व्यवसाय शुरू करना एक महत्वपूर्ण कदम है, लेकिन इसे सभी प्रक्रियाओं और गतिविधियों के साथ प्रबंधित और व्यवस्थित करने में बहुत समय और प्रयास लगता है।
खरीदारी, शिपमेंट और डिलीवरी रिकॉर्डिंग प्राथमिक चरण हैं जिनका लोगों के बीच व्यवसाय बनाते समय बारीकी से पालन किया जाना चाहिए।
यहाँ ए के बीच का अंतर है खरीद आदेश और एक चालान, दो महत्वपूर्ण प्रक्रियाएं जो निगम को निगरानी और वर्गीकरण में सहायता करती हैं।
चाबी छीन लेना
- खरीद आदेश एक खरीदार द्वारा विक्रेता को जारी किया गया एक दस्तावेज है, जो उत्पादों, मात्राओं और सहमत कीमतों को दर्शाता है। वहीं, चालान विक्रेता द्वारा खरीदार को भेजा गया एक दस्तावेज है जिसमें प्रदान की गई वस्तुओं या सेवाओं और देय राशि का विवरण होता है।
- खरीद आदेश एक लेनदेन शुरू करते हैं और खरीदार के खरीदारी के इरादे की पुष्टि करते हैं, जबकि भुगतान का अनुरोध करने के लिए सामान या सेवाओं की डिलीवरी के बाद चालान भेजे जाते हैं।
- चालान लेन-देन के कानूनी सबूत के रूप में काम करते हैं और रिकॉर्ड रखने और कर उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाते हैं, जबकि खरीद आदेश इन्वेंट्री और व्यय को ट्रैक और प्रबंधित करने में मदद करते हैं।
खरीद आदेश बनाम चालान
खरीद आदेश और चालान के बीच अंतर यह है कि खरीद आदेश तब होता है जब कोई खरीदार खरीद प्रक्रिया को विनियमित करने और उसका पता लगाने के लिए विक्रेता को एक औपचारिक दस्तावेज सौंपता है। दूसरी ओर, चालान तब होता है जब ऑर्डर पूरा होने के बाद विक्रेता ग्राहक को भुगतान के लिए औपचारिक अनुरोध प्रदान करता है।
कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुबंध तब बनता है जब a विक्रेता क्रय आदेश स्वीकार करता है. पहले, एक खरीद आदेश एक खरीदार द्वारा विक्रेता को दी गई खरीद प्रक्रिया पर नज़र रखने और नियंत्रित करने के लिए एक औपचारिक समझौता था।
एक खरीद आदेश उन वस्तुओं और सेवाओं को निर्दिष्ट करता है जिन्हें ग्राहक खरीदना चाहता है और सहमत दरें निर्दिष्ट करता है।
चालान एक सूची है जो बकाया धन की राशि निर्दिष्ट करती है और वितरित की गई वस्तुओं और सेवाओं का उल्लेख करती है। ऑर्डर पूरा होने पर विक्रेता अपने खरीदार को एक औपचारिक शुल्क भेजता है।
इनवॉइस में मुख्य रूप से भुगतान की तारीख और शेड्यूल, कुल बकाया राशि, विक्रेता की जानकारी, उपलब्ध क्रेडिट और छूट शामिल होती है।
तुलना तालिका
| तुलना के पैरामीटर | आदेश खरीद | बीजक |
|---|---|---|
| अर्थ | एक खरीद आदेश आसानी से इन्वेंट्री ट्रैकिंग को सक्षम बनाता है। | चालान वह भुगतान सूचना है जो आपूर्तिकर्ता क्रेता को प्रदान करता है। |
| उत्पादन | जब कोई क्रेता ऑर्डर देता है, तो एक क्रय ऑर्डर तैयार किया जाता है। | ऑर्डर पूरा होने के बाद, एक चालान तैयार किया जाता है। |
| उद्देश्य | एक खरीद आदेश इन्वेंट्री ट्रैकिंग को सरल बनाता है। | चालान व्यय और करों के मूल्यांकन में सहायता करते हैं। |
| कारण | एक क्रय आदेश इन्वेंट्री को ओवरस्टॉक होने से बचाता है। | चालान का उपयोग करके अधिक भुगतान और बार-बार भुगतान से बचा जाता है। |
| परिभाषित करें | एक खरीद आदेश लेनदेन की शर्तों को निर्दिष्ट करता है। | चालान बिक्री की पुष्टि निर्दिष्ट करता है। |
क्रय आदेश क्या है?
