Τι είναι η Μηχανογραφημένη Λογιστική; | Ορισμός, Εργασία, Πλεονεκτήματα vs Μειονεκτήματα

 Η ηλεκτρονική λογιστική είναι η νέα μέθοδος συλλογής, καταγραφής και διατήρησης των οικονομικών πληροφοριών μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Αυτό το σύστημα εισήλθε στον κόσμο της λογιστικής μετά την εμφάνιση των υπολογιστών τη δεκαετία του 1980.

Με την άφιξή του, ο υπολογισμός και η διατήρηση οικονομικών πληροφοριών έγιναν παιδικό παιχνίδι για οργανισμούς και επιχειρήσεις.

Δεν είναι περίεργο που είναι πλέον το κυρίαρχο λογιστικό σύστημα στις περισσότερες εταιρείες και οργανισμούς.

Βασικές τακτικές

1. Η ηλεκτρονική λογιστική χρησιμοποιεί λογισμικό για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας τήρησης οικονομικών αρχείων και αναφοράς.
2. Η ηλεκτρονική λογιστική επιτρέπει την πιο ακριβή και αποτελεσματική τήρηση αρχείων, μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων και απάτης.
3. Το ηλεκτρονικό λογιστικό λογισμικό μπορεί να δημιουργήσει αναφορές για οικονομικά δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας καλύτερη λήψη αποφάσεων και οικονομικό σχεδιασμό.

Συστατικά της Λογιστικής Υπολογιστών 

Ένα Μηχανογραφημένο Λογιστικό Σύστημα αποτελείται από τα ακόλουθα τρία στοιχεία:

1. Υλικό: Αναφέρεται στα μέρη που μπορούν να γίνουν αισθητά ή αγγίγματα, όπως οθόνες, εκτυπωτές, μονάδες δίσκου και τα ενσύρματα δίκτυα που τα συνδέουν.
2. λογισμικό: Είναι ένα σύνολο οδηγιών και προγραμμάτων βάσει των οποίων ο υπολογιστής ανταποκρίνεται και λειτουργεί.
3. Ανθρώπινο λογισμικό αναφέρεται σε άτομα που έχουν πρόσβαση και τρέχουν το υλικό και λογισμικό. 

Πώς λειτουργεί η Μηχανογραφημένη Λογιστική;

Η ηλεκτρονική λογιστική συνεπάγεται τη χρήση ενός συνόλου λογιστικών προγραμμάτων ή λογισμικού υπολογιστή που παρακολουθεί, οργανώνει και διαχειρίζεται τα δεδομένα συναλλαγών και επιτρέπει στον χρήστη να έχει πρόσβαση στα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη λογιστική βάση δεδομένων. 

Κάθε ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα έχει δύο βασικές απαιτήσεις.

1. Λογιστικό Πλαίσιο: Περιλαμβάνει ένα σύνολο κωδίκων, αρχών και δομής ομαδοποίησης για τη διατήρηση λογαριασμών.
2. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ: Περιλαμβάνει μια καλά καθορισμένη μέθοδο λειτουργιών ευθυγραμμισμένη με το λειτουργικό περιβάλλον ενός οργανισμού για αποτελεσματική επεξεργασία και αποθήκευση δεδομένων συναλλαγών.

Καθώς η υπολογιστική λογιστική είναι μία από τις εφαρμογές που προσανατολίζονται στη βάση δεδομένων, απαιτεί τα ακόλουθα πρόσθετα εργαλεία για τη διατήρηση των οικονομικών αρχείων ενός οργανισμού.

1. Διεπαφή διεπαφής: Ένας διαδραστικός σύνδεσμος επιτρέπει στον χρήστη να επικοινωνεί με τη βάση δεδομένων του back-end. Για παράδειγμα, το λογιστικό σύστημα μπορεί να ασχοληθεί με μια συναλλαγή που σχετίζεται με την αγορά προϊόντων μέσω μιας απόδειξης αγοράς που εμφανίζεται στην οθόνη του χειριστή εισαγωγής δεδομένων. Όταν εισαχθούν τα απαιτούμενα δεδομένα, αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων του back-end.
2. Βάση δεδομένων παρασκηνίου: Εκεί αποθηκεύονται τα καταχωρημένα δεδομένα. Παραμένει αόρατο στο χρήστη και ανταποκρίνεται σύμφωνα με τις εντολές που έχει εισάγει αλλά εντός του πεδίου πρόσβασης του χρήστη.
3. Επεξεργασία δεδομένων: Είναι μια σειρά ενεργειών για τη μετατροπή των καταχωρημένων δεδομένων σε πληροφορίες χρήσιμες για τη λήψη αποφάσεων.
4. Σύστημα Αναφορών: Ένα συντονισμένο σύνολο αντικειμένων σχηματίζει την αναφορά.

Τα δεδομένα συναλλαγών που διατηρούνται από ένα Μηχανογραφημένο σύστημα χρησιμοποιούνται για τους ακόλουθους σκοπούς.

1. Δημιουργία μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων.
2. Υποβολή φορολογικών δηλώσεων.
3. Σύνταξη ετήσιων οικονομικών καταστάσεων.
4. Παροχή άλλων οικονομικών πληροφοριών για την επαλήθευση της κερδοφορίας, των λειτουργιών και της αποτελεσματικότητας του ενδιαφερόμενου οργανισμού.

