Kế toán trên máy vi tính là gì? | Định nghĩa, Hoạt động, Ưu điểm và Nhược điểm

 Kế toán trên máy vi tính là phương pháp thời đại mới để thu thập, ghi lại và duy trì thông tin tài chính của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức. Hệ thống này bước vào thế giới kế toán sau sự ra đời của máy tính vào những năm 1980.

Với sự xuất hiện của nó, tính toán và duy trì thông tin tài chính đã trở thành trò chơi trẻ con đối với các tổ chức và doanh nghiệp.

Không có gì ngạc nhiên khi nó hiện là hệ thống kế toán chiếm ưu thế trong hầu hết các công ty và tổ chức.

Các nội dung chính

1. Kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm để tự động hóa quy trình lưu trữ và báo cáo tài chính.
2. Kế toán trên máy vi tính cho phép lưu trữ hồ sơ chính xác và hiệu quả hơn, giảm rủi ro sai sót và gian lận.
3. Phần mềm kế toán trên máy vi tính có thể tạo báo cáo về dữ liệu tài chính theo thời gian thực, cho phép ra quyết định và lập kế hoạch tài chính tốt hơn.

Thành phần của kế toán máy tính 

Một hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm ba thành phần sau:

1. Phần cứng: Nó đề cập đến các bộ phận có thể cảm nhận hoặc chạm vào, chẳng hạn như màn hình, máy in, ổ đĩa và mạng có dây kết nối chúng.
2. Phần mềm: Nó là một tập hợp các hướng dẫn và chương trình dựa trên đó máy tính phản hồi và vận hành.
3. Bộ phận con người chỉ những người truy cập và chạy phần cứng và phần mềm. 

Kế toán trên máy vi tính hoạt động như thế nào?

Kế toán trên máy vi tính đòi hỏi phải sử dụng một bộ chương trình hoặc phần mềm máy tính kế toán để theo dõi, tổ chức và quản lý dữ liệu giao dịch và cho phép người dùng truy cập dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu kế toán. 

Mọi hệ thống kế toán trên máy vi tính đều có hai yêu cầu cơ bản.

1. Khung kế toán: Nó bao gồm một bộ quy tắc, nguyên tắc và cấu trúc nhóm để duy trì tài khoản.
2. Quy trình hoạt động: Nó liên quan đến một phương pháp hoạt động được xác định rõ ràng phù hợp với môi trường hoạt động của một tổ chức để xử lý và lưu trữ dữ liệu giao dịch một cách hiệu quả.

Vì kế toán trên máy vi tính là một trong những ứng dụng định hướng cơ sở dữ liệu nên nó yêu cầu các công cụ bổ sung sau đây để duy trì hồ sơ tài chính của một tổ chức.

1. Giao diện đầu cuối: Một liên kết tương tác cho phép người dùng giao tiếp với cơ sở dữ liệu phía sau. Ví dụ: hệ thống kế toán có thể xử lý một giao dịch liên quan đến việc mua sản phẩm thông qua biên lai mua hàng xuất hiện trên màn hình của người vận hành nhập dữ liệu. Khi dữ liệu cần thiết được nhập vào, nó sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phía sau.
2. Cơ sở dữ liệu phụ trợ: Đó là nơi lưu trữ dữ liệu đã nhập. Nó vẫn vô hình đối với người dùng và phản hồi theo các lệnh họ đã nhập nhưng trong phạm vi truy cập của người dùng.
3. Xử lí dữ liệu: Đó là một loạt các hành động để chuyển đổi dữ liệu đã nhập thành thông tin hữu ích cho việc ra quyết định.
4. Hệ thống báo cáo: Một tập hợp các đối tượng được phối hợp tạo thành báo cáo.

Dữ liệu giao dịch được duy trì bởi một hệ thống Máy tính hóa được sử dụng cho các mục đích sau.

1. Lập báo cáo tài chính hàng tháng.
2. Nộp tờ khai thuế.
3. Lập báo cáo tài chính hàng năm.
4. Cung cấp thông tin tài chính khác để xác minh khả năng sinh lợi, hoạt động và hiệu quả của tổ chức có liên quan.

