Trợ lý hành chính vs Điều phối viên: Sự khác biệt và so sánh

Thế giới kinh doanh và quản lý mang đến rất nhiều cơ hội về việc làm. Nó đảm bảo một sự nghiệp hiệu quả trong thời gian dài.

Mọi người thường cho rằng một số công việc theo đuổi các nhiệm vụ/trách nhiệm giống nhau, nhưng trên thực tế, chúng thực hiện các nhiệm vụ hoàn toàn khác biệt với nhau.

Ví dụ, một Trợ lý hành chính và Điều phối viên có thể trông rất giống nhau đối với một người nghiệp dư nhưng chúng không giống nhau. Biết được sự khác biệt giữa chúng sẽ hỗ trợ khi ứng tuyển vào các vị trí này.   

Chìa khóa chính

1. Trợ lý hành chính chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ văn thư và tổ chức, trong khi điều phối viên quản lý các dự án, sự kiện hoặc chương trình.
2. Điều phối viên đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn hoặc chuyên môn cao hơn trong một lĩnh vực cụ thể hơn là trợ lý hành chính.
3. Điều phối viên liên quan đến trách nhiệm ra quyết định và cộng tác với nhiều nhóm khác nhau, trong khi trợ lý hành chính hỗ trợ nhiều bộ phận hoặc cá nhân.

Trợ lý hành chính vs Điều phối viên  

Sự khác biệt giữa một Trợ lý hành chính và Điều phối viên là Trợ lý hành chính thực hiện các nhiệm vụ như sắp xếp hoặc tổ chức các cuộc họp và hội nghị mà không có xung đột/xung đột, cũng thực hiện quy trình đặt chỗ du lịch bao gồm đặt chỗ và tương tự như thư ký, trong khi Điều phối viên thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn một nhóm để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, nói cách khác, Điều phối viên cũng có thể được gọi là Trưởng nhóm.  

Trợ lý hành chính đóng vai trò là trợ lý trong việc quản lý và lên lịch cho tất cả các sự kiện quan trọng trong văn phòng. Công việc này cũng có một số chuyên môn nhất định vì chúng có thể được sửa đổi tùy theo lĩnh vực mà họ đang làm việc.

Nói chung, công việc của họ bao gồm chứng thực/tài liệu, duy trì tất cả các hồ sơ và tệp quan trọng, kế toán, kiểm toán, v.v.   

Mặt khác, Điều phối viên thiên về giám sát và thực hiện công việc.

Thông thường, họ phải theo dõi tất cả các sự kiện và dự án quan trọng, đồng thời, họ phải trích dẫn ngân sách của từng dự án, xuất bản/thiết lập các giao thức và hướng dẫn liên quan đến chính dự án đó.

Họ bắt đầu nhiệm vụ tổ chức các buổi đào tạo đặc biệt cho thực tập sinh và nhân viên. Nhiệm vụ nổi bật của Điều phối viên là giám sát và giám sát.   

Bảng so sánh

Các thông số so sánh	Trợ lý hành chính	Điều phối viên
Trình độ / Kỹ năng cần thiết	Bằng giáo dục phổ thông (GED) hoặc Bằng liên kết kinh doanh (Trong một số trường hợp có thể yêu cầu sau khi tốt nghiệp)	Bằng quản lý/ Bằng cử nhân kinh doanh/ Bằng nhân sự/ Bằng tốt nghiệp trung học
Trách nhiệm chính	Quản lý truyền thông, Lập kế hoạch/Tổ chức, Kiểm toán, Chứng thực, v.v.	Giám sát và Giám sát, trích dẫn ngân sách, tổ chức trại huấn luyện, v.v.
Yêu cầu kỹ năng / chuyên môn bổ sung	Ưu tiên Kỹ năng máy tính (Microsoft Word, Excel, Office, v.v.), Kỹ năng giải quyết vấn đề, Kỹ năng giao tiếp lý tưởng, Có kinh nghiệm làm thư ký	Quản lý thời gian, Khả năng ưu tiên và đa nhiệm, Phẩm chất lãnh đạo hoàn hảo, Mang lại sự hài hòa và đoàn kết trong nhóm, v.v.
Con đường khác để theo đuổi	Quản trị văn phòng, Chuyên ngành trong các lĩnh vực như Kinh doanh và Y tế	Điều phối viên Tiếp thị/Sự kiện, Điều phối viên Bán hàng, v.v.
Các lĩnh vực có lợi/hiệu quả	Kinh doanh, Quản lý, Giáo dục, v.v.	Nhân sự, Truyền thông/PR, v.v.

