Εντολή αγοράς έναντι τιμολογίου: Διαφορά και σύγκριση

Η έναρξη μιας επιχείρησης είναι ένα σημαντικό βήμα, αλλά η διαχείριση και η τακτοποίησή της με όλες τις διαδικασίες και δραστηριότητες απαιτεί πολύ χρόνο και προσπάθεια.

Η καταγραφή αγοράς, αποστολής και παράδοσης είναι οι κύριες φάσεις που πρέπει να παρακολουθούνται στενά κατά την οικοδόμηση μιας επιχείρησης μεταξύ των ανθρώπων.

Εδώ είναι η διαφορά μεταξύ α εντολή αγοράς και ένα τιμολόγιο, δύο κρίσιμες διαδικασίες που βοηθούν μια εταιρεία στην παρακολούθηση και την ταξινόμηση.

Βασικές τακτικές

1. Η εντολή αγοράς είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από έναν αγοραστή σε έναν πωλητή, το οποίο αναφέρει τα προϊόντα, τις ποσότητες και τις συμφωνημένες τιμές. Ταυτόχρονα, ένα τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που αποστέλλεται από τον πωλητή στον αγοραστή και αναφέρει λεπτομερώς τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παρέχονται και το οφειλόμενο ποσό.
2. Οι εντολές αγοράς ξεκινούν μια συναλλαγή και επιβεβαιώνουν την πρόθεση του αγοραστή να αγοράσει, ενώ τα τιμολόγια αποστέλλονται μετά την παράδοση των αγαθών ή των υπηρεσιών για να ζητήσουν πληρωμή.
3. Τα τιμολόγια χρησιμεύουν ως νομική απόδειξη μιας συναλλαγής και χρησιμοποιούνται για τήρηση αρχείων και φορολογικούς σκοπούς, ενώ οι εντολές αγοράς βοηθούν στην παρακολούθηση και διαχείριση του αποθέματος και των δαπανών.

Εντολή αγοράς έναντι τιμολογίου

Η διαφορά μεταξύ μιας εντολής αγοράς και ενός τιμολογίου είναι ότι μια εντολή αγοράς είναι όταν ένας αγοραστής παραδίδει ένα επίσημο έγγραφο σε έναν πωλητή για να ρυθμίσει και να εντοπίσει τη διαδικασία αγοράς. Από την άλλη πλευρά, ένα τιμολόγιο είναι όταν ο πωλητής παρέχει ένα επίσημο αίτημα πληρωμής στον πελάτη μόλις ολοκληρωθεί η παραγγελία.

Μια νομικά δεσμευτική σύμβαση συνάπτεται όταν α πάροχος υπηρεσιών δέχεται παραγγελία αγοράς. Προηγουμένως, μια εντολή αγοράς ήταν μια επίσημη συμφωνία για την παρακολούθηση και τον έλεγχο της διαδικασίας αγοράς που καθόριζε ένας αγοραστής σε έναν πωλητή.

Μια εντολή αγοράς καθορίζει τα είδη και τις υπηρεσίες που επιθυμεί να αγοράσει ένας πελάτης και τις συμφωνημένες τιμές.

Το τιμολόγιο είναι μια λίστα που προσδιορίζει το ποσό των χρημάτων που οφείλονται και αναφέρει τα αγαθά και τις υπηρεσίες που έχουν παραδοθεί. Ο πωλητής στέλνει μια επίσημη χρέωση στον αγοραστή του μόλις ολοκληρωθεί η παραγγελία.

Ένα τιμολόγιο περιέχει κυρίως την ημερομηνία και το χρονοδιάγραμμα πληρωμής, το συνολικό οφειλόμενο ποσό, τα στοιχεία του προμηθευτή, τις διαθέσιμες πιστώσεις και τις εκπτώσεις.

