Was ist manuelle Buchhaltung? | Definition, Verwendung vs. Funktion

Vor dem Aufkommen der digitalen Revolution wurden die meisten geschäftlichen Aktivitäten, hauptsächlich die Finanzbuchhaltung, von Hand mit Stift, Bleistift und Papier erledigt.

Auch heute noch ist diese traditionelle manuelle Buchhaltungsmethode bei Wirtschaftssubjekten und Unternehmen weit verbreitet.

Dieses Buchhaltungssystem umfasst die Führung von Transaktionsaufzeichnungen in Büchern und Journalen, die manuell in Finanzberichte umgewandelt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass es keinen Unterschied zwischen den Ideen hinter der computergestützten Buchhaltung und der Computerbuchhaltung gibt manuelle Abrechnung. Der einzige Unterschied ist das Medium, das für die Erfassung und Abrechnung von Transaktionen verwendet wird.

Key Take Away

1. Die manuelle Buchführung ist eine Buchhaltungsmethode, bei der Finanztransaktionen manuell mit Stift und Papier oder Geschäftsbüchern aufgezeichnet werden.
2. Es ist eine traditionelle Methode, die von kleinen Unternehmen und Privatpersonen verwendet wird und kostengünstig und unkompliziert ist.
3. Die manuelle Buchhaltung erfordert eine hohe Genauigkeit und Liebe zum Detail, was im Vergleich zur computergestützten Buchhaltung zeitaufwändig ist.

Wer nutzt manuelle Buchhaltungssysteme?

Jedes Unternehmen oder jede Organisation benötigt ein effizientes Buchhaltungssystem, um Finanzinformationen zu sammeln, zu speichern und zu verwalten.

In der heutigen digitalen Welt können Unternehmen entweder manuelle, computergestützte oder beide Buchhaltungssysteme nutzen.

Allerdings wird das manuelle Buchhaltungssystem eher bei kleinen oder neuen Unternehmen bevorzugt. Es ist weil:

1. Die täglichen Transaktionen kleiner und neuer Unternehmen sind nicht so umfangreich.
2. Das manuelle Buchhaltungssystem ist viel einfacher zu bedienen als eine komplexe Buchhaltungssoftware.

Wie funktioniert die manuelle Buchhaltung?

Bei der manuellen Buchhaltung geht es in erster Linie darum, die folgenden physischen Werkzeuge zu verwenden, um die kleinsten Details der Finanzinformationen eines Unternehmens aufzuzeichnen und zu verwalten.

Papierblöcke und Bücher

 In Ermangelung von Computertabellen und Software als Hauptmethode zur Führung von Finanzunterlagen verwenden Buchhalter Papierblöcke und Bücher mit Zeilen und Spalten.

Im Allgemeinen gibt es vier oder mehr gedruckte Spalten, die jeweils durch zwei aufeinanderfolgende Linien getrennt sind, die über das Blatt verlaufen.

Die erste Spalte der Arbeit links ist zum Schreiben von Daten vorgesehen. Daher ist der für diese Spalte verbleibende Platz begrenzt.

Im Gegensatz dazu dient die zweite Spalte dem Notieren von Beschreibungen. Dementsprechend stellt der Buchhalter für diese Spalte den größten Platz zur Verfügung.

Transaktionsbeträge und andere damit verbundene Details wie Verkäufe und Lagerbestände werden in den verbleibenden Spalten notiert.

Die Papierblöcke sind in Weiß oder Hellgrün bedruckt und bieten Platz zum Notieren jeder Ziffer, sodass keine handschriftlichen Probleme auftreten.

Zeitschriften und Hauptbücher

Diese werden verwendet, um funktionierende und endgültige Finanzdokumente zu notieren.

Journale und Hauptbücher unterstützen den manuellen Buchhaltungsprozess, indem sie dem Buchhalter dabei helfen, separate Aufzeichnungen für verschiedene Arten von Transaktionen zu führen.

Beispielsweise kann ein Journalsatz für die Buchhaltung von Barverkäufen zugewiesen werden. Im Gegensatz dazu kann eine andere Gruppe die Gehaltsabrechnung erfassen.

Sobald die Transaktionen dieser separaten Konten berechnet sind, werden die Ergebnisse in einem Journaleintrag im Hauptbuch der Geschäftseinheit zusammengefasst.

Vorteile der manuellen Buchhaltung 

Obwohl es sich um ein altes Buchhaltungssystem handelt, ist seine Relevanz in der heutigen Welt nicht völlig überflüssig geworden.

1. Billiger: Es ist viel wirtschaftlicher als die Installation computergestützter Systeme und Software.
2. Weniger Aufwand für Mitarbeiter: Da das manuelle Buchhaltungssystem kein Personal mit Spezialkenntnissen in Computern und Software erfordert, müssen Unternehmen weniger für Buchhalter ausgeben.
3. Unkompliziert: Nicht alle Menschen sind mit Computern oder Software vertraut. Stattdessen machen Bleistift und Papier sie bei der Buchhaltung effizienter.
4. Unabhängig vom Strom: Im Gegensatz zu Computerized Buchhaltung, manuelle Buchhaltung ist auch ohne Strom möglich.
5. Keine Vervielfältigung oder Verfälschung von Daten: Anders als in Computergestützte BuchhaltungEs besteht kein Risiko der Datenduplizierung oder -korruption.
6. Erkennung möglicher Fehler: Das manuelle Buchhaltungssystem beinhaltet eine doppelte Buchführung, bei der Gutschriften und Belastungen auf zwei verschiedenen Konten erfasst werden. Diese Methode bietet eine natürliche Möglichkeit zur Fehlererkennung, da die eingegebenen Soll- und Habenwerte in einem Probesaldo verglichen werden. Bei der Probeabrechnung wird ein Fehler erkannt, wenn die Belastungen nicht mit den Gutschriften übereinstimmen.

Nachteile der manuellen Buchhaltung

Trotz ihrer verschiedenen Vorteile kann man nicht leugnen, dass die manuelle Buchhaltung einige erhebliche Einschränkungen hat.

1. Arbeitsintensiv:  Die manuelle Buchhaltung ist eine anspruchsvolle Aufgabe Geduld, Zeit und entsprechende Buchhaltungskenntnisse. Daher ist für diese Rechnungslegungsmethode die Einstellung von Finanzbuchhaltern notwendig.
2. Zeitaufwendig:  Im Gegensatz zur computergestützten Buchhaltung ist die manuelle Buchhaltung ein langsamer und zeitaufwändiger Prozess.
3. Das Potenzial menschlichen Versagens: Man kann die Möglichkeit eines möglichen menschlichen Fehlers bei der Dateneingabe bei der manuellen Buchhaltung nicht von der Hand weisen.
4. Verlust von Ausdrucken: Katastrophen geben keine Vorwarnung, bevor sie eintreffen. Physische Dokumente wie Hauptbücher und Journale sind anfällig für Diebstahl, Verlust, Feuer, Wasser usw. Die Erstellung und Aufbewahrung von Duplikaten ist in der Tat eine mühsame Aufgabe. 

Bibliographie

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Letzte Aktualisierung: 11. Juni 2023