Trợ lý hành chính là gì?  

Như đã đề cập ở trên, Trợ lý hành chính là một vị trí đòi hỏi kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản rất lớn và giống một công việc thư ký hoặc hỗ trợ hơn.

Họ phải quản lý và tổ chức các hội nghị, cuộc họp mà không xảy ra xung đột hay xung đột.

Các nhiệm vụ quan trọng của Trợ lý hành chính là duy trì tất cả các hồ sơ văn phòng trước đây cũng như hiện tại, chứng thực / tài liệu, lưu giữ sổ sách, v.v.  

Họ nên đạt được kiến ​​thức chuyên môn về Microsoft Office và Excel để hỗ trợ duy trì các tệp và hồ sơ. Họ phải thành thạo máy tính và phần mềm để có thể soạn thảo email, bản ghi nhớ, thư từ, v.v.   

Là trợ lý, họ phải sắp xếp/thiết lập tất cả các đặt chỗ liên quan đến du lịch ngay từ đặt vé, đặt phòng khách sạn, v.v., chính thức họ được yêu cầu soạn bảng tính để ghi lại chi tiêu hàng năm/hàng tháng, chuẩn bị cho hội nghị/thuyết trình theo lịch trình , và như thế.

Tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của Trợ lý hành chính vì họ phải đọc lại các hồ sơ / tài liệu, ghi lại biên bản cuộc họp, v.v.  

Với cơ hội ngày càng tăng, Trợ lý hành chính hiện đang mở cho nhiều chi nhánh phụ, chính xác là họ có thể dễ dàng đạt được chuyên môn hóa trong mọi lĩnh vực, từ Pháp lý đến Y tế.

Tất nhiên, theo đuổi chuyên môn nghĩa là họ phải có đủ kiến ​​thức trong lĩnh vực cụ thể đó, ví dụ, một Trợ lý hành chính thuộc lĩnh vực y tế phải có đủ kiến ​​thức về các thuật ngữ, báo cáo và quy trình y tế, trong khi một trợ lý liên quan đến lĩnh vực pháp lý nên hiểu thuật ngữ pháp lý và các thủ tục.   

Nói chung, một Trợ lý hành chính được kỳ vọng là người làm việc hiệu quả, đáng tin cậy, đáng tin cậy, thông thạo máy tính, người giao tiếp lý tưởng, hợp tác, v.v.

Trong thập kỷ qua, tỷ lệ việc làm của Trợ lý hành chính đã tăng lên rất nhiều, điều đó cho thấy công việc đặc biệt này là khá cần thiết đối với mọi lĩnh vực/lĩnh vực.  

Điều phối viên là gì?  

Đã đề cập ở trên, Điều phối viên là một chức danh được trao cho một chuyên gia giám sát, cố vấn và hướng dẫn các thành viên trong nhóm của mình làm việc hài hòa với nhau.

Các nhiệm vụ quan trọng của họ bao gồm trích dẫn ngân sách dự án/sự kiện, kiểm tra tiến độ của tất cả các thành viên trong nhóm, v.v.   

Yêu cầu về trình độ chuyên môn của vị trí Điều phối viên khác nhau giữa các ngành, nhưng để đảm nhận vị trí này, yêu cầu cơ bản là bằng Cử nhân Kinh doanh hoặc Nhân sự với kinh nghiệm kha khá trong lĩnh vực Quản lý Sự kiện.   

