Yêu cầu mua hàng so với Đơn đặt hàng: Sự khác biệt và so sánh

Yêu cầu mua hàng là một tài liệu sơ bộ được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Đơn đặt hàng là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý được sử dụng để yêu cầu chính thức xác nhận các chi tiết của giao dịch mua và cho phép mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.

Người đưa ra yêu cầu mua hàng là; Thủ kho, kỹ sư nhà máy và trưởng bộ phận. Yêu cầu mua hàng bắt đầu quá trình mua hàng, cũng bao gồm các chi tiết bằng văn bản về các tài liệu được đặt hàng và có ngày tham chiếu. Phiếu yêu cầu vật tư là văn bản chính thức dùng để cấp phát, sử dụng vật tư cho mục đích sử dụng.

Ngay sau khi phê duyệt yêu cầu và phân loại nhà cung cấp sẽ nhận đơn đặt hàng, đơn đặt hàng sẽ được chuẩn bị. Đó là một hình thức mà các quan chức của bộ sử dụng để ủy quyền cho nhà cung cấp cung cấp các tài liệu được viết theo các điều khoản kinh doanh và giá cả đã thỏa thuận.

Các nội dung chính

1. Yêu cầu mua hàng là tài liệu nội bộ yêu cầu ủy quyền mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
2. Đơn đặt hàng là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý được cấp cho nhà cung cấp nêu chi tiết các mặt hàng cần mua, giá cả và điều khoản giao hàng.
3. Yêu cầu mua hàng có trước các đơn đặt hàng trong quy trình mua sắm, với yêu cầu mua hàng được coi là một thỏa thuận chính thức giữa người mua và nhà cung cấp.

Bảng so sánh

Các thông số so sánh	Yêu cầu mua hàng	Đơn đặt hàng
Ý nghĩa	Yêu cầu chính thức của trưởng bộ phận	Một hình thức ra lệnh yêu cầu mua hàng
Loại tài liệu	nội	Bên ngoài
Được tạo bởi	Là nhân viên được ủy quyền có nhu cầu mua hàng	bộ
Bản sao chuẩn bị	Ba chậu	Số năm
Người nhận	Bộ phận mua hàng	Nhà cung cấp

Yêu cầu mua hàng là gì?

Là văn bản đề nghị chính thức của bộ phận có nhu cầu mua hàng. Sau khi nó đã được phê duyệt, một quá trình mua hàng được bắt đầu. Nó chứa thông tin chi tiết về các vật liệu cần mua và ngày tham khảo. Nó cũng quy định các điều khoản kinh doanh và giá cả của hàng hóa sẽ được mua.

Chỉ được soạn thảo khi có nhu cầu mua hàng hóa, sản phẩm, vật tư. Nó được bắt đầu bởi:

• Thủ kho- Họ chuẩn bị các yêu cầu mua hàng đối với hàng hóa và sản phẩm thông thường và hàng ngày cần có trong cửa hàng. Điều này xảy ra khi các mặt hàng sắp đạt đến mức tối thiểu hoặc thay thế hàng hóa dễ hỏng.

• Kĩ sư nhà máy- Đây là nhân viên chuyên môn cần thiết để bảo trì tài sản một cách chuyên nghiệp và đảm bảo dòng chảy của hệ thống ổn định và không có lỗi.

• Trưởng phòng- Đây là những người đứng đầu các lĩnh vực nhất định trong một doanh nghiệp, họ đưa ra yêu cầu mua hàng bất cứ khi nào họ thiếu một số sản phẩm nhất định trong bộ phận của mình.

Nói chung, ba bản yêu cầu mua hàng được chuẩn bị, một bản lưu lại cho các trưởng bộ phận, bản còn lại được trao cho nhà cung cấp và bản cuối cùng cho người bán buôn.

Phiếu yêu cầu tài liệu là một tài liệu chính thức được sử dụng để cho phép sử dụng tài liệu. Nó hoạt động như một hướng dẫn cho người bán buôn phát hành tài liệu. Bộ tạo ba bản sao cho:

• bộ phận cửa hàng
• bộ phận chi phí
• Bộ phận đã tạo ghi chú

Đơn đặt hàng là gì?

Đây là một hình thức chính thức mà bộ phận mua hàng sử dụng để ủy quyền cho nhà cung cấp cung cấp hàng hóa và sản phẩm theo các điều khoản kinh doanh và giá cả đã thỏa thuận. Nó nêu rõ các vật liệu cần thiết và giá cả rõ ràng.

Nó quy định rằng nhà cung cấp phải giao hàng và gửi hóa đơn. Nó còn có số serial nên giúp thực hiện kiểm soát vấn đề đơn đặt hàng, từ đó đảm bảo hàng hóa được giao đúng số lượng và trạng thái.

Đơn đặt hàng là hợp đồng hợp pháp giữa người mua và nhà cung cấp, do đó nó phải được chuẩn bị hết sức cẩn thận. Vì vậy, người được tin tưởng ký đơn đặt hàng chỉ là một số cán bộ có trách nhiệm được lựa chọn.

Bản sao của đơn đặt hàng được tạo đi tới:

• Phòng kế toán
• Bộ phận tiếp nhận
• Sở tài chính

Đơn đặt hàng đóng vai trò là bằng chứng của hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp. Nó cũng cho phép một nhà cung cấp cung cấp các vật liệu được chỉ định và ủy quyền cho bộ phận tiếp nhận nhận các vật liệu đã đặt hàng.

Sự khác biệt chính giữa Yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng

1. Yêu cầu mua hàng là một yêu cầu chính thức đối với bộ phận mua hàng để dành hàng hóa và sản phẩm. Nó được chuẩn bị bởi các cửa hàng bách hóa khi hàng hóa đã đạt đến một sắp xếp lại cấp độ, trong khi đơn đặt hàng là một văn bản yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các vật liệu được chỉ định và nó xác nhận các điều khoản cung cấp do nhà cung cấp đưa ra.
2. Được sử dụng làm tài liệu cấp phép liên bộ để mua hàng hóa và sản phẩm, yêu cầu mua hàng là tài liệu nội bộ, trong khi đơn đặt hàng là tài liệu ràng buộc giữa người mua và nhà cung cấp, do đó, nó là tài liệu bên ngoài.
3. Người được ủy quyền là cán bộ của bộ phận muốn đặt mua nguyên vật liệu thì lập yêu cầu mua hàng còn bộ phận mua hàng của công ty thì lập đơn đặt hàng.
4. Một công ty chuẩn bị năm bản sao của đơn đặt hàng: Bản gốc gửi cho nhà cung cấp, và các bản sao được gửi đến bộ phận tiếp nhận, bộ phận kế toán chi phí và bộ phận yêu cầu nguyên vật liệu. Bộ phận mua hàng giữ lại bản cuối cùng, trong khi đó, trong yêu cầu mua hàng, chỉ có ba bản được chuẩn bị, một bản được gửi đến bộ phận mua hàng và hai bản còn lại được giữ lại.
5. Người quản lý mua hàng nhận được yêu cầu mua hàng, trong khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng.