenção de registros financeiros e relatórios.
2. A contabilidade computadorizada permite uma manutenção de registros mais precisa e eficiente, reduzindo o risco de erros e fraudes.
3. O software de contabilidade computadorizada pode gerar relatórios sobre dados financeiros em tempo real, permitindo uma melhor tomada de decisão e planejamento financeiro.

Constituintes da Contabilidade Informática 

Um sistema de contabilidade computadorizado consiste nos três componentes a seguir:

1. Hardware: Refere-se às partes que podem ser sentidas ou tocadas, como monitores, impressoras, unidades de disco e as redes com fio que as conectam.
2. Software: É um conjunto de instruções e programas com base no qual o computador responde e opera.
3. humanware refere-se a pessoas acessando e executando o hardware e Programas. 

Como funciona a Contabilidade Informatizada?

A contabilidade computadorizada envolve a utilização de um conjunto de programas de computador ou software de contabilidade que rastreiam, organizam e gerenciam dados de transações e permitem ao usuário acessar os dados armazenados no banco de dados de contabilidade. 

Todo sistema de contabilidade computadorizado tem dois requisitos fundamentais.

1. Estrutura Contábil: Compreende um conjunto de códigos, princípios e estrutura de agrupamento para manutenção de contas.
2. Procedimento de operação: Envolve um método bem definido de operações alinhadas ao ambiente operacional de uma organização para processamento e armazenamento eficazes de dados de transação.

Como a contabilidade computadorizada é um dos aplicativos orientados a banco de dados, ela requer os seguintes implementos adicionais para manter os registros financeiros de uma organização.

1. Interface Front-end: Um link interativo permite que o usuário se comunique com o banco de dados back-end. Por exemplo, o sistema de contabilidade pode tratar de uma transação relacionada à compra de produtos por meio de um recibo de compra que aparece na tela do operador de entrada de dados. Quando os dados necessários são inseridos, eles são armazenados no banco de dados back-end.
2. Banco de dados de back-end: É onde os dados inseridos são armazenados. Ele permanece invisível para o usuário e responde de acordo com os comandos inseridos, mas dentro do escopo de acesso do usuário.
3. Processamento de dados: É uma série de ações para converter os dados inseridos em informações úteis para a tomada de decisões.
4. Sistema de relatórios: Um conjunto coordenado de objetos forma o relatório.

Os dados da transação mantidos por um sistema informatizado são usados ​​para os seguintes propósitos.

1. Geração de demonstrativos financeiros mensais.
2. Apresentação de declarações fiscais.
3. Produção de demonstrações financeiras anuais.
4. Fornecer outras informações financeiras para verificar a lucratividade, operações e eficiência da organização em questão.

Com o advento dos sistemas e armazenamento em nuvem, o armazenamento e a recuperação de contas financeiras tornaram-se muito mais simples. Ido são os dias em que os dados precisavam ser armazenados em disquetes, CD-ROMs e discos rígidos. As organizações agora estão a apenas alguns cliques de baixar seus backups armazenados na nuvem.

Vantagens da Contabilidade Informatizada 

Hoje, a contabilidade computadorizada emergiu como o método predominante de contabilidade em grandes organizações e corporações multinacionais, e certamente não é sem razão.

A seguir estão algumas das principais vantagens da contabilidade computadorizada:

1. Fast: A contabilidade, em geral, é um trabalho tedioso. No entanto, com o advento do software de contabilidade, isso não é mais considerado demorado.
2. Preciso e confiável: A probabilidade de erro de cálculo é menor na contabilidade computadorizada, pois, ao contrário da contabilidade manual, a maior parte dos dados deve ser inserida apenas uma vez para ações subsequentes relacionadas à contabilidade. 
3. Protegido: Em comparação com cópias físicas de contabilidade, como livros contábeis e diários, as informações relacionadas a transações permanecem mais seguras em computadores com as vantagens de recuperá-las a qualquer hora e em qualquer lugar.
4. Escalável: Ao contrário da contabilidade manual, a contabilidade computadorizada pode lidar com transações em grande escala. A única coisa necessária são alguns operadores adicionais.
5. Permite padronização: A contabilidade computadorizada gera dados precisos, organizados e uniformes. Evita o caos e a monotonia dos trabalhos recorrentes. Todos esses fatores contribuem para uma padronização do processo contábil.
6. Automação: A principal razão pela qual a contabilidade computadorizada se tornou tão popular é que ela compreende um formato de contabilidade definido pelo usuário que permite a geração automática de documentos financeiros com apenas alguns cliques.

Desvantagens da Contabilidade Computadorizada 

Apesar de seus vários benefícios, a contabilidade computadorizada tem sua cota de limitações. No entanto, tais limitações decorrem principalmente do ambiente operacional desse tipo de contabilidade.

A seguir estão algumas desvantagens significativas da contabilidade computadorizada.

1. Alto custo:  A contabilidade computadorizada requer hardware sofisticado e software de contabilidade. Além disso, requer pessoal com experiência em tecnologia. Todos esses fatores aumentam substancialmente as despesas gerais da organização em questão.
2. Pessoal Oposição: Quando tudo é automatizado, as organizações consideram prudente acabar com os funcionários redundantes. Essa mentalidade gera medo e angústia entre os funcionários existentes, que se opõem a essas etapas de automação.
3. Falha de sistema: A probabilidade de um travamento do sistema devido a corrupção de software ou falhas de hardware é uma das limitações mais proeminentes da contabilidade computadorizada.
4. Brechas de segurança: Não faltam hackers no mundo digital de hoje. Portanto, falhas de segurança e vazamentos de informações são limitações essenciais da contabilidade computadorizada.
5. Incompetência para verificar erros inesperados: Os computadores podem antecipar e corrigir apenas os erros que o formato contábil do usuário definiu. Ele não pode detectar erros aleatórios.

Referências

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Última atualização: 14 de outubro de 2023