¿Qué es la Contabilidad Manual? | Definición, Usos vs Trabajo

Antes del advenimiento de la revolución digital, la mayoría de las actividades relacionadas con los negocios, principalmente la contabilidad financiera, solían realizarse a mano con bolígrafo, lápiz y papel.

Incluso hoy en día, esta metodología tradicional de contabilidad manual prevalece entre las entidades comerciales y las empresas.

Este sistema de contabilidad implica mantener registros de transacciones en libros y diarios convertidos manualmente en informes financieros.

Es importante notar que no hay diferencia entre las ideas detrás de la contabilidad computarizada y contabilidad manual. La única diferencia es el medio utilizado para registrar y contabilizar las transacciones.

Puntos clave

1. La contabilidad manual es un método de contabilidad que registra las transacciones financieras manualmente utilizando lápiz y papel o libros de contabilidad.
2. Es un método tradicional utilizado por pequeñas empresas e individuos y es económico y sencillo.
3. La contabilidad manual requiere una gran precisión y atención a los detalles, lo que requiere mucho tiempo en comparación con la contabilidad computarizada.

¿Quién utiliza los sistemas de contabilidad manual?

Cualquier empresa u organización requiere un sistema de contabilidad eficiente para recopilar, almacenar y mantener la información financiera.

En el mundo digital actual, las empresas pueden utilizar sistemas contables manuales, informatizados o ambos.

Sin embargo, el sistema de contabilidad manual se favorece más cuando se trata de empresas pequeñas o nuevas. Es porque:

1. Las transacciones diarias de las empresas pequeñas y nuevas no son tan grandes.
2. El sistema de contabilidad manual es mucho más fácil de usar que un software de contabilidad complejo.

¿Cómo funciona la Contabilidad Manual?

La contabilidad manual implica principalmente el uso de las siguientes herramientas físicas para registrar y mantener los detalles más mínimos de la información financiera de una empresa.

Blocs de papel y libros

 En ausencia de hojas de cálculo y software de computadora como el modo principal de llevar registros financieros, los contadores utilizan blocs de papel y libros con filas y columnas.

Generalmente, hay cuatro o más columnas impresas, cada una separada por dos líneas consecutivas que recorren la hoja.

La primera columna del artículo a la izquierda se asigna para escribir las fechas. Por lo tanto, la cantidad de espacio que queda para esta columna es estrecha.

Por el contrario, la segunda columna se emplea para anotar descripciones. En consecuencia, el contador proporciona la mayor cantidad de espacio para esta columna.

Los montos de las transacciones y otros detalles relacionados, como las ventas y el inventario, se anotan en las columnas restantes.

Los blocs de papel están impresos en blanco o verde claro con espacio para anotar cada dígito para que no surjan problemas relacionados con la escritura.

Diarios y libros mayores

Estos se utilizan para anotar los documentos financieros finales y de funcionamiento.

Los libros diarios y los libros mayores respaldan el proceso de contabilidad manual al ayudar al contador a mantener registros separados para diferentes tipos de transacciones.

Por ejemplo, se puede asignar un conjunto de diarios para contabilizar las ventas en efectivo. Por el contrario, otro grupo puede registrar la nómina.

Una vez que se calculan las transacciones de estas cuentas separadas, los resultados se combinan en un asiento de diario en el libro mayor de la entidad comercial.

Ventajas de la Contabilidad Manual 

Si bien es un sistema contable antiguo, su relevancia en el mundo contemporáneo no se ha vuelto del todo superflua.

1. Mas baratos: Es mucho más económico que instalar sistemas informáticos y software.
2. Menos gasto en empleados: Como el sistema de contabilidad manual no requiere personal con conocimientos especializados en computadoras y software, las empresas tienen que gastar menos en contadores.
3. Menos complicado: No todas las personas se sienten cómodas con las computadoras o el software. En cambio, un lápiz y un papel los hacen más eficientes en la contabilidad.
4. No depende de la electricidad: A diferencia de informatizado contabilidad, la contabilidad manual se puede hacer incluso sin electricidad.
5. Sin duplicación o corrupción de datos: A diferencia de en Contabilidad informatizada, no hay duplicación de datos ni riesgo de corrupción.
6. Detección de posibles errores: El sistema de contabilidad manual implica contabilidad de doble entrada, ingresando créditos y débitos en dos cuentas diferentes. Este método proporciona una forma natural de detectar errores a medida que los débitos y créditos ingresados ​​se comparan en un balance de prueba. Se detecta un error durante el balance de comprobación si los débitos no coinciden con los créditos.

Desventajas de la contabilidad manual

A pesar de sus diversas ventajas, no se puede negar que la contabilidad manual tiene algunas limitaciones importantes.

1. Mano de obra intensiva:  La contabilidad manual es una tarea cuesta arriba que requiere paciencia, tiempo y conocimientos contables apropiados. Por lo tanto, la contratación de contadores financieros es necesaria para este método de contabilidad.
2. Pérdida de tiempo:  A diferencia de la contabilidad computarizada, la contabilidad manual es un proceso lento y lento.
3. El potencial del error humano: No se pueden descartar las posibilidades de un posible error humano en la entrada de datos con respecto a la contabilidad manual.
4. Pérdida de copias impresas: Los desastres no dan aviso antes de llegar. Los documentos físicos, como los libros de contabilidad y diarios, son propensos a robos, pérdidas, incendios, agua, etc. Producir y almacenar duplicados es, de hecho, un trabajo tedioso. 

Referencias

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Última actualización: 11 de junio de 2023