Що таке комп’ютеризований облік? | Визначення, робота, переваги проти недоліків

 Комп’ютеризований бухгалтерський облік — це новий метод збору, реєстрації та збереження фінансової інформації підприємства чи організації. Ця система з’явилася у світі бухгалтерського обліку після появи комп’ютерів у 1980-х роках.

З його появою обчислення та ведення фінансової інформації стали дитячою грою для організацій і підприємств.

Не дивно, що зараз це переважна система бухгалтерського обліку в більшості компаній і організацій.

Ключові винесення

1. Комп’ютеризований облік використовує програмне забезпечення для автоматизації процесу ведення фінансового обліку та звітності.
2. Комп’ютеризований облік дозволяє точніше та ефективніше вести облік, зменшуючи ризик помилок і шахрайства.
3. Комп’ютеризоване програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може створювати звіти про фінансові дані в режимі реального часу, що дозволяє краще приймати рішення та фінансове планування.

Складові комп’ютерної бухгалтерії 

Комп’ютеризована система бухгалтерського обліку складається з наступних трьох компонентів:

1. Обладнання: Це відноситься до частин, які можна відчути або торкнутися, наприклад, моніторів, принтерів, дисководів і дротових мереж, які їх з’єднують.
2. Софтвер: Це набір інструкцій і програм, на основі яких комп'ютер реагує і працює.
3. Людське програмне забезпечення відноситься до людей, які отримують доступ до обладнання та працюють із ним програмне забезпечення. 

Як працює комп’ютеризований облік?

Комп’ютеризований облік передбачає використання набору бухгалтерських комп’ютерних програм або програмного забезпечення, яке відстежує, організовує та керує даними транзакцій і надає користувачеві доступ до даних, що зберігаються в обліковій базі даних. 

Кожна комп’ютеризована система бухгалтерського обліку має дві основні вимоги.

1. Система бухгалтерського обліку: Він містить набір кодів, принципів і структуру групування для ведення облікових записів.
2. Порядок роботи: Це передбачає чітко визначений метод операцій, узгоджений з операційним середовищем організації для ефективної обробки та зберігання даних транзакцій.

Оскільки комп’ютеризований бухгалтерський облік є одним із програм, орієнтованих на базу даних, для ведення фінансових записів організації потрібні наступні додаткові засоби.

1. Внутрішній інтерфейс: Інтерактивне посилання дозволяє користувачеві спілкуватися з серверною базою даних. Наприклад, система бухгалтерського обліку може мати справу з транзакцією, пов’язаною з придбанням продуктів, через квитанцію про покупку, яка з’являється на екрані оператора введення даних. Після введення необхідних даних вони зберігаються у внутрішній базі даних.
2. Внутрішня база даних: Саме там зберігаються введені дані. Він залишається невидимим для користувача та відповідає відповідно до введених команд, але в межах доступу користувача.
3. Обробка даних: Це серія дій для перетворення введених даних в інформацію, корисну для прийняття рішень.
4. Система звітності: Узгоджена сукупність об'єктів формує звіт.

Дані транзакцій, які зберігаються комп’ютеризованою системою, використовуються для наступних цілей.

1. Формування місячної фінансової звітності.
2. Подання податкової звітності.
3. Складання річної фінансової звітності.
4. Надання іншої фінансової інформації для перевірки прибутковості, діяльності та ефективності відповідної організації.

З появою хмарних сховищ і систем зберігання та отримання фінансових рахунків стало набагато простішим. Пішли в минуле це дні, коли дані потрібно було зберігати на дискетах, компакт-дисках і жорстких дисках. Організації тепер лише за декілька кліків від завантаження своїх резервних копій, які зберігаються в хмарі.

Переваги комп’ютеризованого обліку 

Сьогодні комп’ютеризований бухгалтерський облік став переважаючим методом бухгалтерського обліку у великих організаціях і транснаціональних корпораціях, і це, звичайно, не дарма.

Нижче наведено деякі основні переваги комп’ютеризованого бухгалтерського обліку:

1. Швидко: Бухгалтерський облік, взагалі, нудна робота. Однак із появою бухгалтерського програмного забезпечення це більше не вважається трудомістким.
2. Точний і надійний: Імовірність помилки обчислень нижча в комп’ютеризованому обліку, оскільки, на відміну від ручний облік, більшість даних необхідно вводити лише один раз для наступних дій, пов’язаних з обліком. 
3. Забезпечено: Порівняно з фізичними копіями бухгалтерського обліку, такими як бухгалтерські книги та журнали, інформація, пов’язана з транзакціями, залишається безпечнішою на комп’ютерах із перевагою її отримання будь-коли та будь-де.
4. Масштабованість: На відміну від ручного обліку, комп’ютеризований облік може обробляти великі операції. Єдине, що потрібно, це додаткові оператори.
5. Дозволяє стандартизувати: Комп’ютеризований облік генерує точні, акуратні та уніфіковані дані. Це запобігає хаосу та монотонності повторюваних робіт. Усі ці фактори сприяють стандартизації облікового процесу.
6. Автоматизація: Основна причина, чому комп’ютеризований бухгалтерський облік став таким популярним, полягає в тому, що він містить визначений користувачем формат бухгалтерського обліку, який дозволяє автоматично генерувати фінансові документи лише кількома клацаннями миші.

Недоліки комп’ютеризованого обліку 

Незважаючи на численні переваги, комп’ютеризований облік не позбавлений частки обмежень. Однак такі обмеження виникають головним чином із середовища функціонування цього виду обліку.

Нижче наведені деякі істотні недоліки комп’ютеризованого обліку.

1. Висока вартість:  Комп’ютеризований облік потребує складного апаратного та бухгалтерського програмного забезпечення. Крім того, тут потрібен технічно підкований персонал. Усі ці фактори суттєво збільшують загальні витрати відповідної організації.
2. Кадрова опозиція: Коли все автоматизовано, організації вважають розумним припинення зайвих працівників. Цей менталітет породжує страх і страждання серед існуючих співробітників, які виступають проти таких кроків автоматизації.
3. Збій системи: Ймовірність збою системи через пошкодження програмного забезпечення або апаратних збоїв є одним із найпомітніших обмежень комп’ютеризованого обліку.
4. Порушення безпеки: У сучасному цифровому світі не бракує хакерів. Таким чином, порушення безпеки та витоки інформації є істотними обмеженнями комп’ютеризованого обліку.
5. Некомпетентність перевіряти несподівані помилки: Комп’ютери можуть передбачити та виправити лише ті помилки, які визначено обліковим форматом користувача. Він не може виявити випадкові помилки.

посилання

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Останнє оновлення: 14 жовтня 2023 р