क्रय आदेश एक विस्तृत रूपरेखा है जो उन सेवाओं और वस्तुओं को निर्दिष्ट करती है जिन्हें खरीदार किसी प्रदाता से खरीदना चाहता है। खरीदार खरीद आदेश पूरा करता है और इसे विक्रेता को सौंप देता है।
एक उचित खरीद ऑर्डर फॉर्म व्याख्या के लिए कोई अवसर नहीं छोड़ता है क्योंकि यह पूरी तरह से निर्दिष्ट करता है कि दोनों पक्षों को भुगतान की शर्तों सहित प्राप्त की जा रही वस्तुओं के बारे में क्या जानने की आवश्यकता है।
आगे समझने के लिए, एक XYZ कंपनी के कार्यालय प्रशासक पर विचार करें, जो यह सुनिश्चित करता है कि उद्यम के पास हमेशा पर्याप्त कार्यालय आपूर्ति हो।
व्यवस्थापक अपने पर्यवेक्षक को एक खरीद आदेश प्रस्तुत करता है, और यदि प्रबंधक अनुमोदन करता है, तो व्यवस्थापक पूर्ण दस्तावेज कार्यालय आपूर्ति विक्रेता को भेजता है
अधिग्रहण प्रक्रिया शुरू करने के लिए, साथ ही XYZ संगठन के वित्त विभाग को इस खरीद का अग्रिम हिसाब देना होगा।
खरीद आदेश अधिग्रहण प्रक्रिया में शामिल सभी पक्षों के लिए प्रक्रिया को परिभाषित करने का एक औपचारिक साधन है। चूँकि सभी के इरादे स्पष्ट हैं, खरीद आदेश एक के रूप में कार्य करता है दिशानिर्देश किसी भी ग़लतफ़हमी को दूर करने के लिए.
खरीद आदेश कंपनियों को अपने खर्च का रिकॉर्ड बनाए रखने की अनुमति देते हैं।
खरीद आदेशों तक पहुंच कंपनी के बजट को बढ़ाती है क्योंकि वित्तीय विभाग अप्रत्याशित चालान की डिलीवरी से घबराने के बजाय भविष्य की खरीदारी के लिए पहले से व्यवस्था कर सकता है।
चालान क्या है?
