La contabilidad computarizada es el método de la nueva era para recopilar, registrar y mantener la información financiera de una empresa u organización. Este sistema entró en el mundo de la contabilidad tras la llegada de las computadoras en la década de 1980.
Con su llegada, computar y mantener información financiera se convirtió en un juego de niños para organizaciones y empresas.
No es de extrañar que ahora sea el sistema de contabilidad predominante en la mayoría de las empresas y organizaciones.
Puntos clave
- La contabilidad computarizada utiliza software para automatizar el proceso de mantenimiento de registros e informes financieros.
- La contabilidad computarizada permite un mantenimiento de registros más preciso y eficiente, lo que reduce el riesgo de errores y fraudes.
- El software de contabilidad computarizado puede generar informes sobre datos financieros en tiempo real, lo que permite una mejor toma de decisiones y planificación financiera.
Componentes de la contabilidad informática
Un Sistema de Contabilidad Computarizado consta de los siguientes tres componentes:
- hardware: Se refiere a las partes que se pueden sentir o tocar, como monitores, impresoras, unidades de disco y las redes cableadas que los conectan.
- Software: Es un conjunto de instrucciones y programas en base a los cuales la computadora responde y opera.
- humano se refiere a las personas que acceden y ejecutan el hardware y software.
¿Cómo funciona la Contabilidad Computarizada?
La contabilidad computarizada implica la utilización de un conjunto de programas informáticos o software de contabilidad que realiza un seguimiento, organiza y gestiona los datos de las transacciones y permite al usuario acceder a los datos almacenados en la base de datos de contabilidad.
Todo sistema de contabilidad computarizado tiene dos requisitos fundamentales.
- Marco Contable: Comprende un conjunto de códigos, principios y estructura de agrupación para el mantenimiento de cuentas.
- Procedimiento de operación: Se trata de un método bien definido de operaciones alineado con el entorno operativo de una organización para el procesamiento y almacenamiento eficaz de datos de transacciones.
Como la contabilidad computarizada es una de las aplicaciones orientadas a bases de datos, requiere los siguientes implementos adicionales para mantener los registros financieros de una organización.
- Interfaz frontal: Un enlace interactivo permite al usuario comunicarse con la base de datos de back-end. Por ejemplo, el sistema de contabilidad puede tratar una transacción relacionada con la compra de productos a través de un recibo de compra que aparece en la pantalla del operador de entrada de datos. Cuando se ingresan los datos requeridos, se almacenan en la base de datos de back-end.
- Base de datos de back-end: Es donde se almacenan los datos ingresados. Permanece invisible para el usuario y responde de acuerdo con los comandos que ingresó pero dentro del alcance de acceso del usuario.
- Procesamiento de datos: Es una serie de acciones para convertir los datos ingresados en información útil para la toma de decisiones.
- Sistema de reporte: Un conjunto coordinado de objetos forma el informe.
Los datos de transacción mantenidos por un sistema computarizado se utilizan para los siguientes propósitos.
- Generación de estados financieros mensuales.
- Presentación de declaraciones de impuestos.
- Elaboración de estados financieros anuales.
- Proporcionar otra información financiera para verificar la rentabilidad, las operaciones y la eficiencia de la organización en cuestión.
Con la llegada del almacenamiento y los sistemas en la nube, el almacenamiento y la recuperación de cuentas financieras se han vuelto mucho más sencillos. ido Son los días en que los datos debían almacenarse en disquetes, CD-ROM y discos duros. Las organizaciones ahora están a solo unos clics de descargar sus copias de seguridad almacenadas en la nube.
Ventajas de la Contabilidad Computarizada
Hoy en día, la contabilidad computarizada se ha convertido en el método predominante de contabilidad en las grandes organizaciones y corporaciones multinacionales, y eso ciertamente no es sin razón.
Las siguientes son algunas de las principales ventajas de la contabilidad computarizada:
- Rápido: La contabilidad, en general, es un trabajo tedioso. Sin embargo, con la llegada del software de contabilidad, ya no se considera que consume mucho tiempo.
- Preciso y confiable: La probabilidad de error de cálculo es menor en la contabilidad computarizada ya que, a diferencia de contabilidad manual, la mayor parte de los datos debe introducirse una sola vez para acciones posteriores relacionadas con la contabilidad.
- Asegurado: En comparación con las copias físicas de contabilidad como libros mayores y diarios, la información relacionada con las transacciones permanece más segura en las computadoras con las ventajas de recuperarla en cualquier momento y en cualquier lugar.
- Escalable: A diferencia de la contabilidad manual, la contabilidad computarizada puede manejar transacciones a gran escala. Lo único que se requiere son algunos operadores adicionales.
- Permite la estandarización: La contabilidad computarizada genera datos precisos, ordenados y uniformes. Evita el caos y la monotonía de los trabajos recurrentes. Todos estos factores contribuyen a una estandarización del proceso contable.
- Automatización: La razón principal por la que la contabilidad computarizada se ha vuelto tan popular es que comprende un formato de contabilidad definido por el usuario que permite la generación automática de documentos financieros con solo unos pocos clics.
Desventajas de la Contabilidad Computarizada
A pesar de sus diversos beneficios, la contabilidad computarizada no está exenta de limitaciones. Sin embargo, tales limitaciones surgen principalmente del entorno operativo de este tipo de contabilidad.
Las siguientes son algunas desventajas significativas de la contabilidad computarizada.
- Alto costo: La contabilidad computarizada requiere hardware y software de contabilidad sofisticados. Además de eso, requiere personal experto en tecnología. Todos estos factores elevan sustancialmente los gastos generales de la organización en cuestión.
- Oposición de Personal: Cuando todo está automatizado, las organizaciones consideran prudente deshacerse de los empleados redundantes. Esta mentalidad genera miedo y angustia entre los empleados existentes, quienes se oponen a tales pasos de automatización.
- Fallo de sistema: La probabilidad de un bloqueo del sistema debido a corrupción de software o fallas de hardware es una de las limitaciones más importantes de la contabilidad computarizada.
- Brechas de seguridad: No hay escasez de piratas informáticos en el mundo digital actual. Por lo tanto, las brechas de seguridad y las fugas de información son limitaciones esenciales de la contabilidad informatizada.
- Incompetencia para comprobar errores inesperados: Las computadoras pueden anticipar y enmendar solo aquellos errores que el formato de contabilidad del usuario ha definido. No puede detectar errores aleatorios.
Última actualización: 14 de octubre de 2023
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Chara Yadav tiene un MBA en Finanzas. Su objetivo es simplificar los temas relacionados con las finanzas. Ha trabajado en finanzas durante unos 25 años. Ha impartido múltiples clases de finanzas y banca para escuelas de negocios y comunidades. Leer más en ella página de biografía.
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