Ostopyyntö vs ostotilaus: ero ja vertailu

Ostoehdotus on alustava asiakirja, jolla pyydetään tavaroita tai palveluita toimittajalta. Ostotilaus on oikeudellisesti sitova asiakirja, jolla pyydetään muodollisesti vahvistamaan oston tiedot ja valtuuttamaan tavaroiden tai palvelujen ostaminen toimittajalta.

Ostopyyntöjä tekevät henkilöt ovat; Varastomiehet, laitosinsinöörit ja osastopäälliköt. Ostoehdotukset käynnistävät ostoprosessin, sisältävät myös kirjalliset tiedot tilattavista materiaaleista ja niillä on viitepäivämäärät. Materiaalipyyntöilmoitus on muodollinen asiakirja, jota käytetään materiaalien myöntämiseen ja hyödyntämiseen.

Välittömästi tilauksen hyväksynnän ja toimittajan lajittelun jälkeen, jolle tilaus on määrä antaa, a ostotilaus on valmis. Se on lomake, jolla osaston virkailijat valtuuttavat toimittajan toimittamaan materiaalit sovituin ehdoin ja hinnalla.

Keskeiset ostokset

1. Ostoehdotukset ovat sisäisiä asiakirjoja, joissa pyydetään lupa tavaroiden tai palvelujen hankkimiseen.
2. Ostotilaukset ovat toimittajille oikeudellisesti sitovia asiakirjoja, joista käyvät ilmi ostettavat tuotteet, hinnat ja toimitusehdot.
3. Hankintapyynnöt edeltävät ostotilauksia hankintaprosessissa, ja jälkimmäinen toimii muodollisena sopimuksena ostajan ja toimittajan välillä.

Vertailu Taulukko

Vertailun parametrit	Ostopyyntö	Ostotilaus
Merkitys	Osastopäälliköiden viralliset pyynnöt	Lomake, joka sanelee ostopyynnön
Asiakirjan tyyppi	Sisäinen	Ulkoinen
Luonut	Valtuutettu työntekijä, jonka on ostettava tavarat	osasto
Kopiot valmisteltu	Kolme	Viisi
Vastaanotin	Osto-osasto	Myyjä

Mikä on ostopyyntö?

Se on virallinen kirjallinen pyyntö osastolta, jonka on ostettava tavaroita. Kun se on hyväksytty, ostoprosessi käynnistetään. Se sisältää tiedot ostettavista materiaaleista ja viitepäivämäärät. Se myös sanelee kaupan ehdot ja ostettavien tavaroiden hinnat.

Se laaditaan vain, kun on tarvetta ostaa tavaroita ja tuotteita ja tarvikkeita. Sen aloittavat:

• Myymälänpitäjä- He laativat ostoehdotuksia normaaleille ja päivittäisille tavaroille ja tuotteille, jotka tarvitsevat myymälässä. Tämä tapahtuu, kun tuotteet ovat saavuttamassa vähimmäistasonsa tai korvaavat pilaantuvat tavarat.

• Tehdasinsinööri- Tämä on erikoistunutta henkilöstöä, jota tarvitaan omaisuuden ammattimaiseen huoltoon ja varmistamaan, että järjestelmävirta on tasainen ja virheetön.

• Osastonjohtajat- Nämä ovat yrityksen tiettyjen alojen johtajia, ja he tekevät ostoehdotuksen aina, kun heiltä puuttuvat tietyt tuotteet osastollaan.

Ostoehdotuksesta laaditaan yleensä kolme kappaletta, joista yksi jää osastopäälliköille, toinen toimittajalle ja viimeinen tukkukauppiaalle.

Materiaalipyyntöilmoitus on virallinen asiakirja, jota käytetään materiaalien käyttölupaan. Se toimii ohjeena tukkukauppiaalle materiaalien luovuttamiseen. Osasto luo kolme kopiota:

• Kauppojen osasto
• Kustannusosasto
• Muistiinpanon laatinut osasto

Mikä on ostotilaus?

Se on virallinen lomake, jota hankintaosasto käyttää valtuuttamaan toimittajan toimittamaan tavaroita ja tuotteita sovituilla kauppaehdoilla ja hinnalla. Siinä kerrotaan selkeästi tarvittavat materiaalit ja selkeät hinnat.

Siinä todetaan, että toimittajan on toimitettava tavarat ja lähetettävä lasku. Siinä on myös a sarja numero, joten se auttaa toteuttamaan ostotilausten hallinnan ja varmistamaan, että tavarat toimitetaan oikeaan määrään ja kuntoon.

A ostotilaus on laillinen sopimus ostajan ja toimittajan välillä, joten se on valmisteltava erittäin huolellisesti. Siksi ostotilauksen allekirjoittaja on muutama valittu vastuuhenkilö.

Luoduista tilauksista kopiot menevät osoitteeseen:

• Kirjanpito-osasto
• Vastaanottoosasto
• Talousosasto

Ostotilaus toimii todisteena ostajan ja toimittajan välisestä sopimuksesta. Se sallii myös toimittajan toimittaa tiettyjä materiaaleja ja valtuuttaa vastaanottavan osaston vastaanottamaan tilatut materiaalit.

Tärkeimmät erot ostopyynnön ja ostotilauksen välillä

1. Ostoehdotus on virallinen pyyntö ostoosastolle tavaroiden ja tuotteiden syrjäyttämiseksi. Tavaratalot valmistelevat sen, kun tavarat ovat saapuneet a tilata uudelleen tasolle, kun taas ostotilaus on kirjallinen pyyntö toimittajalle toimittaa tiettyjä materiaaleja ja se vahvistaa toimittajan ilmoittamat toimitusehdot.
2. Osastojen välisenä tavara- ja tuoteostolupaasiakirjana käytetty ostoehdotus on sisäinen asiakirja, kun taas ostotilaus on ostajan ja toimittajan välinen sitova asiakirja, joten se on ulkoinen asiakirja.
3. Valtuutettu henkilö, joka on osaston virkamies, joka haluaa tilata materiaaleja, laatii ostoehdotuksen, kun taas yrityksen hankintaosasto valmistelee ostotilauksen.
4. Yritys valmistelee viisi kopiota ostotilauksesta: Alkuperäinen kopio menee toimittajalle, ja kaksoiskappaleet lähetetään vastaanottavalle osastolle, kustannuslaskentaosastolle ja materiaalit tarvitsevalle osastolle. Ostoosasto säilyttää viimeisen kappaleen, kun taas ostoehdotuksessa laaditaan vain kolme kappaletta, joista yksi lähetetään ostoosastolle ja kaksi muuta säilytetään.
5. Ostopäällikkö vastaanottaa ostoehdotuksen, kun taas myyjä vastaanottaa ostotilauksen.

Viimeksi päivitetty: 13. helmikuuta 2024