購買依頼書と発注書: 違いと比較

購買依頼とは何ですか?

PR と略される購入要求は、組織内の個人、部門、または従業員によって商品またはサービスの購入を要求する正式な要求です。このリクエストは企業内での調達プロセスを開始し、購入前に承認を得るために使用される内部文書として機能します。購入要求は、組織が支出を管理し、購入が必要かつ予算内であることを確認し、調達プロセスの透明性を維持するのに役立ちます。

購入要求は、特定の商品またはサービスを必要とする従業員または部門によって送信されます。これらのリクエストは、マーケティング、IT、運用、または購入を必要とするその他の部門など、組織内のさまざまな部門から送信される可能性があります。

注文書とは何ですか？

注文書 (PO) は、バイヤーまたは組織がサプライヤーまたはベンダーに発行する法的拘束力のある文書です。これは商品やサービスの購入を正式に要求するために使用され、取引を開始するための正式なオファーとして機能します。発注書は調達プロセスの重要な部分であり、購入契約の条件の概要を説明するために使用されます。

サプライヤーまたはベンダーが発注書を受け取り、その契約条件に同意すると、法的拘束力のある契約が形成されます。注文書は、両当事者が取引条件を理解し、同意することを保証するのに役立ち、紛争や誤解を防ぐのに役立ちます。また、会計および監査の目的で購入の明確な記録も提供します。

購買依頼と購買発注の違い

1. 購入要求は、特定の商品またはサービスの必要性について調達部門に通知するために、組織内の従業員または部門によって行われる要求です。これは、調達プロセスを開始するための内部文書として機能します。一方、注文書は、要求された商品またはサービスの購入を確認および承認するために、買い手が供給者に発行する正式な文書です。これは、購入契約の条件を概説する法的拘束力のある外部文書です。
2. 購入要求書は法的拘束力のある文書ではありません。これは内部からの調達要求です。注文書は、買い手からサプライヤーへのオファーを構成する法的拘束力のある文書であり、受諾されると、両当事者間の契約が形成されます。
3. 購買要求は、購買部門に進む前に、組織内の関連部門または監督者からの内部承認が必要です。発注書は、承認された購入要求を受け取った後、購買部門によって作成されます。購買部門は発注書を発行する権限を持っています。
4. 購買要求は発注前に作成され、調達プロセスの最初のステップです。発注書は、購買要求が承認され、購買部門がベンダーのオプションを評価し、条件を交渉した後に作成されます。
5. 購入要求書には、説明、数量、特別な要件など、必要な品目またはサービスに関する詳細が含まれます。リクエストの理由も含まれる場合があります。発注書には、購入要求書に含まれるすべての詳細が含まれますが、購入条件、納期、支払い条件、その他の契約情報を指定することによってさらに詳しくなります。これはより包括的で正式な文書です。

購買依頼書と発注書の比較

比較のパラメータ	購買依頼	購入注文
イニシエータ	部門または従業員	調達または購買部門
責任	商品やサービスをリクエストする	購入トランザクションを承認します
ドキュメントのステータス	内部文書	法的拘束力のある外部文書。
サプライヤー情報	サプライヤーを指定しない	選択したサプライヤーを指定します
認可レベル	社内の承認が必要	調達部発行

参考情報

1. https://egrove.olemiss.edu/acct_inst/99/
2. https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2015.072390