Yrityksen perustaminen on merkittävä askel, mutta sen johtaminen ja järjestäminen kaikkine toimenpiteineen ja toimintoineen vie paljon aikaa ja vaivaa.
Osto-, lähetys- ja toimituksen kirjaaminen ovat ensisijaisia vaiheita, joita tulisi seurata tarkasti, kun rakentaa liiketoimintaa ihmisten kesken.
Tässä on ero a ostotilaus ja lasku, kaksi kriittistä prosessia, jotka auttavat yritystä seurannassa ja luokittelussa.
Keskeiset ostokset
- Ostotilaus on ostajan myyjälle antama asiakirja, josta käyvät ilmi tuotteet, määrät ja sovitut hinnat. Samanaikaisesti lasku on myyjän ostajalle lähettämä asiakirja, josta käy ilmi toimitetut tavarat tai palvelut ja maksettava summa.
- Ostotilaukset käynnistävät kaupan ja vahvistavat ostajan ostoaikeen, kun taas laskut lähetetään tavaroiden tai palveluiden toimituksen jälkeen maksupyyntöä varten.
- Laskut toimivat oikeudellisena todisteena tapahtumasta, ja niitä käytetään kirjanpitoon ja verotukseen, kun taas ostotilaukset auttavat jäljittämään ja hallitsemaan varastoa ja menoja.
Ostotilaus vs lasku
Ero ostotilauksen ja laskun välillä on se, että ostotilaus on, kun ostaja toimittaa muodollisen asiakirjan myyjälle ostoprosessin säätelemiseksi ja jäljittämiseksi. Toisaalta lasku on silloin, kun myyjä toimittaa asiakkaalle muodollisen maksupyynnön tilauksen valmistuttua.
Laillisesti sitova sopimus syntyy, kun a myyjä hyväksyy ostotilauksen. Aikaisemmin ostotilaus oli muodollinen sopimus ostoprosessin seuraamiseksi ja ohjaamiseksi, jonka ostaja asetti myyjälle.
Ostotilauksessa määritellään tuotteet ja palvelut, joita asiakas haluaa ostaa, sekä sovitut hinnat.
Lasku on luettelo, joka ilmoittaa velan määrän ja mainitsee toimitetut tavarat ja palvelut. Myyjä lähettää muodollisen maksun ostajalleen tilauksen valmistuttua.
Lasku sisältää pääasiassa maksupäivän ja -aikataulun, velan kokonaissumman, toimittajan tiedot, käytettävissä olevat hyvitykset ja alennukset.
Vertailu Taulukko
| Vertailun parametrit | Ostotilaus | Lasku |
|---|---|---|
| Merkitys | Ostotilaus mahdollistaa varaston seurannan yksinkertaisesti. | Lasku on maksuilmoitus, jonka toimittaja toimittaa ostajalle. |
| Tuottaa | Kun ostaja tekee tilauksen, syntyy ostotilaus. | Kun tilaus on valmis, siitä laaditaan lasku. |
| Tarkoitus | Ostotilaus mahdollistaa yksinkertaisen varaston seurannan. | Laskut auttavat arvioimaan menoja ja veroja. |
| Aiheuttaa | Ostotilaus suojaa varastoa ylivarastoitumiselta. | Ylimaksuja ja toistuvia maksuja vältetään käyttämällä laskua. |
| Määritellä | Ostotilaus määrittelee kaupan ehdot. | Laskussa ilmoitetaan myyntivahvistus. |
Mikä on ostotilaus?
Ostotilaus on yksityiskohtainen kehys, jossa määritellään palvelut ja tavarat, jotka ostaja aikoo ostaa palveluntarjoajalta. Ostaja täydentää ostotilauksen ja toimittaa sen myyjälle.
Asianmukainen ostotilauslomake ei jätä tulkinnalle mahdollisuutta, koska se täsmentää täysin, mitä molempien osapuolten on tiedettävä hankittavista tuotteista, mukaan lukien maksuehdot.
Ymmärtääksesi paremmin, harkitse XYZ-yrityksen toimistopäällikköä, joka varmistaa, että yrityksellä on aina tarpeeksi toimistotarvikkeita.
Ylläpitäjä lähettää ostotilauksen esimiehelleen, ja jos johtaja hyväksyy, ylläpitäjä lähettää täytetyt asiakirjat toimistotarviketoimittajalle
hankintaprosessin aloittamiseksi sekä XYZ-organisaation talousosastolle tilittämään tämä osto etukäteen.
Ostotilaukset ovat muodollinen väline, jolla kaikki hankintaprosessiin osallistuvat tahot voivat määritellä menettelyn. Koska kaikkien aikomukset ovat selvät, ostotilaus toimii a ohje selvittääkseen mahdolliset viestintävirheet.
Ostotilausten avulla yritykset voivat pitää kirjaa kuluistaan.
Pääsy ostotilauksiin tehostaa yrityksen budjetointia, koska talousosasto voi järjestää etukäteen tulevia ostoja varten sen sijaan, että se joutuisi odottamattomaan laskuun.
Mikä on lasku?