Συγκριτικός πίνακας

Παράμετροι σύγκρισης	Αγορά Παραγγελία	Τιμολόγιο
Νόημα	Μια παραγγελία αγοράς επιτρέπει την απλή παρακολούθηση του αποθέματος.	Το τιμολόγιο είναι η ειδοποίηση πληρωμής που παρέχει ο προμηθευτής στον αγοραστή.
Παράγουν	Όταν ένας αγοραστής υποβάλλει μια παραγγελία, δημιουργείται μια εντολή αγοράς.	Μετά την ολοκλήρωση της παραγγελίας, εκδίδεται τιμολόγιο.
Σκοπός	Μια παραγγελία αγοράς επιτρέπει την απλή παρακολούθηση του αποθέματος.	Τα τιμολόγια βοηθούν στην εκτίμηση των δαπανών και των φόρων.
Αιτία	Μια εντολή αγοράς προστατεύει το απόθεμα από υπερβολικό απόθεμα.	Οι υπερπληρωμές και οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές αποφεύγονται με τη χρήση τιμολογίου.
Καθορίζω	Μια εντολή αγοράς καθορίζει τους όρους μιας συναλλαγής.	Το τιμολόγιο προσδιορίζει την επιβεβαίωση πώλησης.

Τι είναι η εντολή αγοράς;

Μια εντολή αγοράς είναι ένα λεπτομερές πλαίσιο που καθορίζει τις υπηρεσίες και τα αγαθά που ο αγοραστής σκοπεύει να αγοράσει από έναν πάροχο. Ο αγοραστής ολοκληρώνει την εντολή αγοράς και την υποβάλλει στον πωλητή.

Μια σωστή φόρμα παραγγελίας αγοράς δεν αφήνει καμία ευκαιρία για ερμηνεία, επειδή καθορίζει πλήρως τι πρέπει να γνωρίζουν και τα δύο μέρη για τα προϊόντα που αποκτώνται, συμπεριλαμβανομένων των όρων πληρωμής.

Για να κατανοήσετε καλύτερα, σκεφτείτε έναν διαχειριστή γραφείου της εταιρείας XYZ, ο οποίος διασφαλίζει ότι η επιχείρηση έχει πάντα αρκετά είδη γραφείου.

Ο διαχειριστής υποβάλλει μια εντολή αγοράς στον προϊστάμενό του και εάν ο διαχειριστής το εγκρίνει, ο διαχειριστής αποστέλλει την ολοκληρωμένη τεκμηρίωση σε έναν προμηθευτή ειδών γραφείου

για να ξεκινήσει η διαδικασία απόκτησης, καθώς και στο οικονομικό τμήμα του οργανισμού XYZ για να λογοδοτήσει εκ των προτέρων αυτήν την αγορά.

Οι εντολές αγοράς είναι ένα επίσημο μέσο για όλα τα μέρη που εμπλέκονται στη διαδικασία απόκτησης για τον καθορισμό της διαδικασίας. Δεδομένου ότι οι προθέσεις όλων είναι σαφείς, η εντολή αγοράς χρησιμεύει ως α κατευθυντήρια γραμμή για να ξεκαθαρίσει κάθε λάθος επικοινωνία.

Οι εντολές αγοράς επιτρέπουν στις εταιρείες να διατηρούν αρχείο των δαπανών τους.

Η πρόσβαση σε παραγγελίες αγοράς ενισχύει τον προϋπολογισμό μιας εταιρείας, καθώς το οικονομικό τμήμα μπορεί να οργανώσει εκ των προτέρων για μελλοντικές αγορές αντί να παρασυρθεί από την παράδοση ενός απρόβλεπτου τιμολογίου.

Τι είναι το τιμολόγιο;

Το τιμολόγιο είναι μια γραπτή συμφωνία που ζητά πληρωμή για προϊόντα ή εγκαταστάσεις σε αντάλλαγμα. Μια συνομιλία με την αγορά μπορεί να είναι αρκετή για τους μοναχικούς επαγγελματίες, καθώς μια πλήρης διαδικασία προμήθειας μπορεί να μην είναι απαραίτητη για τη χρέωση.