Với sự ra đời của hệ thống và lưu trữ đám mây, việc lưu trữ và truy xuất tài khoản tài chính đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không còn là những ngày mà dữ liệu cần được lưu trữ trong đĩa mềm, CD-ROM và đĩa cứng. Các tổ chức hiện chỉ cần vài cú nhấp chuột để tải xuống các bản sao lưu của họ được lưu trữ trên đám mây.

Ưu điểm của kế toán trên máy vi tính 

Ngày nay, kế toán trên máy vi tính đã nổi lên như một phương pháp kế toán chủ yếu trong các tổ chức lớn và các tập đoàn đa quốc gia, và điều đó chắc chắn không phải là không có lý do.

Sau đây là một số ưu điểm chính của kế toán trên máy vi tính:

1. Nhanh: Kế toán, nói chung, là một công việc tẻ nhạt. Tuy nhiên, với sự ra đời của phần mềm kế toán, nó không còn được coi là tốn thời gian nữa.
2. Chính xác và đáng tin cậy: Xác suất xảy ra lỗi tính toán thấp hơn trong kế toán trên máy vi tính, không giống như trong kế toán thủ công, phần lớn dữ liệu chỉ được nhập một lần cho các hành động liên quan đến kế toán tiếp theo. 
3. Bảo đảm: So với các bản sao kế toán vật lý như sổ cái và nhật ký, thông tin liên quan đến giao dịch vẫn an toàn hơn trong máy tính với lợi thế truy xuất chúng mọi lúc, mọi nơi.
4. Có thể mở rộng: Không giống như kế toán thủ công, kế toán trên máy vi tính có thể xử lý các giao dịch quy mô lớn. Điều duy nhất được yêu cầu là một số toán tử bổ sung.
5. Cho phép tiêu chuẩn hóa: Kế toán trên máy vi tính tạo ra dữ liệu chính xác, gọn gàng và thống nhất. Nó ngăn chặn sự hỗn loạn và đơn điệu của các công việc định kỳ. Tất cả những yếu tố này góp phần chuẩn hóa quy trình kế toán.
6. Tự động hóa: Lý do chính khiến kế toán trên máy vi tính trở nên phổ biến là vì nó bao gồm một định dạng kế toán do người dùng xác định, cho phép tạo tài liệu tài chính tự động chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Nhược điểm của kế toán trên máy vi tính 

Mặc dù có nhiều lợi ích, nhưng kế toán trên máy vi tính không phải là không có những hạn chế. Tuy nhiên, những hạn chế đó chủ yếu phát sinh từ môi trường hoạt động của loại hình kế toán này.

Sau đây là một số nhược điểm đáng kể của kế toán trên máy vi tính.

1. Giá cao:  Kế toán trên máy vi tính đòi hỏi phần cứng và phần mềm kế toán phức tạp. Bên cạnh đó, nó đòi hỏi nhân viên am hiểu công nghệ. Tất cả những yếu tố này làm tăng đáng kể tổng chi tiêu của tổ chức có liên quan.
2. Phản đối nhân sự: Khi mọi thứ được tự động hóa, các tổ chức cân nhắc việc loại bỏ nhân viên dư thừa một cách thận trọng. Tâm lý này tạo ra sự sợ hãi và lo lắng cho các nhân viên hiện tại, những người phản đối các bước tự động hóa như vậy.
3. Lỗi hệ thống: Khả năng xảy ra sự cố hệ thống do lỗi phần mềm hoặc lỗi phần cứng là một trong những hạn chế nổi bật nhất của kế toán trên máy vi tính.
4. Vi phạm an ninh: Không thiếu tin tặc trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Do đó, vi phạm an ninh và rò rỉ thông tin là những hạn chế thiết yếu của kế toán trên máy vi tính.
5. Không đủ năng lực để kiểm tra các lỗi không mong muốn: Máy tính chỉ có thể dự đoán và sửa đổi những lỗi mà định dạng kế toán của người dùng đã xác định. Nó không thể phát hiện những sai lầm ngẫu nhiên.

dự án

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965