Що таке ручний облік? | Визначення, використання проти роботи

До приходу цифрової революції більшість ділових операцій, головним чином фінансовий облік, виконувалися вручну за допомогою ручки, олівця та паперу.

Навіть сьогодні ця традиційна методологія ручного обліку поширена серед суб’єктів господарювання та компаній.

Ця система бухгалтерського обліку передбачає ведення записів про операції в книгах і журналах, конвертованих вручну у фінансові звіти.

Важливо зазначити, що немає ніякої різниці між ідеями комп’ютеризованого бухгалтерського обліку та ручний облік. Єдина відмінність полягає в носії, який використовується для запису та обліку операцій.

Ключові винесення

1. Бухгалтерський облік вручну — це метод бухгалтерського обліку, який реєструє фінансові операції вручну за допомогою ручки та паперу або бухгалтерських книг.
2. Це традиційний метод, який використовується малими підприємствами та окремими особами, він недорогий і простий.
3. Ручний облік вимагає високої точності та уваги до деталей, що займає багато часу порівняно з комп’ютеризованим обліком.

Хто використовує системи ручного обліку?

Будь-якому бізнесу чи організації потрібна ефективна система бухгалтерського обліку для збору, зберігання та підтримки фінансової інформації.

У сучасному цифровому світі компанії можуть використовувати ручну, комп’ютеризовану або обидві системи обліку.

Однак ручна система бухгалтерського обліку є більш сприятливою, коли мова йде про невеликі або нові компанії. Це тому, що:

1. Повсякденні операції малих і нових компаній не такі великі.
2. Система бухгалтерського обліку вручну набагато простіша у використанні, ніж складне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку.

Як працює ручний облік?

Ручний облік передусім передбачає використання наступних фізичних інструментів для запису та збереження найдрібніших деталей фінансової інформації підприємства.

Блокноти та книги

 За відсутності комп’ютерних електронних таблиць і програмного забезпечення як основного способу ведення фінансової документації бухгалтери використовують паперові блокноти та книги з рядками та стовпцями.

Як правило, є чотири або більше друкованих стовпців, кожен розділений двома послідовними лініями, що йдуть вниз по аркушу.

Перша колонка паперу ліворуч призначена для запису дат. Тому для цього стовпця залишається мало місця.

Навпаки, друга колонка використовується для запису описів. Відповідно, для цієї графи бухгалтер надає найбільше місця.

Суми трансакцій та інші пов’язані деталі, як-от продажі та запаси, записуються в решті стовпців.

Блокноти надруковані білим або світло-зеленим кольором із місцем для запису кожної цифри, щоб не виникало проблем із рукописним текстом.

Журнали та бухгалтерські книги

Вони використовуються для запису функціональних і остаточних фінансових документів.

Журнали та бухгалтерські книги підтримують ручний процес обліку, допомагаючи бухгалтеру вести окремі записи для різних типів операцій.

Наприклад, один комплект журналів може бути призначений для обліку продажу готівки. На відміну від цього, інша група може реєструвати заробітну плату.

Після обчислення операцій цих окремих рахунків результати об’єднуються в один журнальний запис у головній книзі суб’єкта господарювання.

Переваги ручного обліку 

Незважаючи на те, що це стара система бухгалтерського обліку, її актуальність у сучасному світі не зовсім зайва.

1. Дешевше: Це набагато економніше, ніж встановлення комп’ютеризованих систем і програмного забезпечення.
2. Менше витрат на працівників: Оскільки ручна система бухгалтерського обліку не потребує персоналу зі спеціальними знаннями в області комп’ютерів і програмного забезпечення, компаніям доводиться витрачати менше на бухгалтерів.
3. Менш складний: Не всі люди спокійно користуються комп’ютером або програмним забезпеченням. Натомість олівець і папір роблять їх більш ефективними у бухгалтерському обліку.
4. Не залежить від електроенергії: На відміну від комп'ютеризованого облік, Ручний облік можна вести навіть без електрики.
5. Відсутність дублювання чи пошкодження даних: На відміну від Росії Комп'ютеризований облік, немає дублювання даних або ризику пошкодження.
6. Виявлення потенційних помилок: Система ручного обліку передбачає подвійний облік, введення кредитів і дебетів на двох різних рахунках. Цей метод забезпечує природний спосіб виявлення помилок, оскільки введені дебети та кредити порівнюються в пробному балансі. Під час пробного балансу виявляється помилка, якщо дебети не збігаються з кредитами.

Недоліки ручного обліку

Незважаючи на численні переваги, не можна заперечувати, що ручний облік має деякі значні обмеження.

1. Трудомісткий:  Ведення бухгалтерського обліку вручну – складне завдання терпіння, час і відповідні знання бухгалтерського обліку. Тому для цього методу обліку необхідний найм фінансових бухгалтерів.
2. Забирає багато часу:  На відміну від комп’ютеризованого обліку, ручний облік є повільним і трудомістким процесом.
3. Можливість людської помилки: Не можна відкидати ймовірність можливої ​​людської помилки під час введення даних щодо ручного обліку.
4. Втрата друкованих копій: Катастрофа не попереджає про прибуття. Фізичні документи, такі як бухгалтерські книги та журнали, схильні до крадіжки, втрати, пожежі, води тощо. Виготовлення та зберігання дублікатів справді нудна робота. 

посилання

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Останнє оновлення: 11 червня 2023 р