Đơn đặt hàng so với Hóa đơn: Sự khác biệt và So sánh

Bắt đầu kinh doanh là một bước quan trọng, nhưng việc quản lý và sắp xếp nó với tất cả các thủ tục và hoạt động cần rất nhiều thời gian và công sức.

Ghi chép việc mua hàng, giao hàng và giao hàng là những giai đoạn chính cần được tuân thủ chặt chẽ khi xây dựng doanh nghiệp giữa mọi người.

Đây là sự khác biệt giữa một đơn đặt hàng và hóa đơn, hai quy trình quan trọng hỗ trợ công ty theo dõi và phân loại.

Chìa khóa chính

1. Đơn đặt hàng là một tài liệu do người mua cấp cho người bán, cho biết các sản phẩm, số lượng và giá cả đã thỏa thuận. Đồng thời, hóa đơn là một tài liệu do người bán gửi cho người mua nêu chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp và số tiền phải trả.
2. Đơn đặt hàng bắt đầu giao dịch và xác nhận ý định mua hàng của người mua, trong khi hóa đơn được gửi sau khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ để yêu cầu thanh toán.
3. Hóa đơn đóng vai trò là bằng chứng pháp lý của giao dịch và được sử dụng cho mục đích lưu giữ hồ sơ và thuế, trong khi đơn đặt hàng giúp theo dõi và quản lý hàng tồn kho cũng như chi tiêu.

Đơn đặt hàng Vs hóa đơn

Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là đơn đặt hàng là khi người mua giao tài liệu chính thức cho người bán để điều chỉnh và theo dõi quá trình mua hàng. Mặt khác, hóa đơn là khi người bán cung cấp yêu cầu thanh toán chính thức cho khách hàng sau khi đơn hàng đã được hoàn thành.

Một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý được hình thành khi một nhà cung cấp chấp nhận một đơn đặt hàng. Trước đây, đơn đặt hàng là một thỏa thuận chính thức để theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng do người mua đặt ra cho người bán.

Đơn đặt hàng chỉ định các mặt hàng và dịch vụ mà khách hàng muốn mua và mức giá đã thỏa thuận.

Hóa đơn là một danh sách chỉ định số tiền nợ và đề cập đến hàng hóa và dịch vụ đã được giao. Người bán gửi một khoản phí chính thức cho người mua sau khi đơn đặt hàng được hoàn thành.

Hóa đơn chủ yếu chứa ngày và lịch thanh toán, tổng số tiền nợ, thông tin nhà cung cấp, tín dụng khả dụng và giảm giá.

Bảng so sánh

Các thông số so sánh	Đơn đặt hàng	Hóa đơn
Ý nghĩa	Một đơn đặt hàng cho phép theo dõi hàng tồn kho một cách đơn giản.	Hóa đơn là thông báo thanh toán mà nhà cung cấp cung cấp cho người mua.
	Khi một người mua đặt hàng, một đơn đặt hàng được sản xuất.	Sau khi đơn đặt hàng được hoàn thành, một hóa đơn được sản xuất.
Mục đích	Một đơn đặt hàng cho phép theo dõi hàng tồn kho đơn giản.	Hóa đơn hỗ trợ trong việc đánh giá chi tiêu và thuế.
Nguyên nhân	Một đơn đặt hàng bảo vệ hàng tồn kho khỏi bị quá tải.	Thanh toán vượt mức và thanh toán nhiều lần được tránh bằng cách sử dụng hóa đơn.
Định nghĩa	Một đơn đặt hàng xác định các điều khoản của một giao dịch.	Hóa đơn ghi rõ xác nhận bán hàng.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là một khung chi tiết chỉ định các dịch vụ và hàng hóa mà người mua dự định mua từ nhà cung cấp. Người mua hoàn thành đơn đặt hàng và nộp cho người bán.

Một mẫu đơn đặt hàng thích hợp không để lại cơ hội giải thích vì nó chỉ rõ hoàn toàn những gì cả hai bên cần biết về các mặt hàng được mua, bao gồm cả các điều khoản thanh toán.

Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét một quản trị viên văn phòng của công ty XYZ, người đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ đồ dùng văn phòng.