Các công ty mong đợi Điều phối viên sẽ giải quyết các cuộc gọi quan trọng từ nhà đầu tư, thực hiện hoàn hảo các bài thuyết trình và cuộc họp, họ được coi là cầu nối giữa giám đốc/giám đốc điều hành và các thực tập sinh hoặc nhân viên.

Họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về hiệu suất của các thành viên trong nhóm của họ. Các tân sinh viên/thực tập sinh mới gia nhập dựa vào các điều phối viên vì họ chịu trách nhiệm tổ chức các buổi đào tạo cho các thực tập sinh.   

Điều phối viên chịu trách nhiệm về vinh quang và danh dự của công ty khi họ tích cực đào tạo những người nghiệp dư cũng như theo dõi và cố vấn cho những nhân viên có kinh nghiệm.

Họ phải liên tục cập nhật hồ sơ của chủ lao động cũng như của nhà đầu tư hoặc khách hàng để tránh bất kỳ vấn đề đột ngột nào.

Vì họ chịu trách nhiệm giám sát, họ cần nâng cao kỹ năng của mình bằng cách đạt được chuyên môn trong các kĩ năng mềm như xây dựng nhóm, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, ưu tiên, đa nhiệm, v.v.

Tính cách bốc đồng không phù hợp với công việc này vì nó đòi hỏi sự kiên nhẫn cực lớn để xử lý tất cả các thành viên trong nhóm để đảm bảo không có tranh chấp giữa họ.   

Điều phối viên có khá nhiều lựa chọn để phân nhánh từ lĩnh vực của họ, họ có thể đạt được chuyên môn hóa trong các lĩnh vực từ Tiếp thị, Bán hàng, Đám cưới đến Điều phối viên Truyền thông, v.v.

Tùy thuộc vào Bằng Cử nhân, Điều phối viên cũng có thể đạt được chuyên môn trong các lĩnh vực như Tin tức và Truyền thông, Nhân sự, v.v.   

Sự khác biệt chính giữa Trợ lý hành chính và Điều phối viên  

1. Trợ lý hành chính là một vị trí giống như một trợ lý cho quản trị viên, chủ yếu liên quan đến các công việc thư ký, trong khi Điều phối viên là người giám sát và cố vấn cho các thành viên trong nhóm để hoàn thành dự án.  
2. Trợ lý hành chính dự kiến ​​​​sẽ quản lý đặt chỗ du lịch, đọc lại các tài liệu quan trọng, chứng thực chúng, v.v., mặt khác, Điều phối viên dự kiến ​​​​sẽ báo giá ngân sách dự án, đào tạo thực tập sinh, truyền tải thông điệp từ giám đốc đến nhân viên, v.v.  
3. Một trợ lý hành chính được kỳ vọng sẽ thành thạo các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp đặc biệt tốt, Microsoft Office, Excel, v.v., trong khi Điều phối viên được kỳ vọng sẽ đạt được chuyên môn về các kỹ năng như Lãnh đạo, Quản lý thời gian, v.v.  
4. Trợ lý hành chính có thể phân nhánh trong các lĩnh vực như y tế, kinh doanh và pháp lý, trong khi Điều phối viên có thể phân nhánh trong các lĩnh vực như Tin tức, PR, Truyền thông, Nhân sự, v.v.   
5. Nhiệm vụ quan trọng của Trợ lý hành chính là ghi biên bản cuộc họp, soạn bài thuyết trình và tiến hành nghiên cứu tích cực, ngược lại, nhiệm vụ quan trọng của Điều phối viên bao gồm Xử lý nhiều hợp đồng văn phòng, tổ chức sự kiện và hoàn thành dự án, đào tạo nghiệp dư, v.v.  

dự án 

1. https://reddeer.hgcareers.com/en/js/export/documents/job2942/DSAA%20%20Development%20Services%20Admin%20Assistant.pdf  

Cập nhật lần cuối: ngày 13 tháng 2023 năm XNUMX