Όταν ένας προμηθευτής αποστέλλει ένα τιμολόγιο, περιέχει το χρονοδιάγραμμα και την ημερομηνία πληρωμής, το συνολικό οφειλόμενο ποσό, το όνομα και την τιμή των αγαθών ή της υπηρεσίας, τυχόν εκπτώσεις και τα στοιχεία επικοινωνίας του πωλητή.

Για να καταλάβετε καλύτερα, εξετάστε το ενδεχόμενο η εταιρεία XYZ να στείλει μια παραγγελία αγοράς σε έναν προμηθευτή ειδών γραφείου (όπως εξηγήθηκε στο προηγούμενο τμήμα).

Το οικονομικό τμήμα της εταιρείας XYZ λαμβάνει το τιμολόγιο. Το πληρώνει τη συγκεκριμένη ημερομηνία αφού είχαν ήδη την εντολή αγοράς και προγραμμάτισαν την άφιξη του τιμολογίου εκ των προτέρων.

Επιβεβαιώνουν το τιμολόγιο με την εντολή αγοράς προέλευσης και δεν είχαν δημοσιονομικές ανησυχίες για την εκκαθάριση της συναλλαγής.

Συνήθως, ο πωλητής δεν θα πληρωνόταν εάν δεν σταλεί πρώτα ένα τιμολόγιο.

Η ΔΠ δεν είναι αίτημα πληρωμής. Αντίθετα, ειδοποιεί τον προμηθευτή για το τι απαιτείται από αυτούς και, ως εκ τούτου, τι θα εμφανίζεται στο τιμολόγιο.

Τα τιμολόγια αναφέρουν την ακριβή πληρωμή καθώς και την αιτία του τιμήματος.

Οι επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθούν και να αναλύουν τις δαπάνες επαγγελματικά με τη χρήση αυτών των δεδομένων.

Ένα τιμολόγιο δεν είναι μια νομικά εκτελεστή σύμβαση, αλλά όταν συνδυάζεται με άλλες κρίσιμες πτυχές, μπορεί να γίνει μέρος μιας νομικά εκτελεστής σύμβασης.

Σε περίπτωση ελέγχου, τα τιμολόγια χρησιμεύουν ως απόδειξη για το τι ακριβώς πλήρωσε η εταιρεία.

Κύριες διαφορές μεταξύ εντολών αγοράς και τιμολογίων

1. Μια εντολή αγοράς είναι η επιβεβαίωση της παραγγελίας ενός πελάτη στον πωλητή, ενώ ένα τιμολόγιο είναι η υπενθύμιση πληρωμής που αποστέλλεται από τον προμηθευτή στον αγοραστή.
2. Αφού ο αγοραστής υποβάλει μια παραγγελία, δημιουργείται μια εντολή αγοράς, ενώ όταν εκπληρωθεί η παραγγελία, δημιουργείται ένα τιμολόγιο.
3. Μια εντολή αγοράς απλοποιεί τον έλεγχο του αποθέματος, ενώ τα τιμολόγια βοηθούν στον υπολογισμό των εξόδων και των φόρων.
4. Μια εντολή αγοράς εμποδίζει τα αποθέματα να είναι υπερβολικά, αλλά ένα τιμολόγιο αποτρέπει τις υπερπληρωμές και τις επαναλαμβανόμενες πληρωμές.
5. Μια εντολή αγοράς περιγράφει τις παραμέτρους μιας συναλλαγής, ενώ ένα τιμολόγιο επιβεβαιώνει την πώληση.
6. Οι εντολές αγοράς περιλαμβάνουν τις ανάγκες των πελατών, όπως τα χαρακτηριστικά του προϊόντος, την ποσότητα και την τιμή, καθώς και άλλες απαιτήσεις αγοράς. Ταυτόχρονα, ένα τιμολόγιο περιέχει πληροφορίες για τα προϊόντα που πωλήθηκαν, την ποσότητα και την τιμή που επιτρέπεται στην παραγγελία αγοράς, τα έσοδα, τον αριθμό εξουσιοδοτημένης εντολής αγοράς κ.λπ. 

αναφορές

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12

Τελευταία ενημέρωση: 13 Ιουλίου, 2023