Quản trị viên gửi đơn đặt hàng cho người giám sát của họ và nếu người quản lý chấp thuận, quản trị viên sẽ gửi tài liệu đã hoàn thành cho nhà cung cấp đồ dùng văn phòng

để bắt đầu quá trình mua lại, cũng như để bộ phận tài chính của tổ chức XYZ tính toán trước cho giao dịch mua này.

Đơn đặt hàng là một phương tiện chính thức cho tất cả các bên tham gia vào quá trình mua lại để xác định thủ tục. Vì ý định của mọi người đều rõ ràng nên đơn đặt hàng đóng vai trò như một hướng dẫn để xóa bất kỳ thông tin sai lệch.

Đơn đặt hàng cho phép các công ty duy trì hồ sơ chi tiêu của họ.

Việc tiếp cận các đơn đặt hàng giúp tăng ngân sách của công ty vì bộ phận tài chính có thể sắp xếp trước cho các lần mua hàng trong tương lai thay vì bị mất cảnh giác khi nhận được một hóa đơn không lường trước được.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một thỏa thuận bằng văn bản yêu cầu đổi lại thanh toán cho các sản phẩm hoặc cơ sở vật chất. Một cuộc trò chuyện với việc mua hàng có thể là đủ đối với những người hành nghề đơn độc, vì một quy trình mua sắm hoàn chỉnh có thể không cần thiết cho việc thanh toán.

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn, hóa đơn sẽ chứa lịch và ngày thanh toán, tổng số tiền đến hạn, tên và giá của hàng hóa hoặc dịch vụ, bất kỳ khoản giảm giá nào và chi tiết liên hệ của người bán.

Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét công ty XYZ gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp vật tư văn phòng (như đã giải thích trong phân đoạn trước).

Bộ phận tài chính của công ty XYZ nhận được hóa đơn. Nó thanh toán vào một ngày cụ thể vì họ đã có đơn đặt hàng và lên lịch trước cho việc gửi hóa đơn.

Họ xác nhận hóa đơn với đơn đặt hàng nguồn và không có mối quan tâm nào về ngân sách để thực hiện giao dịch.

Thông thường, nhà cung cấp sẽ không được thanh toán trừ khi hóa đơn được gửi trước.

PO không phải là một yêu cầu thanh toán; thay vào đó, nó thông báo cho nhà cung cấp những gì được yêu cầu đối với họ và kết quả là những gì sẽ xuất hiện trên hóa đơn.

Hóa đơn ghi chi tiết chính xác khoản thanh toán cũng như nguyên nhân dẫn đến giá cả.

Các doanh nghiệp có thể theo dõi và phân tích chi phí một cách chuyên nghiệp với việc sử dụng dữ liệu này.

Hóa đơn không phải là một hợp đồng có hiệu lực pháp lý, nhưng khi được kết hợp với các khía cạnh quan trọng khác, nó có thể trở thành một phần của hợp đồng có hiệu lực pháp lý.

Trong trường hợp kiểm toán, hóa đơn đóng vai trò là bằng chứng về chính xác những gì công ty đã thanh toán.

Sự khác biệt chính giữa Đơn đặt hàng và Hóa đơn

1. Đơn đặt hàng là xác nhận đặt hàng của khách hàng với người bán, trong khi hóa đơn là lời nhắc thanh toán do nhà cung cấp gửi cho người mua.
2. Sau khi người mua đặt hàng, đơn đặt hàng sẽ được tạo, trong khi khi đơn hàng được thực hiện, hóa đơn sẽ được tạo.
3. Đơn đặt hàng giúp đơn giản hóa việc kiểm soát hàng tồn kho, trong khi hóa đơn giúp tính toán chi phí và thuế.
4. Đơn đặt hàng giúp hàng tồn kho không bị quá tải, nhưng hóa đơn giúp ngăn ngừa việc thanh toán thừa và thanh toán lặp lại.
5. Đơn đặt hàng mô tả các tham số của giao dịch, trong khi hóa đơn xác nhận việc bán hàng.
6. Đơn đặt hàng bao gồm các nhu cầu của khách hàng như đặc tính của sản phẩm, số lượng và giá cả cũng như các yêu cầu mua hàng khác. Đồng thời, một hóa đơn chứa thông tin về các sản phẩm đã bán, số lượng và tỷ lệ được ủy quyền trong đơn đặt hàng, doanh thu, số đơn đặt hàng được ủy quyền, v.v. 

dự án

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12

Cập nhật lần cuối: ngày 13 tháng 2023 năm XNUMX