Chương trình làm việc so với Biên bản: Sự khác biệt và So sánh

Các cuộc họp là quá trình giao tiếp nhóm trong đó một số người cùng nhau thảo luận về công việc kinh doanh của họ hoặc những điều liên quan khác. Cả Chương trình nghị sự và Biên bản đều là một phần quan trọng của Cuộc họp.

Các nội dung chính

1. Một chương trình nghị sự là một danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận, trong khi biên bản ghi lại những gì đã được thảo luận và quyết định.
2. Chương trình nghị sự được chuẩn bị trước cuộc họp để thông báo cho những người tham dự về các chủ đề sẽ được thảo luận, trong khi biên bản được chuẩn bị sau cuộc họp để ghi lại các quyết định được đưa ra.
3. Chương trình nghị sự là một hướng dẫn để giữ cho cuộc họp đi đúng hướng, trong khi biên bản đóng vai trò là bản ghi chính thức về thủ tục cuộc họp.

Chương trình nghị sự so với phút

Chương trình nghị sự là một danh sách các mục sẽ được thảo luận tại một cuộc họp, trong khi biên bản là một bản ghi lại những gì đã được thảo luận và quyết định tại một cuộc họp. Chương trình nghị sự thiết lập kế hoạch cho cuộc họp, và biên bản ghi lại kết quả. Một chương trình nghị sự phác thảo các chủ đề và thứ tự mà chúng sẽ được thảo luận. Biên bản bao gồm tên của những người tham dự và một bản tóm tắt các điểm chính được giải quyết.

Chương trình nghị sự là danh sách được chuẩn bị trước cuộc họp, bao gồm tất cả các chủ đề thiết yếu để thảo luận. Nó được gửi cho tất cả các thành viên và chỉ được phê duyệt bởi Chủ tịch.

Biên bản là bản ghi chép tất cả các chủ đề được thảo luận trong cuộc họp; biên bản được thư ký chuẩn bị sau khi phiên họp kết thúc và được chủ tọa xác nhận sau khi nhận được sự chấp thuận của các thành viên. Biên bản này rất quan trọng vì nó chứa tất cả các chi tiết của cuộc họp.

Bảng so sánh

Tham số so sánh	Lịch trình sự kiện	Phút
Ý nghĩa	Liệt kê tất cả các chủ đề cần được thảo luận.	Ghi lại tất cả các cuộc thảo luận.
Sử dụng	Hữu ích trong cuộc thảo luận cho Chủ tịch.	Phục vụ như là bằng chứng cho các quyết định.
Chuẩn bị	Chuẩn bị trước cuộc họp	Chuẩn bị sau cuộc họp
ghi âm	Thông báo họp	Có sổ riêng
Viết (Tense)	Viết ở thì tương lai	Viết trong thì quá khứ

Chương trình nghị sự là gì?

Chương trình nghị sự là một kế hoạch bao gồm các chủ đề và hoạt động phải được thảo luận trong cuộc họp. Một chương trình nghị sự được thực hiện bởi thư ký và phân phát giữa các thành viên trước cuộc họp.

Nó không bao giờ được viết ở thì hiện tại hay quá khứ mà luôn ở thì tương lai vì nó đã được chuẩn bị trước.

Những điều quan trọng mà một Chương trình nghị sự nên bao gồm:

1. Vị trí
2. Ngày
3. Thời gian
4. Đề tài 
5. chủ đề Mô tả
6. Phân bổ thời gian cho từng chủ đề
7. Tên của từng thành viên

Tầm quan trọng của chương trình nghị sự

1. Giải thích mục tiêu: chương trình nghị sự phục vụ mục đích chính là xác định chi tiết các mục tiêu của cuộc họp. Sẽ gây ra sự hỗn loạn nếu mục tiêu của hội nghị không rõ ràng với mọi thành viên diễn đàn. Do đó, nó giải quyết được vấn đề này.
2. Thời gian chuẩn bị: dành thời gian cho thành viên chuẩn bị và biết tất cả thông tin về các hoạt động sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Vì vậy, họ không có lý do gì mà không có thời gian để chuẩn bị.
3. Duy trì trọng tâm: chương trình nghị sự cắt giảm mọi lãng phí thời gian và duy trì trọng tâm của cuộc họp để mọi thứ được thảo luận thỏa đáng mà không lãng phí nhiều thời gian.

Phút là gì?

Biên bản, hay Biên bản cuộc họp, là một ghi chú chi tiết về mọi thứ đã xảy ra trong cuộc họp. Là bản kết luận cuộc họp do thư ký chuẩn bị sau khi cuộc họp kết thúc sau khi đã thảo luận với tất cả các thành viên.

Không giống như Chương trình nghị sự, biên bản cuộc họp không bao giờ được viết ở thì tương lai hoặc hiện tại. Nó luôn được viết ở thì quá khứ, và lý do đằng sau điều này là nó được chuẩn bị sau khi cuộc họp kết thúc.

Các mục cần được bao gồm:

1. Thời gian và ngày của các cuộc họp
2. Tên của các thành viên
3. Tất cả các chủ đề đã được thảo luận chi tiết.
4. Quyết định đưa ra

Biên Bản Cuộc Họp rất cần thiết vì những lý do sau: 

1. Bảo vệ pháp lý và bằng chứng: nó ghi lại tất cả các chủ đề và hoạt động được thảo luận đã được thảo luận; do đó, nếu bất kỳ thủ tục pháp lý nào được yêu cầu, nó đóng vai trò bảo vệ pháp lý. 
2. Cung cấp hướng dẫn: nó hướng dẫn vì nó chứa thông tin chi tiết về tất cả các hoạt động và chủ đề cũng như các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
3. Hữu ích trong khi thực hiện các thay đổi cần thiết sau khi thảo luận về tất cả các khía cạnh.
4. Nó tiết kiệm rất nhiều thời gian vì mọi người đều biết vai trò của mình.
5. Nó hữu ích cho những người vì lý do nào đó đã bỏ lỡ cuộc họp. Do đó, họ có được tất cả các kiến ​​​​thức thông qua nó.

Sự khác biệt chính giữa Chương trình nghị sự và Biên bản

1. Chương trình nghị sự là bản liệt kê chi tiết trình tự các sự kiện của cuộc họp; nó là một tuyên bố có chứa các chủ đề phải được thảo luận, trong khi Biên bản là bản ghi giao điểm của tất cả những gì đã được thảo luận.
2. Chương trình nghị sự rất hữu ích cho chủ tọa và các thành viên vì họ biết trước tất cả các chủ đề cho cuộc thảo luận. Ngược lại, Biên bản cuộc họp là bằng chứng quan trọng và bằng chứng về bất cứ điều gì đã được thảo luận.
3. Chương trình nghị sự do thư ký chuẩn bị trước cuộc họp và gửi cho các thành viên sau khi được Chủ tọa phê duyệt. Ngược lại, Biên bản họp được lập sau khi thư ký họp, được các thành viên thông qua và cuối cùng được Chủ tọa xác nhận.
4. Chương trình nghị sự không có sổ riêng và do đó được ghi lại trong thông báo về cuộc họp, trong khi biên bản là một cuốn sổ ghi chép được gọi là sổ biên bản.
5. Do được chuẩn bị sẵn, Chương trình nghị sự luôn được viết ở thì tương lai và vì biên bản được chuẩn bị ở cuối nên nó luôn được viết ở thì quá khứ.

dự án

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388