ما هي المحاسبة اليدوية؟ | التعريف ، الاستخدامات مقابل العمل

قبل ظهور الثورة الرقمية ، كانت معظم الأنشطة المتعلقة بالأعمال ، ولا سيما المحاسبة المالية ، تتم يدويًا باستخدام القلم والقلم الرصاص والورق.

حتى اليوم ، منهجية المحاسبة اليدوية التقليدية هذه سائدة بين كيانات الأعمال والشركات.

يستلزم هذا النظام المحاسبي الاحتفاظ بسجلات المعاملات في دفاتر ودفاتر يتم تحويلها يدويًا إلى تقارير مالية.

من المهم ملاحظة أنه لا يوجد فرق بين الأفكار الكامنة وراء المحاسبة المحوسبة و المحاسبة اليدوية. الاختلاف الوحيد هو الوسيط المستخدم لتسجيل المعاملات والمحاسبة.

الوجبات السريعة الرئيسية

1. المحاسبة اليدوية هي طريقة مسك الدفاتر تسجل المعاملات المالية يدويًا باستخدام القلم والورق أو دفاتر المحاسبة.
2. إنها طريقة تقليدية تستخدمها الشركات الصغيرة والأفراد وهي غير مكلفة ومباشرة.
3. تتطلب المحاسبة اليدوية دقة عالية واهتمامًا بالتفاصيل ، وهو ما يستغرق وقتًا طويلاً مقارنةً بالمحاسبة المحوسبة.

من يستخدم نظم المحاسبة اليدوية؟

تتطلب أي شركة أو مؤسسة نظامًا محاسبيًا فعالًا لجمع المعلومات المالية وتخزينها والاحتفاظ بها.

في عالم اليوم الرقمي ، يمكن للشركات استخدام أنظمة المحاسبة اليدوية أو المحوسبة أو كليهما.

ومع ذلك ، فإن نظام المحاسبة اليدوي يُفضل أكثر عندما يتعلق الأمر بالشركات الصغيرة أو الجديدة. هذا بسبب:

1. المعاملات اليومية للشركات الصغيرة والجديدة ليست بهذا الحجم.
2. نظام المحاسبة اليدوي أسهل بكثير في الاستخدام من برامج المحاسبة المعقدة.

كيف تعمل المحاسبة اليدوية؟

تستلزم المحاسبة اليدوية في المقام الأول استخدام الأدوات المادية التالية لتسجيل والحفاظ على أدق تفاصيل المعلومات المالية للشركة.

دفاتر ورقية وكتب

 في حالة عدم وجود جداول بيانات وبرامج الكمبيوتر كطريقة رئيسية لحفظ السجلات المالية ، يستخدم المحاسبون الدفاتر والكتب ذات الصفوف والأعمدة.

بشكل عام ، هناك أربعة أعمدة مطبوعة أو أكثر ، يفصل كل منها عن طريق سطرين متتاليين يمتد أسفل الورقة.

تم تخصيص العمود الأول من الورقة إلى اليسار لكتابة التواريخ. لذلك ، فإن مقدار المساحة المتبقية لهذا العمود ضيق.

في المقابل ، يتم استخدام العمود الثاني لتدوين الأوصاف. وفقًا لذلك ، يوفر المحاسب أكبر قدر من المساحة لهذا العمود.

يتم تدوين مبالغ المعاملات والتفاصيل الأخرى ذات الصلة مثل المبيعات والمخزون في الأعمدة المتبقية.

تتم طباعة منصات الورق باللون الأبيض أو الأخضر الفاتح مع وجود مساحة لتدوين كل رقم بحيث لا تنشأ أي مشكلات متعلقة بالكتابة اليدوية.

المجلات ودفاتر الأستاذ

هذه تستخدم لتدوين الأداء والوثائق المالية النهائية.

تدعم المجلات ودفاتر الأستاذ عملية المحاسبة اليدوية من خلال مساعدة المحاسب في الاحتفاظ بسجلات منفصلة لأنواع مختلفة من المعاملات.

على سبيل المثال ، قد يتم تعيين مجموعة واحدة من المجلات لمحاسبة المبيعات النقدية. في المقابل ، قد تسجل مجموعة أخرى كشوف المرتبات.

بمجرد حساب معاملات هذه الحسابات المنفصلة ، يتم دمج النتائج في إدخال دفتر يومية واحد في دفتر الأستاذ العام لكيان الأعمال.

مزايا المحاسبة اليدوية 

على الرغم من أنه نظام محاسبة قديم ، إلا أن أهميته في العالم المعاصر لم تصبح غير ضرورية تمامًا.

1. أرخص: إنه أكثر اقتصادا من تركيب الأنظمة والبرامج المحوسبة.
2. أقل الإنفاق على الموظفين: نظرًا لأن نظام المحاسبة اليدوي لا يتطلب موظفين ذوي معرفة متخصصة في أجهزة الكمبيوتر والبرامج ، يتعين على الشركات إنفاق أقل على المحاسبين.
3. أقل تعقيدا: ليس كل الناس مرتاحين لأجهزة الكمبيوتر أو البرامج. بدلاً من ذلك ، فإن قلم رصاص وورقة تجعلهما أكثر كفاءة في المحاسبة.
4. لا تعتمد على الكهرباء: على عكس المحوسبة المحاسبة ، يمكن إجراء المحاسبة اليدوية حتى بدون كهرباء.
5. لا ازدواجية أو تلف البيانات: على عكس في المحاسبة المحوسبة، لا يوجد تكرار في البيانات أو خطر تلف.
6. الكشف عن الأخطاء المحتملة: يستلزم نظام المحاسبة اليدوي محاسبة القيد المزدوج ، وإدخال الاعتمادات والخصومات في حسابين مختلفين. توفر هذه الطريقة طريقة طبيعية لاكتشاف الأخطاء حيث تتم مقارنة عمليات الخصم والائتمانات المدخلة في ميزان المراجعة. تم اكتشاف خطأ أثناء ميزان المراجعة إذا كانت الخصومات لا تتطابق مع الاعتمادات.

عيوب المحاسبة اليدوية

على الرغم من مزاياها المختلفة ، لا يمكن للمرء أن ينكر أن المحاسبة اليدوية لها بعض القيود المهمة.

1. صناعة ثقيلة:  المحاسبة اليدوية هي مهمة شاقة تتطلب الصبروالوقت والمعرفة المحاسبية المناسبة. لذلك ، فإن توظيف المحاسبين الماليين ضروري لهذه الطريقة المحاسبية.
2. استهلاك الوقت:  على عكس المحاسبة المحوسبة ، تعد المحاسبة اليدوية عملية بطيئة وتستغرق وقتًا طويلاً.
3. احتمال الخطأ البشري: لا يمكن للمرء أن يستبعد فرص حدوث خطأ بشري محتمل في إدخال البيانات فيما يتعلق بالمحاسبة اليدوية.
4. فقدان النسخ الورقية: الكوارث لا تعطي أي تحذير قبل وصولها. المستندات المادية مثل دفاتر الأستاذ والمجلات عرضة للسرقة ، والضياع ، والحريق ، والمياه ، وما إلى ذلك. يعد إنتاج النسخ المكررة وتخزينها مهمة شاقة بالفعل. 

مراجع حسابات

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

آخر تحديث: 11 يونيو 2023