चालान एक लिखित समझौता है जो बदले में उत्पादों या सुविधाओं के लिए भुगतान मांगता है। अकेले अभ्यास करने वालों के लिए खरीदारी के साथ बातचीत पर्याप्त हो सकती है, क्योंकि बिलिंग के लिए संपूर्ण खरीद प्रक्रिया आवश्यक नहीं हो सकती है।
जब कोई आपूर्तिकर्ता चालान भेजता है, तो इसमें भुगतान अनुसूची और तारीख, कुल देय राशि, सामान या सेवा का नाम और कीमत, कोई छूट और विक्रेता का संपर्क विवरण शामिल होता है।
बेहतर ढंग से समझने के लिए, XYZ कंपनी द्वारा एक कार्यालय आपूर्ति विक्रेता को खरीद ऑर्डर भेजने पर विचार करें (जैसा कि पिछले खंड में बताया गया है)।
XYZ कंपनी का वित्त विभाग चालान प्राप्त करता है। यह इसे विशेष तिथि पर भुगतान करता है क्योंकि उनके पास पहले से ही खरीद आदेश था और चालान का आगमन पहले से ही निर्धारित था।
वे स्रोत खरीद आदेश के साथ चालान की पुष्टि करते हैं और लेनदेन को साफ़ करने के लिए उनके पास कोई बजटीय चिंता नहीं है।
आमतौर पर, विक्रेता को तब तक भुगतान नहीं किया जाएगा जब तक कि चालान पहले नहीं भेजा जाता।
पीओ कोई भुगतान अनुरोध नहीं है; इसके बजाय, यह आपूर्तिकर्ता को सूचित करता है कि उनसे क्या अपेक्षित है और परिणामस्वरूप, चालान पर क्या दिखाई देगा।
चालान में सटीक भुगतान के साथ-साथ कीमत का कारण भी बताया गया है।
व्यवसाय इस डेटा के उपयोग से पेशेवर रूप से खर्चों को ट्रैक और विश्लेषण कर सकते हैं।
एक चालान कानूनी रूप से लागू करने योग्य अनुबंध नहीं है, लेकिन जब अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं के साथ जोड़ा जाता है, तो यह कानूनी रूप से लागू करने योग्य अनुबंध का हिस्सा बन सकता है।
ऑडिट की स्थिति में, चालान इस बात के सबूत के रूप में काम करते हैं कि कंपनी ने वास्तव में क्या भुगतान किया है।
खरीद आदेश और चालान के बीच मुख्य अंतर
- एक खरीद आदेश विक्रेता को ग्राहक के आदेश की पुष्टि है, जबकि एक चालान आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीदार को भेजा गया भुगतान अनुस्मारक है।
- खरीदार द्वारा ऑर्डर देने के बाद, एक खरीद ऑर्डर बनाया जाता है, जबकि जब ऑर्डर पूरा हो जाता है, तो एक चालान बनाया जाता है।
- एक खरीद आदेश इन्वेंट्री नियंत्रण को सरल बनाता है, जबकि चालान खर्चों और करों की गणना करने में मदद करता है।
- एक खरीद आदेश इन्वेंट्री को ओवरस्टॉक होने से रोकता है, लेकिन एक चालान अधिक भुगतान और बार-बार भुगतान को रोकता है।
- एक खरीद आदेश लेनदेन के मापदंडों का वर्णन करता है, जबकि एक चालान बिक्री की पुष्टि करता है।
- खरीद आदेशों में ग्राहक की ज़रूरतें जैसे उत्पाद की विशेषताएं, मात्रा और कीमत, साथ ही अन्य खरीदारी आवश्यकताएं शामिल होती हैं। साथ ही, चालान में बेचे गए उत्पादों, खरीद आदेश में अधिकृत मात्रा और दर, राजस्व, अधिकृत खरीद आदेश संख्या इत्यादि की जानकारी शामिल होती है।
- https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12
अंतिम अद्यतन: 13 जुलाई, 2023
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चारा यादव ने फाइनेंस में एमबीए किया है। उनका लक्ष्य वित्त संबंधी विषयों को सरल बनाना है। उन्होंने लगभग 25 वर्षों तक वित्त में काम किया है। उन्होंने बिजनेस स्कूलों और समुदायों के लिए कई वित्त और बैंकिंग कक्षाएं आयोजित की हैं। उसके बारे में और पढ़ें जैव पृष्ठ.
लेख खरीद आदेश और चालान के बीच एक सूक्ष्म तुलना प्रदान करता है। व्यवसाय के शुरुआती और पेशेवरों दोनों के लिए एक प्रभावशाली मार्गदर्शिका।
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यह बहुत प्राथमिक है. इसमें कुछ भी असाधारण नहीं है. व्यवसाय का थोड़ा भी ज्ञान रखने वाले किसी भी व्यक्ति को यह जानना चाहिए।
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