Lasku on kirjallinen sopimus, jossa pyydetään vastineeksi maksua tuotteista tai tiloista. Keskustelu ostojen kanssa voi riittää yksinäisille ammatinharjoittajille, koska täydellinen hankintaprosessi ei välttämättä ole tarpeen laskutusta varten.
Kun toimittaja lähettää laskun, se sisältää maksuaikataulun ja -päivämäärän, erääntyvän kokonaissumman, tavaran tai palvelun nimen ja hinnan, mahdolliset alennukset sekä myyjän yhteystiedot.
Ymmärtääksesi paremmin, harkitse XYZ-yritystä, joka lähettää ostotilauksen toimistotarvikkeiden toimittajalle (kuten edellisessä osassa selitettiin).
XYZ-yhtiön talousosasto saa laskun. Se maksaa sen tiettynä päivänä, koska heillä oli jo ostotilaus ja laskun saapuminen ajoitettiin etukäteen.
He vahvistavat laskun lähteen ostotilauksella, eivätkä heillä ole ollut budjettihuoleja tapahtuman selvittämiseksi.
Yleensä myyjälle ei makseta, ellei laskua lähetetä ensin.
PO ei ole maksupyyntö; Sen sijaan se ilmoittaa toimittajalle, mitä heiltä vaaditaan ja sen seurauksena mitä laskussa näkyy.
Laskut sisältävät tarkan maksun sekä hinnan syyn.
Yritykset voivat seurata ja analysoida kuluja ammattimaisesti näiden tietojen avulla.
Lasku ei ole laillisesti täytäntöönpanokelpoinen sopimus, mutta yhdistettynä muihin kriittisiin seikkoihin siitä voi tulla osa laillisesti täytäntöönpanokelpoista sopimusta.
Tilintarkastuksessa laskut toimivat todisteena siitä, mitä yritys on maksanut.
Tärkeimmät erot ostotilausten ja laskujen välillä
- Ostotilaus on asiakkaan tilausvahvistus myyjälle, kun taas lasku on toimittajan ostajalle lähettämä maksumuistutus.
- Kun ostaja on tehnyt tilauksen, luodaan ostotilaus, kun taas tilauksen täyttyessä luodaan lasku.
- Ostotilaus yksinkertaistaa varastonhallintaa, kun taas laskut auttavat laskemaan kulut ja verot.
- Ostotilaus estää varastojen ylivarastumisen, mutta lasku estää liikamaksuja ja toistuvia maksuja.
- Ostotilaus kuvaa tapahtuman parametrit, kun taas lasku vahvistaa myynnin.
- Ostotilaukset sisältävät asiakkaan tarpeet, kuten tuotteen ominaisuudet, määrän ja hinnan sekä muut ostovaatimukset. Samanaikaisesti lasku sisältää tiedot myydyistä tuotteista, ostotilauksessa valtuutetusta määrästä ja hinnasta, tuloista, valtuutetun ostotilausnumeron ja niin edelleen.
- https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12
Viimeksi päivitetty: 13. heinäkuuta 2023
Olen tehnyt niin paljon vaivaa kirjoittaakseni tämän blogikirjoituksen tarjotakseni sinulle lisäarvoa. Siitä on minulle paljon apua, jos harkitset sen jakamista sosiaalisessa mediassa tai ystäviesi/perheesi kanssa. JAKAminen ON ♥️
Chara Yadav on koulutukseltaan rahoituksen MBA. Hänen tavoitteenaan on yksinkertaistaa talouteen liittyviä aiheita. Hän on työskennellyt rahoitusalalla noin 25 vuotta. Hän on pitänyt useita rahoitus- ja pankkikursseja kauppakorkeakouluissa ja yhteisöissä. Lue häneltä lisää bio-sivu.
Artikkeli tarjoaa yksityiskohtaisen vertailun ostotilausten ja laskujen välillä. Vaikuttava opas sekä aloittelijoille että ammattilaisille.
Ehdottomasti kattava tietolähde liiketoiminnan ydinprosessien ymmärtämiseen.
Ostotilausten ja laskujen tiedot ovat täynnä arvokkaita oivalluksia yrityksille. Hieno kokoelma! Se on pakko lukea.
Tämä on niin alkeellista. Se ei ole mitään poikkeuksellista. Jokaisen, jolla on vähän liiketoimintaa tuntevaa, pitäisi tietää tämä.
Tarkat ja yksityiskohtaiset tiedot ostotilauksista ja laskuista. Voi olla erittäin hyödyllinen aloittaville tai yrityksille. Erinomainen!
Tämä on todellakin loistava resurssi mille tahansa yritykselle ymmärtää ja toimia oikein. Kiitos jakamisesta.
Totta, erittäin informatiivinen artikkeli. Tästä on apua yrittäjille ja myös niille, jotka haluavat päivittää tietämystään liikkeenjohdosta. Maine!
Ostotilausten ja laskujen selitys on loistava. Tämä vie liiketoimintaosaamisen edistyneelle tasolle.
Ehdottomasti! Perusteellinen resurssi liiketoiminnan kriittisten prosessien ymmärtämiseen.
Sisältö on melko yleistä ja olisi voinut olla oivaltavampi. Ei vakuuttunut.