Με την εμφάνιση της αποθήκευσης και των συστημάτων cloud, η αποθήκευση και η ανάκτηση οικονομικών λογαριασμών έχει γίνει πολύ πιο απλή. Χαμένος είναι οι μέρες που τα δεδομένα έπρεπε να αποθηκευτούν σε δισκέτες, CD-ROM και σκληρούς δίσκους. Οι οργανισμοί απέχουν πλέον μόνο μερικά κλικ από τη λήψη των αντιγράφων ασφαλείας τους που είναι αποθηκευμένα στο cloud.

Πλεονεκτήματα της Μηχανογραφημένης Λογιστικής 

Σήμερα, η Μηχανογραφημένη λογιστική έχει αναδειχθεί ως η κυρίαρχη μέθοδος λογιστικής σε μεγάλους οργανισμούς και πολυεθνικές εταιρείες, και αυτό σίγουρα δεν είναι χωρίς λόγο.

Τα ακόλουθα είναι μερικά βασικά πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής λογιστικής:

1. Γρήγορα: Η λογιστική, γενικά, είναι μια κουραστική δουλειά. Ωστόσο, με την εμφάνιση του λογιστικού λογισμικού, δεν θεωρείται πλέον χρονοβόρο.
2. Ακριβές και αξιόπιστο: Η πιθανότητα υπολογιστικού λάθους είναι μικρότερη στην ηλεκτρονική λογιστική όπως, σε αντίθεση με την χειροκίνητη λογιστική, το μεγαλύτερο μέρος των δεδομένων πρέπει να εισαχθεί μόνο μία φορά για επακόλουθες λογιστικές ενέργειες. 
3. Με ασφάλεια: Σε σύγκριση με τα φυσικά λογιστικά αντίγραφα όπως τα λογιστικά βιβλία και τα περιοδικά, οι πληροφορίες που σχετίζονται με τις συναλλαγές παραμένουν πιο ασφαλείς στους υπολογιστές με τα πλεονεκτήματα της ανάκτησής τους οποτεδήποτε και οπουδήποτε.
4. Κλιμακούμενος: Σε αντίθεση με τη χειρωνακτική λογιστική, η ηλεκτρονική λογιστική μπορεί να χειριστεί συναλλαγές μεγάλης κλίμακας. Το μόνο που απαιτείται είναι κάποιοι επιπλέον χειριστές.
5. Ενεργοποιεί την τυποποίηση: Η ηλεκτρονική λογιστική παράγει ακριβή, καθαρά και ομοιόμορφα δεδομένα. Αποτρέπει το χάος και τη μονοτονία των επαναλαμβανόμενων εργασιών. Όλοι αυτοί οι παράγοντες συμβάλλουν στην τυποποίηση της λογιστικής διαδικασίας.
6. Αυτοματισμοί: Ο κύριος λόγος για τον οποίο η ηλεκτρονική λογιστική έχει γίνει τόσο δημοφιλής είναι ότι περιλαμβάνει μια μορφή λογιστικής που ορίζεται από το χρήστη, η οποία επιτρέπει την αυτόματη δημιουργία οικονομικών εγγράφων με λίγα μόνο κλικ.

Μειονεκτήματα της Μηχανογραφημένης Λογιστικής 

Παρά τα διάφορα οφέλη της, η ηλεκτρονική λογιστική δεν είναι χωρίς περιορισμούς. Ωστόσο, τέτοιοι περιορισμοί προκύπτουν κυρίως από το λειτουργικό περιβάλλον αυτού του είδους λογιστικής.

Ακολουθούν ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα της ηλεκτρονικής λογιστικής.

1. Υψηλό κόστος:  Η ηλεκτρονική λογιστική απαιτεί εξελιγμένο υλικό και λογιστικό λογισμικό. Επιπλέον, απαιτεί προσωπικό με γνώσεις τεχνολογίας. Όλοι αυτοί οι παράγοντες αυξάνουν σημαντικά τις συνολικές δαπάνες του ενδιαφερόμενου οργανισμού.
2. Αντιπολίτευση προσωπικού: Όταν όλα είναι αυτοματοποιημένα, οι οργανισμοί θεωρούν συνετή την κατάργηση των απολυμένων υπαλλήλων. Αυτή η νοοτροπία προκαλεί φόβο και αγωνία στους υπάρχοντες υπαλλήλους, οι οποίοι αντιτίθενται σε τέτοια βήματα αυτοματισμού.
3. Αποτυχία συστήματος: Η πιθανότητα κατάρρευσης του συστήματος λόγω καταστροφής λογισμικού ή αστοχιών υλικού είναι ένας από τους σημαντικότερους περιορισμούς της ηλεκτρονικής λογιστικής.
4. Παραβιάσεις ασφάλειας: Δεν υπάρχει έλλειψη χάκερ στον σημερινό ψηφιακό κόσμο. Ως εκ τούτου, οι παραβιάσεις ασφαλείας και οι διαρροές πληροφοριών αποτελούν βασικούς περιορισμούς της ηλεκτρονικής λογιστικής.
5. Ανικανότητα ελέγχου μη αναμενόμενων σφαλμάτων: Οι υπολογιστές μπορούν να προβλέψουν και να τροποποιήσουν μόνο εκείνα τα λάθη που έχει ορίσει η λογιστική μορφή του χρήστη. Δεν μπορεί να εντοπίσει τυχαία λάθη.

αναφορές

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Τελευταία ενημέρωση: 14 Οκτωβρίου 2023