Sách mua hàng và tài khoản mua hàng: Sự khác biệt và so sánh

Các nội dung chính

1. Sổ mua hàng, được gọi là nhật ký mua hàng, là sổ sách kế toán quan trọng mà doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và ghi lại tất cả các giao dịch mua hàng của họ.
2. Tài khoản mua hàng là thành phần cơ bản trong hệ thống kế toán của công ty, được sử dụng đặc biệt để theo dõi và ghi lại tất cả các giao dịch.
3. Sổ mua hàng là sổ phụ được sử dụng để ghi lại tất cả các giao dịch mua hàng hóa bằng tín dụng, trong khi tài khoản mua hàng là tài khoản sổ cái tóm tắt tất cả các giao dịch mua hàng tín dụng.

Sổ mua hàng là gì?

Sổ mua hàng, được gọi là nhật ký mua hàng hoặc sổ cái mua hàng, là hồ sơ kế toán quan trọng mà doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và ghi lại tất cả các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ của họ bằng tín dụng. Tài liệu tài chính này đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hồ sơ tài chính chính xác và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính của công ty.

Mục đích chính của sổ mua hàng là duy trì hồ sơ có hệ thống và có tổ chức về tất cả các giao dịch mua hàng do doanh nghiệp thực hiện. Nó bao gồm các chi tiết như ngày mua, tên nhà cung cấp, mô tả về mặt hàng hoặc dịch vụ được mua, đơn giá và tổng số tiền.

Sổ mua hàng hỗ trợ quản lý việc mua tín dụng. Các doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản nợ tồn đọng của mình đối với nhà cung cấp, cho phép họ thanh toán kịp thời và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.

Tài khoản mua hàng là gì?

Sổ mua hàng là một thành phần cơ bản trong hệ thống kế toán của công ty, được sử dụng đặc biệt để theo dõi và ghi lại tất cả các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ. Đó là tài khoản sổ cái thuộc danh mục tài khoản chi phí trong sổ cái chung.

Tài khoản mua hàng ghi lại chi phí mua hàng hóa hoặc dịch vụ để bán lại, sản xuất hoặc cho mục đích hoạt động. Điều này bao gồm nguyên liệu thô, vật tư văn phòng tồn kho và bất kỳ mặt hàng nào khác được doanh nghiệp mua. Chi phí ban đầu được ghi nhận vào tài khoản mua hàng khi việc mua hàng được thực hiện.

Nó là một phần không thể thiếu trong hệ thống kế toán của công ty, cho phép ghi chép một cách có hệ thống các giao dịch mua hàng, quản lý nợ phải trả và tạo điều kiện cho việc báo cáo tài chính chính xác.

Sự khác biệt giữa Sổ mua hàng và Tài khoản mua hàng

1. Sổ mua hàng là sổ phụ được sử dụng để ghi lại tất cả các giao dịch mua hàng hóa bằng tín dụng, trong khi tài khoản mua hàng là tài khoản sổ cái tóm tắt tất cả các giao dịch mua hàng tín dụng.
2. Sổ mua hàng có các cột ghi ngày tháng, chi tiết, số hóa đơn, tên nhà cung cấp và số tiền. Ngược lại, tài khoản mua hàng có một tài khoản sổ cái với các mục ghi nợ ở một bên và mục ghi có ở bên kia.
3. Sổ mua hàng cung cấp thông tin chi tiết về từng giao dịch mua hàng, bao gồm chi tiết nhà cung cấp và số hóa đơn. Ngược lại, tài khoản mua hàng tóm tắt tất cả các giao dịch mua hàng thành một khoản phí duy nhất, cung cấp chế độ xem cấp cao mà không cần chi tiết giao dịch riêng lẻ.
4. Sổ mua hàng giúp duy trì hồ sơ chi tiết về từng lần mua hàng để tham khảo, trong khi tài khoản mua hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về tổng số lần mua hàng được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể.
5. Trong sổ mua hàng, việc xác định và sửa lỗi trong các giao dịch riêng lẻ sẽ dễ dàng hơn. Ngược lại, trong tài khoản mua hàng, việc sửa chữa liên quan đến việc điều chỉnh các mục nhật ký thay vì thay đổi trực tiếp tài khoản mua hàng.

So sánh giữa sổ mua hàng và tài khoản mua hàng

Thông số	Mua sách	Tài khoản mua hàng
Thiên nhiên	Sổ phụ ghi chép mọi giao dịch mua hàng trả chậm	Một tài khoản sổ cái tóm tắt tất cả các giao dịch mua tín dụng
Định dạng	Nó có các cột cho ngày, chi tiết, số hóa đơn	Nó có các mục ghi nợ ở một bên và các mục ghi có ở bên kia
Kiểm soát chi tiết	Phân tích chi tiết từng lần mua hàng	Tóm tắt tất cả các giao dịch mua vào một tài khoản
Mục đích	Duy trì hồ sơ chi tiết của từng lần mua hàng để tham khảo	Tổng quan về tổng số giao dịch mua được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể
sửa lỗi	Dễ dàng xác định và sửa lỗi hơn	Điều chỉnh các mục nhật ký thay vì thay đổi trực tiếp tài khoản mua hàng

dự án

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/002224378502200110
2. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1044500510000326