Che cos'è la contabilità manuale? | Definizione, usi vs lavoro

Prima dell'avvento della rivoluzione digitale, la maggior parte delle attività legate al business, principalmente la contabilità finanziaria, veniva svolta a mano utilizzando carta, matita e penna.

Ancora oggi, questa tradizionale metodologia di contabilità manuale è prevalente tra le entità commerciali e le società.

Questo sistema contabile comporta la conservazione dei registri delle transazioni in libri e giornali convertiti manualmente in rapporti finanziari.

È importante notare che non vi è alcuna differenza tra le idee alla base della contabilità computerizzata e contabilità manuale. L'unica differenza è il mezzo utilizzato per la registrazione e la contabilità delle transazioni.

Punti chiave

1. La contabilità manuale è un metodo di contabilità che registra manualmente le transazioni finanziarie utilizzando carta e penna o libri contabili.
2. È un metodo tradizionale utilizzato da piccole imprese e privati ​​ed è economico e semplice.
3. La contabilità manuale richiede un'elevata precisione e attenzione ai dettagli, il che richiede molto tempo rispetto alla contabilità computerizzata.

Chi utilizza i sistemi di contabilità manuale?

Qualsiasi azienda o organizzazione richiede un sistema contabile efficiente per raccogliere, archiviare e conservare le informazioni finanziarie.

Nel mondo digitale di oggi, le aziende possono utilizzare sistemi contabili manuali, computerizzati o entrambi.

Tuttavia, il sistema di contabilità manuale è maggiormente favorito quando si tratta di aziende piccole o nuove. È perchè:

1. Le transazioni quotidiane di piccole e nuove aziende non sono così vaste.
2. Il sistema di contabilità manuale è molto più facile da usare rispetto a un software di contabilità complesso.

Come funziona la contabilità manuale?

La contabilità manuale comporta principalmente l'utilizzo dei seguenti strumenti fisici per registrare e mantenere i minimi dettagli delle informazioni finanziarie di un'azienda.

Blocchi di carta e libri

 In assenza di fogli di calcolo e software per computer come modalità principale per tenere registri finanziari, i contabili utilizzano blocchi di carta e libri con righe e colonne.

Generalmente, ci sono quattro o più colonne stampate, ciascuna separata da due righe consecutive che scorrono lungo il foglio.

La prima colonna a sinistra del foglio è assegnata per scrivere le date. Pertanto, la quantità di spazio rimasto per questa colonna è ridotta.

Al contrario, la seconda colonna viene utilizzata per annotare le descrizioni. Di conseguenza, il contabile fornisce la più ampia quantità di spazio per questa colonna.

Gli importi delle transazioni e altri dettagli correlati come le vendite e l'inventario vengono annotati nelle restanti colonne.

I blocchi di carta sono stampati in bianco o verde chiaro con uno spazio per annotare ogni cifra in modo che non sorgano problemi legati alla scrittura.

Riviste e libri mastri

Questi servono per annotare i documenti finanziari operativi e definitivi.

Giornali e registri supportano il processo di contabilità manuale aiutando il contabile a tenere registri separati per diversi tipi di transazioni.

Ad esempio, una serie di giornali di registrazione può essere assegnata per la contabilizzazione delle vendite in contanti. Al contrario, un altro gruppo può registrare il libro paga.

Una volta calcolate le transazioni di questi conti separati, i risultati vengono combinati in un'unica voce di giornale nella contabilità generale dell'entità aziendale.

Vantaggi della contabilità manuale 

Anche se si tratta di un vecchio sistema contabile, la sua rilevanza nel mondo contemporaneo non è diventata del tutto superflua.

1. Più economico: È molto più economico che installare sistemi computerizzati e software.
2. Meno spese per i dipendenti: Poiché il sistema di contabilità manuale non richiede personale con conoscenze specialistiche in computer e software, le aziende devono spendere meno per i contabili.
3. Meno complicato: Non tutte le persone sono a proprio agio con computer o software. Invece, carta e matita li rendono più efficienti nella contabilità.
4. Non dipendente dall'elettricità: A differenza di Computerizzato contabilità, La contabilità manuale può essere fatta anche senza elettricità.
5. Nessuna duplicazione o danneggiamento dei dati: A differenza di Contabilità informatizzata, non vi è alcun rischio di duplicazione o corruzione dei dati.
6. Rilevamento di potenziali errori: Il sistema di contabilità manuale prevede la contabilità in partita doppia, registrando crediti e debiti in due conti diversi. Questo metodo fornisce un modo naturale per rilevare gli errori mentre gli addebiti e gli accrediti immessi vengono confrontati in un bilancio di verifica. Viene rilevato un errore durante il bilancio di verifica se i debiti non corrispondono ai crediti.

Svantaggi della contabilità manuale

Nonostante i suoi vari vantaggi, non si può negare che la contabilità manuale presenta alcuni limiti significativi.

1. Laborioso:  La contabilità manuale è un compito in salita che richiede pazienza, tempo e adeguate conoscenze contabili. Pertanto, l'assunzione di contabili finanziari è necessaria per questo metodo contabile.
2. Richiede tempo:  A differenza della contabilità computerizzata, la contabilità manuale è un processo lento e dispendioso in termini di tempo.
3. Il potenziale dell'errore umano: Non si possono ignorare le possibilità di possibili errori umani nell'inserimento dei dati relativi alla contabilità manuale.
4. Perdita di copie cartacee: I disastri non danno un preavviso prima di arrivare. I documenti fisici come libri mastri e riviste sono soggetti a furto, smarrimento, incendio, acqua, ecc. La produzione e l'archiviazione di duplicati è davvero un lavoro noioso. 

Riferimenti

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Ultimo aggiornamento: 11 giugno 2023