Yêu cầu mua hàng so với Đơn đặt hàng: Sự khác biệt và so sánh

Yêu cầu mua hàng là gì?

Yêu cầu mua hàng, viết tắt là PR, là một yêu cầu chính thức được đưa ra bởi một cá nhân, bộ phận hoặc nhân viên trong một tổ chức để yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Yêu cầu này bắt đầu quá trình mua sắm trong một công ty và nó đóng vai trò như một tài liệu nội bộ được sử dụng để xin phê duyệt giao dịch mua trước khi thực hiện. Yêu cầu mua hàng giúp các tổ chức kiểm soát chi tiêu, đảm bảo rằng việc mua hàng là cần thiết và nằm trong ngân sách, đồng thời duy trì tính minh bạch trong quy trình mua sắm.

Yêu cầu mua hàng được gửi bởi nhân viên hoặc bộ phận yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Những yêu cầu này có thể đến từ nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức, chẳng hạn như tiếp thị, CNTT, vận hành hoặc bất kỳ bộ phận nào khác cần mua hàng.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng (PO) là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý do người mua hoặc tổ chức cấp cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Nó được sử dụng để chính thức yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ và đóng vai trò như một lời đề nghị chính thức để tham gia giao dịch. Đơn đặt hàng là một phần quan trọng của quá trình mua sắm và được sử dụng để phác thảo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng mua hàng.

Khi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và chấp nhận các điều khoản và điều kiện của nó, một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý sẽ được hình thành. Đơn đặt hàng giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu và đồng ý với các điều khoản của giao dịch, từ đó có thể giúp ngăn ngừa tranh chấp, hiểu lầm. Nó cũng cung cấp hồ sơ rõ ràng về việc mua hàng cho mục đích kế toán và kiểm toán.

Sự khác biệt giữa Yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng

1. Yêu cầu mua hàng là yêu cầu của nhân viên hoặc bộ phận trong tổ chức để thông báo cho bộ phận mua hàng về nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Nó phục vụ như một tài liệu nội bộ để bắt đầu quá trình mua sắm. Mặt khác, đơn đặt hàng là một tài liệu chính thức do người mua cấp cho nhà cung cấp để xác nhận và cho phép mua hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu. Đây là một tài liệu bên ngoài có tính ràng buộc về mặt pháp lý nêu rõ các điều khoản của thỏa thuận mua bán.
2. Yêu cầu mua hàng không phải là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý; đó là một yêu cầu mua sắm nội bộ. Đơn đặt hàng là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý cấu thành một đề nghị từ người mua đến nhà cung cấp và khi được chấp nhận sẽ tạo thành một hợp đồng giữa hai bên.
3. Yêu cầu mua hàng cần có sự phê duyệt nội bộ của các bộ phận liên quan hoặc người giám sát trong tổ chức trước khi họ có thể chuyển đến bộ phận mua hàng. Đơn đặt hàng được bộ phận mua hàng tạo ra sau khi nhận được yêu cầu mua hàng được phê duyệt. Bộ phận mua hàng có quyền phát hành đơn đặt hàng.
4. Yêu cầu mua hàng được tạo trước khi đặt hàng và là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng. Đơn đặt hàng được tạo sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt và bộ phận mua hàng đã đánh giá các lựa chọn của nhà cung cấp và các điều khoản đã thương lượng.
5. Yêu cầu mua hàng chứa thông tin chi tiết về các mặt hàng hoặc dịch vụ cần thiết, bao gồm mô tả, số lượng và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào. Nó cũng có thể bao gồm lý do cho yêu cầu. Đơn đặt hàng bao gồm tất cả các chi tiết có trong yêu cầu mua hàng, nhưng nó còn đi xa hơn bằng cách chỉ định các điều khoản mua hàng, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán và thông tin hợp đồng khác. Đây là một tài liệu toàn diện và chính thức hơn.

So sánh giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng

Các thông số so sánh	Yêu cầu mua hàng	Đơn đặt hàng
Người khởi xướng	Bộ phận hoặc nhân viên	Phòng mua hàng hoặc phòng mua hàng
Trách nhiệm	Yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ	Ủy quyền giao dịch mua hàng
Tình trạng tài liệu	Tài liệu nội bộ	Tài liệu bên ngoài, ràng buộc về mặt pháp lý.
Thông tin nhà cung cấp	Không chỉ định nhà cung cấp	Chỉ định nhà cung cấp đã chọn
Cấp ủy quyền	Yêu cầu phê duyệt nội bộ	Do phòng đấu thầu ban hành

dự án

1. https://egrove.olemiss.edu/acct_inst/99/
2. https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2015.072390